保存期間の経過していない行政文書の廃棄について

 記

厚生労働省医薬・生活衛生局検疫所業務課では、新型コロナウイルス感染症の検疫措置の実施にあたり入国者に対して求めていた紙の質問票、誓約書、陰性証明書、ワクチン接種証明書の提出について、WEBでの事前提出を可能とするシステムを整備し、入国手続の所要時間の短縮等の入国者の利便性の向上を図ってまいりました。
　検疫の実施のために入国者から提出いただいた書類は検疫所が保有する行政文書であり、行政文書の保存期間基準により１年以上保存することとされています。
　今般のシステムで事前提出された質問票等についても、同様に１年以上の保存が求められるものでしたが、入国から一定期間の経過後には検疫所で利用されなくなることを踏まえ、個人情報の適切な取扱の観点から利用予定がなくなる入国後約一ヶ月経過後にデータが自動削除される仕様としたため、行政文書として保存すべき期間が経過していないデータ約1100万件が消除されました。
　消除されたデータは、入国時の検疫及び入国後一定期間内に行われる健康フォ ローアップで使用されたもので、消除された時点でこれらの手続は完了しているため消除によってご本人に不利益が生じることはありません。

1. （１）経緯
   1. 2020年（令和２年）２月：新型コロナウイルス感染症の検疫措置の実施に伴い、紙の質問票等の運用を開始
   2. 2021年（令和３年）９月：入国者数の増加を見据え、事前に質問への回答の登録等ができるシステムの運用方針を決定
   3. 2021年（令和３年）10月：約一ヶ月経過後に自動削除される仕様を決定
   4. 2021年（令和３年）11月：システムの開発開始
   5. 2022年（令和４年）２月：システムの運用開始
   6. 2023年（令和５年）４月末：新型コロナウイルス感染症の検疫措置の終了に伴い、システムの稼働を停止（これ以降、システムによる事前登録は行っていません。）
2. （２）発生原因等システムの仕様決定に際し、システムで登録されるデータが行政文書に該当するという認識が不十分であり、行政文書として保存すべき期間の確認が行われずに、一定期間で自動削除される仕様としたため今回の事案が発生しました。

システム導入時には、システムに登録されるデータが行政文書に該当するかどうかを明確にして保存すべき期間を確認した上で、保存すべき期間内は確実に情報が保管される仕様とすることなど、システムでの適正な行政文書の取扱いについて職員に周知徹底し、再発防止に努めます。