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問題

開発状況の把握と共有化ができていない

勘所10

管理ツールを駆使し、コミュニケーションを密にすることで、仕事の状況を見える化・共有化すべし。

背景

 プロジェクトのなかで何が起きているのかを把握出来ていないと、長時間労働の発生リスクは大きくなります。そのためプロジェクトの「見える化」を進めることは、プロジェクトの効率的な運営とともに長時間労働の改善をはかるための大きなテーマです。
 プロジェクトマネージャは、プロジェクトの目的・スコープに従い成果物を定義し、WBS(Work Breakdown Structure)により細分化した仕事をメンバーに割り振り、開発業務を進めます。その際にプロジェクトマネージャがメンバーと十分なコミュニケーションをはかり進捗等の状況を適確に把握しないと、仕事の進行が個人任せとなり、誰が何をやっているかが分からないプロジェクトの「ブラックボックス化」が進みます。
 担当業務(タスク)に求められるスキルを十分に持っていないメンバーをカバーする等の理由から特定メンバーに仕事が偏り長時間労働が発生しても、プロジェクトが「ブラックボックス化」しているとプロジェクトマネージャはそれを把握できない、という状況が生まれます。

解決策

プロジェクトの「見える化」には、定性的アプローチ、定量的アプローチ、統合的アプローチがあり、具体的には、つぎの対応が有効です。

解決策1

システム管理ツールを活用して、プロジェクトの進捗状況を定量的に計測し管理します(定量的アプローチ)。

解決策2

プロジェクト内でのコミュニケーションを活発に行い、進捗状況の共有化をはかります(定性的アプローチ)。

解決策3

そのためには、プロジェクトマネージャがメンバーと直接コミュニケーションをはかる、プロジェクト内に話し合いがしやすい環境を作りメンバー間のミュニケーションの活発化をはかることが重要です。

解決策4

あるいはビジネスチャット等のツールを利用することも有効です。

ヒントとなる取組事例

■株式会社メタテクノの取組
各プロジェクトの進捗状況はシステム管理ツールにより部門内で共有しています。プロジェクト遂行時には、プロジェクト内の連携を目指し、話しやすい環境をつくり、コミュニケーションにより小さな変化も見逃さないように心掛けています。

■TDI プロダクトソリューション株式会社の取組
半導体の案件では、発注者からの急な仕様変更がスケジュール通りの進捗に対してリスクとなっていました。仕様変更が発生した場合、マネージャが変更内容や作業量を見積もり、必要に応じて発注者との納期調整を実施しています。

■株式会社KISの取組
オープンソースのプロジェクト管理ツール及び作業時間管理を活用することにより、仕事の見える化(誰が、いつまでに、何をやるのか、現在どのくらい進んでいるのかを記録)を進め、プロジェクトの作業効率を大幅に改善しました。プロジェクトのメンバーは自らのタスク(チケット)についていつまでに何をやるかを確認し、プロジェクト全員でお互いのタスクと状況を把握しています。予定外の業務やトラブル対応についてもプロジェクト内で共有し、メンバーが自ら「これは私がやります」、「これは私が出来ます」と手を挙げてもらい、配分しています(チケットかんばん方式)。

プロジェクト管理画面

■SCSK株式会社の取組
自社開発のプロジェクト管理ツールにより、どんな不具合がどこで、どうして発生したかを適切に把握することができます。また、レビューポイントをチェック項目として共有化してプロセス管理を徹底しています。

品質向上のための様々なチェック制度、プロジェクトを支える全社共通の標準プロセス・ツール・環境

プロジェクト管理

■株式会社KISの取組
ビジネスチャットにより、朝会・夕会を最小限に抑え、ミーティングの回数を減らしています。チャット上にはログが残るため、議事録作成の作業負荷が軽減されています。

■ユース・情報システム開発株式会社の取組
チーム内でSNSやビジネスチャットで情報連携しています。ビジネスチャットは、そのまま日報やミーティング(全体会議)における議事録として活用しています。