手順２ 「現場の課題を見える化しよう」
Q. 管理者の意向や指示が大切だと思うけど、現場の職員がどんな事業所・施設にしていきたいかを聞いてもいいの？
ぜひ聞いてみてください。現場の職員が考える理想の介護とは何か、彼らはどのように仕事をしたのかなど、現場の声に耳を傾けることはとても重要です。
管理者層の問題意識や課題がわかっていれば現場に伝えましょう。現場の声を踏まえた上で、管理者の抱える問題意識を解決する具体案を募ってみてはどうでしょう。
Q. みんなが思う理想の介護を知りたくて、会議で議題に挙げたけど、沈黙が続いてすぐに私から語ってしまった。
待つのも進行役の務め。誰しもテーマを理解し考える時間が必要！沈黙も無視しているわけじゃなく、考えている証です。発言をじっと待ってみましょう。
Q. 意見が出やすい場にするための工夫は？
意見を求められる時は、だれしも緊張します。アイスブレイクの機会を冒頭に取り入れましょう。
発言しやすいルール作りも大切です。「他の人の意見を否定しない」ルールや「立場や職種、経験に関わらず、みんな同じ立場で接する」ルールは重要です。
「今日は、どんな意見も許されるんだ」と安心した空気に変われば、会話も活発になります。進行役はそのいい空気感を感じ取ったら維持•ホールドするよう努めましょう。
Q. 1番最初の課題を選ぶポイントは？
業務の改善活動には、参加者全員に楽しみながら取り組んでもらいたいです。初めての取組の時は、出来る限りみんなの意向を重視して、「取り組んでみたい」や「出来そう」と思える課題を選びましょう。
業務の改善活動は決して楽なわけではありません。取組を進めるには、プロジェクトメンバーの動機に気を配りましょう。初めての取組の時は、どんなに重要な課題とわかっていても、できるならば、気後れするほど壮大で複雑な課題は避けたほうがいいです。長い道のりが必要になるので、ワクワク感よりプレッシャーが勝ってしまうためです。
Q. モチベーションはどうやって高めるの？
活動中のモチベーション管理にはいろいろな働きかけがあります。例えば、業務の改善活動にかかる残業には手当を付けることも一つです。日常の声掛けや振り返りを欠かさない。プロジェクトメンバーに「どうだった？」と笑顔で聞きながら、その会話の中に「小さな改善や成功体験」を見出す。そのことを伝えて、プロジェクトメンバーには成功体験を気づいてもらう。自信を持てば前向きな気持ちなるし、結果として、取組に欠かせない試行錯誤にもチャレンジしてくれるようになることも多くあります。
上手くいかなかった報告だって、「実践してくれたから、初めて気づけたこと！ありがとう！」と、気づきや発見そのものに関心を寄せる姿勢も大切です。