1989年（平成元年）に営業支援のアウトソーシングを事業目的に創業した会社で、現在は全国27拠点で主に人材派遣、アウトソーシング、販売促進サービスなどを提供しています。創業以来、「販売するチカラ」を持つ専門人材を全国に配置しており、近年は官公庁や地方公共団体向けの委託・派遣事業にも事業領域を拡大。生活者とメーカー・サービス提供企業様との関係をつなぐ店頭マーケティングサービスに強みを持つだけではなく、環境やトレンドの変化を鋭敏に感じ取り、より良いサービスや商品を、より多くの生活者の皆様に最適なソリューションを提案しています。
従業員数は2,967名(パート・派遣社員含む/2023年3月末現在)です。

正社員を担当する人事総務部と、派遣社員などの管理業務を担う業務部の二つの部署が関係しています。
人事総務部は5名体制で、社員の採用、入退社手続から給与計算・労務管理、人事考課、衛生管理、備品・物品管理等多岐にわたった業務を行っています。業務部に関しては11名体制で、派遣社員やパート社員などの入退社手続や給与計算、労務管理や請求管理などを行っています。
労働保険の対象は正社員だけではなく派遣社員等も該当します。そのため人事総務部と業務部が部署間で連携し、労働保険の成立届や保険料の算出・支払、労災保険の請求業務などを行っています。

すべて紙による手作業で、郵送・納付までを含めると10日程度かかるかなり負担の大きい業務でした。
まずは正社員と派遣社員等でデータの管理が異なるため、それぞれでデータを作成し、合算させるところから取り組みます。その後、データに不備がないかを確認し、必要事項を専用用紙に記入してから労働局に提出します。この手書きの部分がかなり負担になっていました。事業所全体の金額を取りまとめ、専門用紙に記入してから社内チェックをしており、郵送作業・労働局チェック・返送された控えをファイルに保管する作業など、アナログな対応を続けていました。また、銀行の窓口に出向いての納付手続も行っていましたね。
申告書提出後に不備がなければそのまま完了となりますが、修正等が必要となった場合は書面や電話での対応が発生してしまうので、そのほかの人事業務なども重なると、かなりの負担となっていました。

漠然と電子化をしたいなという考えがあったのですが、一番導入しやすかったのがこの労働保険の電子申請でした。2020年（令和２年）度分の確定・概算保険料の申告から導入して以来、社内の仲間からも業務時間が短縮されたと好評です。書面で記載する内容と同じものを入力するだけですので、導入後の混乱もなく、スムーズに移行できました。

正社員と派遣社員等のデータを合算させるところは同じですが、データ入力をし、申告・納付までを電子申請で一括して行っています。
電子申請はチェックからデータによる申請までがスムーズで、労働局チェックもそのままデータで完結します。公文書の発行や納付情報の案内も電子となり、電子的に支払いを行うペイジーによる納付方法に対応しているため、紙を郵送する時間と納付するまでの時間も含めてかなり短縮されました。合計しても5日程度で完了するようになり、これまでの10日間の約半分と、圧倒的に楽になりましたね。
なにより紙申請をしている際は、記入の誤りがないように一旦用紙をコピーし、そちらに申告内容を記入して誤りがないことを確認した上で、専用用紙に転記して提出していました。電子申請をすることで、入力内容をその場でチェックすることができるので、一度のチェックで申告までを行うことができます。
同じ申請で納付手続ができるできるため、銀行で手続する手間も削減することができました。

紙に記入する手間と郵送などに係る時間が削減されたことが大きいですが、申告から納付手続までを1度の申告で対応できる点や、前年度の申告内容が反映され入力ミスがなくなる点は大きなメリットだと思います。
また、記入項目で言うと単純な記入ミスだけではなく、保険料の計算ミスや保険料の充当・不足などの計算ミスなどがあったのですが、この辺りが自動計算されるようになったため、記入ミスから解放されたことはとても大きいです。
また、提出期限がある場合でも、郵送時間を気にせずに申告できるのも良い点の一つだと思います。これまでは労働局へ提出する1日以上前には申請書類を発送する必要があり、集計に時間を要するためいつもギリギリで発送していたのですが、こちらも解放されることで精神的にも楽になりました。

まずは圧倒的に手続が楽ですよね。そのうえで、電子申請を行うことで紙に記入する時間や郵送する時間が大きく改善されるため、労働保険に留まらず、他の社会保険や雇用保険の手続に関しても電子申請を導入しました。良い意味で波及しており、手続をスムーズに、よりスピード感をもって取り組むことができるようになりました。
電子申請の仕組みも改善が進んでおり、PDFファイルを添付することで申告できる手続が追加され、一問一答形式で申請することができる手続が増えたため、単純に作業が楽になりました。

是非お勧めしたいですね。電子申請を利用することで、手間をかけていた記入・発送・返送の時間を大幅に削減することができますし、精神的にもかなり楽になるので、是非ご利用いただくことをお勧めします。