開示請求書の記載事項に関する判断基準（法第４条関係）（別添３）

　開示請求権の行使という重要な法律関係の内容を明確にするため、開示請求は書面を提出して行わなければならないこととしている。書面の提出は、行政機関の請求を受け付ける窓口に持参して提出するほか、郵送で行うことも可能である。ファクシミリ、電子メール等による提出は、手数料の納付に関し問題があるため、認められない。

　本項各号に定める事項は、開示請求書の必要的記載事項であり、これらの事項の記載が欠けている場合には、このままでは不適法な開示請求となり法第９条第２項による不開示決定を行うこととなるが、通常は、開示請求者に対し、欠けている事項について記載するよう法第４条第２項の補正を求めることになる。
　また、各号列記はされていないが、開示請求書に当然に記載すべき事項として、開示請求先である行政機関の長の名称及び本法に基づく開示請求であることを明らかにする記載が必要である。
　なお、開示請求書の記載は、日本語で行わなくてはならない。

1. (1)　「開示請求をする者の氏名又は名称及び住所又は居所並びに法人その他の団体にあっては代表者の氏名」（第１号）
   　請求者としての名義人と同一であるか否かをその後の手続で確認するため及び連絡先を明らかにするための事項であり、次の事項を記載することになる。
   
   • ア開示請求者が個人の場合氏名及び住所（住所がない場合は居所）
   • イ開示請求者が法人その他の団体の場合名称、所在地及び代表者の氏名
   また、郵便番号及び電話番号について、これらの記載がなくとも不適法な請求となるものではないが、法第４条第２項の開示請求書の補正の求め、補正の参考となる情報の提供、以後の通知、連絡等に際して必要とされる場合があるので、記載されることが望ましい。なお、開示請求者の押印は不要である。
2. (2)　「行政文書の名称その他行政文書を特定するに足りる事項」（第２号）
   　「行政文書の名称」については、求める行政文書の正式の名称でなくとも、通称として用いられているものを含む。
   　「行政文書を特定するに足りる事項」については、行政機関の職員が、当該記載から開示請求者が求める行政文書を他の行政文書と識別できる程度の記載があれば足り、請求された行政文書が特定されたものとして扱うことになる。
   　特定の方法については、求める行政文書の種別、記載内容等により異なるが、一般的には、行政文書の名称、行政文書の様式の名称、標題、記録されている情報の概要、作成（取得）年月日、作成者名等を適宜組み合わせて表示をすることになる。
   　個別具体の開示請求事案における行政文書の特定は、各行政機関の長が個別に判断することとなる。例えば、「○○に関する資料」のように記載された開示請求については、「○○」という事柄の具体性の程度にもよるが、一般的には、関連性の程度には種々のものが想定され、どこまでを含むかは、記載からは明らかでないため、特定が不十分であると考えられる。また、「○○（行政機関又はその下部組織）の保有する行政文書」のように記載された開示請求についても、行政文書の範囲は形式的又は外形的には一応明確ではあるものの、一般的には、行政組織の活動は多種多様であってその全てに係る行政文書を請求しているとは考え難いこと、保有する行政文書の量等に照らして、本法の開示請求権制度上は、特定が不十分であると考えられる（(3)関連）。
   　ただし、国民は、求める情報が行政機関においてどのような形で存在しているかを知らず、的確な表示をするための情報を持っていないことが十分想定されることから、開示請求をしようとする者が容易かつ的確に求める行政文書を指し示すことができるよう、行政機関の長は、行政文書の特定に資する情報の提供を行うこととされている（法第３８条参照）ところであり、その一環として、行政文書ファイル管理簿を一般の閲覧に供することが予定されていることからすれば、当該行政文書ファイル管理簿上の行政文書ファイル名の引用やこれに更に限定を加える形での特定の仕方であれば、特定が不十分とはいえないものと考えられる。
3. (3)　複数の行政文書の開示請求
   　本法の開示請求権制度においては、基本的に、開示請求は、一行政文書（一般的には、一の表題の下に取りまとめられた一定の意図又は意味を表す文書、図画又は電磁的記録）ごとに行い、開示決定等も行政文書ごとに行うこととしている。ただし、開示請求者の便宜を図るため、請求手続上、一定の場合には、複数の行政文書の開示請求を１件の開示請求として取り扱うことを認めている。具体的には、一の行政文書ファイルにまとめられた複数の行政文書又は相互に密接な関連を有する複数の行政文書を開示請求する場合には、１件の開示請求として、開示請求手数料を徴収することとしている（令第１３条第２項参照）。なお、複数の行政文書の開示請求を１件のものと扱う場合でも、開示決定等を分割して行うことは認められる。

　「形式上の不備」とは、法第４条第１項の記載事項が記載されていない場合のほか、同項第２号の行政文書を特定するに足りる事項の記載が不十分であるため開示請求に係る行政文書が特定されていない場合を含む。また、開示請求手数料を納付していない場合や開示請求書が日本語以外の言語で記載されている場合（氏名、住所等の固有名詞又は外国語表記の行政文書の名称等であって、本来外国語で記載されるべき場合を除く。）も「形式上の不備」に当たる。
　他方、開示請求の対象文書が行政文書に該当しない場合や当該対象文書を保有していない場合は、「形式上の不備」には当たらないと解される。開示請求の対象文書は、請求の本質的な内容であり、その変更は開示請求の本質を失わせるものであることから、補正の範囲を超えることになるためである。なお、「形式上の不備」に該当しないこれらの請求があった場合には、法第９条第２項に基づき不開示決定を行うことになるが、例えば、当該請求に係る行政文書を保有していない旨を開示請求者に教示するほか、当該行政文書を保有している他の行政機関が明らかな場合には当該行政機関を教示する等、適切な情報提供を行うことが望ましい。

1. (1)　「相当の期間」とは、行政手続法第７条に規定する「相当の期間」と同義であり、当該補正をするのに社会通念上必要とされる期間を意味し、個別の事案に即して、行政機関の長が判断する。
2. (2)　外形上明確に判断し得る不備については、行政手続法第７条の規定により、速やかに補正を求めるか、開示しない旨の決定をするかのいずれかを行わなければならないこととされている。
   　本法上の手続においては、本項の規定により必ずしも行政機関の長が補正を求める義務を負うものではないが、形式上の不備の補正が可能であると認められる場合には、開示請求者が再度請求を行う手間を省くため、できる限り補正を求めることが望ましい。
3. (3)　本項の規定により、相当の期間を定めて補正を求めたにもかかわらず、当該期間を経過しても、開示請求書の不備が補正されない場合には、当該開示請求に対して開示しない旨の決定を行うことになる。なお、行政文書の特定が不十分であることにより形式上の不備とする場合においては、開示の実施ができない程度にまで不特定である場合は格別、行政機関の都合で「特定性」の要件を厳格にすることは妥当ではない。

　本規定は、主として、行政文書の特定が不十分である場合の行政機関の対応について規定したものである。行政文書の特定は、開示請求の本質的な内容であり、開示請求者が行うものであるが、現実には、開示請求者が行政文書を特定することが困難な場合が容易に想定されることから、行政機関の長に対し、参考情報を提供する努力義務を課すことにより、開示請求権制度の円滑な運用の確保を図ろうとするものである。
　「補正の参考となる情報」としては、例えば、開示請求書の記載内容に関連する行政文書ファイル名や該当しそうな行政文書の名称、記載されている情報の概要等を教示することが考えられる。
　情報提供の方法については、個別の事案に応じて適宜の方法で行えば足り、口頭でも差し支えない。