都道府県労働局における石綿関連文書の保存の取扱いの誤りについて

１　概要

 (1) 将来の石綿に関する政府の検証に必要となることも考えられることから、平成17年に都道府県労働局（管下の労働基準監督署を含む。）における石綿関連文書（石綿関連事業場に関する監督復命書、安全衛生指導復命書、労災保険給付等調査復命書等）を、本来必要とされる保存期間にかかわらず、当分の間、保存するように指示していた。

 (2) しかしながら、本省の指示が、保存すべき石綿関連文書の範囲を明確に限定して列挙していなかったことなどから、今般、常用として保存すべき石綿関連文書の範囲や保存方法を具体的に示し、文書管理の徹底を指示した。

 (3) 都道府県労働局に石綿関連文書の保存状況を確認したところ、一部の石綿関連文書が廃棄されていた。なお、廃棄された石綿関連文書のうち一部は、労働基準行政情報システムに主要な部分が保存されており、内容の確認が可能な状態である。

２　事実経過

 (1) 　平成17年12月27日付け地方課長通達（以下「平成17年通達」という。）により、都道府県労働局に対し、「アスベストに関連する文書については、現行の文書管理規程に定める文書の保存期間にかかわらず、当分の間、廃棄することなく保存すること」と指示。

 (2) 　京都労働局及び東京労働局において石綿関連文書の一部を廃棄していたと疑われる事案が判明したことに伴い、平成27年9月1日、都道府県労働局に対し、石綿関連文書の保存状況を確認するよう指示。

・　文書は廃棄されているが、その主要な部分が労働基準行政情報システムに保存されているもの　　　　                17,382件（3種類）　

・　文書としても労働基準行政情報システム上の情報としてもデータが残っていないもの　　　　　　　　　　　                 1,957件（6種類）

 (4) 　なお、(2)の確認において、廃棄されていたもののうち、検討した結果、今後は常用としての保存を要せず、通常の保存期間に絞って保存する文書が40,449件（6種類）あった。

３　発生原因

 (1) 　平成17年通達で、保存すべき石綿関連文書の範囲を具体的に列挙していなかったため、都道府県労働局及び労働基準監督署において「当分の間」保存すべき石綿関連文書の範囲が不明確であったこと。その後、一定のタイミングで、対象文書の絞り込みを検討すべきだったが、行われなかったこと。

 (2) 　石綿関連文書については、行政文書ファイルを別途作成（平成17年通達の時点で他の同種文書と同一ファイルに収納されていたものは、当該他の同種文書の保存期間満了時点。それ以降のものはファイル作成時点。）し、当分の間、廃棄することなく保存すべきものとされていることが、職員に周知徹底されていなかったこと。特に、システムにデータが登録されていれば、紙媒体の保存は不要であるとの誤った認識が職員にあったこと。

 (3) 　石綿関連文書の適切な保存を確保するための研修や具体的な指示が必ずしも十分に行われていなかったこと。

４　文書管理に関する指示

 (1) 　本日付けで、平成17年通達を廃止し、新たに、大臣官房地方課長及び労働基準局総務課長の連名通達を発出し、都道府県労働局に対して「常用」として保存すべき石綿関連文書の範囲を明確にした上で、石綿関連文書の保存及び管理方法等について指示した。

 (2) 　毎年度の内部監察において、都道府県労働局及び労働基準監督署における石綿関連文書の保存状況について確認する。

 (3) 　石綿関連文書の保存について、文書管理研修を行うほか、新任研修、管理職研修、各種業務研修などにおいて周知徹底する。

５　労災保険給付等への影響

石綿関連の今後の労災保険法に基づく保険給付に係る認定業務及び石綿救済法に基づく特別遺族給付金に係る認定業務に当たって、請求された方々の労災認定に支障が生じることはない。