人事部人事課です。12名（2021年3月現在）が所属する人事課の業務は、給与計算から労務管理、社会保険、福利厚生などに関する業務、それに退職金管理や新たな制度の策定・導入・運用など多岐にわたります。
労働保険に関する業務としては、成立届や保険料の算出・支払い、労災保険の請求業務等を行っています。また、新たな事業所や工場を立ち上げたり、倉庫を借りたり、海外赴任する駐在員が出たときなども届け出を行いますし、年度ごとに１回申告を行なっています。

まず労働局から所定の用紙が送られてきて、それに必要事項を記入し、社内で上長へ稟議を上げ、それが押印されて返ってくる…そこまででまず1週間ほどがかかっていました。当然ながら、不備があれば修正して再度確認を取ることになります。そうして申告書が完成すると、次は労働局へ持参するわけですが、そこで不備が見つかれば照会の電話がかかってきて、場合によっては、さらに修正をしなければならないのです。社内で申告書を作成してから手続きが完了するまで、平均して2週間ほどかかっていたと思います。

パソコン画面で必要事項を入力した後、プレビュー画面をPDF化し、メールで上長など関係者へ一斉に送って回覧します。その際は「印鑑をください」ではなく「これで出しますので、不備があったらご指摘ください」というメッセージを添えて共有しています。その後、社内の関係者から何も指摘がなければ申告…これで完了です。申告書作成から受理までの期間は1週間ほど、つまり従来の約半分に短縮できました。時間や工数が削減できたことはもちろん大きいのですが、私にとっては紙で申告していた時に感じていた「書き損じてはいけない」「失敗したらどうしよう」というプレッシャーから解放されたことがとても大きいですね。また、時間や曜日に関係なく申告ができるというのは非常に便利だと思います。

労働保険の申告業務は例年5月の終わりから6月の終わり頃までにピークを迎えますが、その頃はちょうど、夏季賞与の計算を行う時期でもあり、毎年大忙しだったのです。そんな大変な時期の手間が軽減できたことは、とても助かりました。
また、労働保険の電子申請でよい効果が得られたことで、人事部内では業務改善に関する機運が高まっており、「社会保険資格の取得届など他の届け出についても電子化をしてみようか」という話も出ているのです。
さらに、書類管理の労力も軽減されています。従来は申告を行うたびにファイルに綴じて、棚に入れ、年度が変わったらファイルを出して紐で綴じて…という作業を繰り返していました。年度が変わっても書類は何年間か保存しなければならないので、収納スペースも必要でしたし。でも電子申請した分についてはPDFを保存しておけば済むので、管理の手間がずいぶんラクになり、収納スペースも節約できます。

各帳票について、書き方の手順等を紹介するページがあると、経験の浅い担当者でも悩むことなく作業を進められると思います。また、数字の入力については全角・半角などの決まりがあって、少し面倒に感じます。そうしたユーザーのストレスを軽減する工夫がなされれば、もっと簡単に行えるようになると思います。