業務の明確化と役割分担
取組別の基本的なステップ
概 要
人員体制や業務分担を見直すときにはマスターラインを用います。マスターラインとは、業務時間の区切りあるいはタイムリミットを意味します。1 日の業務全体を時間の流れに沿って書き出し、それぞれの業務時間をずらしたり、分割したり、付け替えたりすることで一気に業務が効率的に回り出すことがあります。
一度、マスターラインを引いたら、そのマスターラインを守りながら仕事を進めることで、業務一つひとつの時間が延長することなく、後ろ倒しになった業務の残業時間を減らすことができるのです。
また、マスターラインを決める際に重要なポイントは、業務ごとに役割と手順を明確にすることが大前提となります。
取組によって得られる効果
業務の明確化と役割分担の見直しにより、ムリ・ムダ・ムラ（3M）を削減してマスターラインを再構築できる。
取組のステップとポイント
- 1業務を見える化しよう
- 役割分担を見直すためには、まず現状を把握する必要があります。具体的には、現在、誰がいつどのような業務を、どの程度の時間をかけて行っているのか調べる必要があります。そこで業務時間調査を実施して、現在の1日の業務の流れを見える化しましょう。
- 2業務の必要性の整理、 3Mを見つけよう
- 業務時間調査により見える化された普段の業務から、3Mを探します。
・特定の職員への業務の偏り（ムリ・ムラ）
・むかしから実施しているが本来は不要（あるいは簡略化が可能）な業務（ムダ）
・フロアに誰もいない（見守りが手薄になっている）時間帯がある（ムリ）など
- 3役割のマッチング、マスターラインを引き直そう
- 業務時間調査結果により見える化した普段の業務の流れから、発見した3M を取り除き、新たな業務の流れを作ります。このとき、業務の役割分担についても、必要以上にこれまでの習慣などに囚われることなく、職員と役割のマッチングを検討しましょう。
- 4手順と役割の整理をしよう
- 業務の手順や職員の役割を改めて整理します。業務の手順を変更したり、役割分担を検討し直したり、業務時間を変更したりすることで、一気 に業務が効率的に回り出すことがあります。
※それぞれの事業所で取り組む進め方や課題が異なります。記載されている事例をそのまま真似ることで、必ずしも皆さんの事業所で課題が解決するとは限りません。