開示決定通知書の誤送付について

１　事案の概要
　「行政機関の保有する情報の公開に関する法律」に基づく情報公開請求の事務手続きにおいて、開示請求者に「行政文書開示決定通知書」を送付するにあたり、他の請求者に誤って送付したもの（２件）

２　事案の経緯等
事案１（通常の紙申請によるもの）
　(1) 平成23年12月 5日、Ａ社からの開示請求を受け付けた。
　(2) 平成23年12月 5日、Ｂ社からの開示請求を受け付けた。
　(3) 平成23年12月27日、Ａ社及びＢ社の双方に開示決定通知を送付するにあたり、
　両社の会社名、代表者の氏名及び住所が似通っていたため、Ａ社の開示決定定通知を誤ってＢ社あての封筒に同封して送付を行った。
　(4) 平成24年 1月11日、Ｂ社より、Ａ社の開示決定通知に基づく「行政文書の開示の実施方法等申出書」が提出されたため、開示手続きの準備中に、上記申出書と開示請求書の会社名、代表者名及び住所に違いがあることに気づいた。
　(5) 平成24年 1月12日、Ａ社の担当者に対し、(4) の状況を確認したところ、
　Ａ社の開示決定通知書が同社に届いていないことが判明した。
事案２（電子申請によるもの）
　(1) 平成23年12月 9日に、Ｃ氏からの開示請求を受け付けた。
　(2) 平成23年12月12日に、Ｄ氏からの開示請求を受け付けた。
　(3) 平成24年 1月16日に、Ｃ氏あての開示決定通知を送付するところ、誤って次の受付番号であるＤ氏あてに送付するコンピューター上の操作を行った。
　(4) 平成24年 1月17日に、Ｄ氏から、Ｃ氏あての通知が届いているとの電話連絡をいただいたことにより、送付に誤りがあったことが判明した。

３　関係者への説明
　事案１については 1月18日、事案２については 1月20日、それぞれの当事者の方々に対し経緯等を説明し、送付先を誤ってしまったことの謝罪を行い、了承を得た。
　なお、事案１について、Ａ社あての開示決定通知が同社に届いていることを確認済みである。また、事案２では、Ｄ氏に対し、誤って送信された開示決定通知書を削除していただくよう依頼した。

４　再発防止策
　開示請求者に対する開示決定通知等の送付の際には、これまでも他の担当者による二重の確認を行っていたところであるが、さらに他の担当者による確認行為を追加し、再発の防止に努めることとした。