さて、近年、保健所等において人口動態調査票及び死産届書その他の関係書類(以下「人口動態調査票等」という。)の一部を紛失するという事故が発生しております。

統計調査によって集められた調査票等の適正な管理については、統計法第39条で義務付けられており、また、この人口動態調査票等の内容は、個人の秘密に関する事項を含むものであることから、被調査者の秘密の保護の観点からも、紛失事故の再発を防ぐことが求められます。貴職におかれましては、こうした人口動態調査票等の管理について改めて現状の点検を行い、不十分なところについては改善を講じられますようお願いいたします。

つきましては、本年4月の統計法の改正にともなって、平成16年7月20日付け統発第0720001号「人口動態調査事務における調査票等の適正な管理について」の一部を別添のとおり改正しますので、改めて本留意事項について御了知の上、貴管内の指定都市市長、保健所長及び市区町村長あて周知を図られますようお願いいたします。

人口動態調査事務における調査票情報等の適正な管理についての留意事項

第1　市区町村、保健所、都道府県・指定都市における共通的事項

1　本「調査票情報等の適正な管理についての留意事項」において「調査票情報等」とは、人口動態調査によって集められた調査票(調査対象者等ごとに内容を判別することができる形で個人の情報が記録されたものをいう。)及びその他の関係書類(調査対象者等の識別を可能とするものをいう。)をいい、以下に例示するものをいうこと。

・人口動態調査票(以下「調査票」という。)

・電子化された調査票の情報(以下「調査票データ」という。)を記録したFD等(以下「FD等」という。)

・死産届書、死産証書及び死胎検案書(写しを含む。以下「死産届書等」という。)

・調査票の添付書類

・出生小票、死亡小票(電子化された小票を含む。以下「小票」という。)

・事件簿

・死亡原因一覧表、死産原因一覧表及び乳児死因一覧表

・その他調査事務において取扱う書類(照会に用いた書類等を含む。)、電磁的記録で調査対象者等が識別可能なもの。

2　調査票情報等の管理については、それぞれの機関の長の責任において適正に管理すること。機関の長は、調査票情報等を適正に管理するため、人口動態調査事務を所管する課室の長又はこれに代わる者を管理責任者として指定すること。

3　管理責任者は、調査票情報等の紛失、漏えい、滅失又はき損の防止その他の調査票情報等の適切な管理のために、人口動態調査事務に従事する職員に対する指揮監督、安全対策の策定等必要な措置を講ずること。また、調査の一環(照会業務)で医療機関等へ調査票情報等を提供する場合は、その提供先においても調査票情報等の紛失、漏えい、滅失又はき損の防止その他の調査票情報等の適切な管理を行うよう注意喚起すること。

さらに、死産及び死亡の死因に関する照会業務において調査票情報を郵送する際には、照会先の医療機関等での調査票情報の複写を禁止するとともに、郵送した調査票情報の返却を指示すること。

4　管理責任者は、調査票情報等の紛失、漏えい、滅失又はき損が発生した場合は、速やかに厚生労働省政策統括官付参事官付人口動態・保健社会統計室あて連絡を行うこと。ただし、市区町村にあっては保健所及び都道府県、保健所にあっては都道府県(指定都市の保健所にあっては指定都市及び都道府県)、指定都市にあっては都道府県を経由して行うこと。

第2　市区町村における管理

1　調査票情報等は、管理責任者の定める保管庫又はキャビネット等に施錠して厳重に保管し管理すること。

作業時における調査票情報等の取扱いは、管理責任者の指示又は承認を受けた者のみが行い、作業終了後は所定の場所に収納すること。管理責任者は、調査票情報等の管理の状況について定期的に又は随時、点検を行うこと。

また、調査票情報等の送付においては、送付履歴が確認できるよう対策を講ずること。

2　FD等に関する特記事項

FD等は、紛失、漏えい(以下「紛失等」という。)の事故が起きた場合に、情報の大量漏えいの危険性が高いため、その取扱いについては万全を期すこと。

人口動態調査オンライン報告システムによる保健所への送付処理終了後、調査票データを保有する必要のないFD等は、直ちに初期化(フォーマット)を行うこと。ただし、クイックフォーマット機能(FD等の管理領域のみ初期化する方式)は使用しないこと。

3　人口動態調査事務システムの調査票データに関する特記事項

保健所への送付後、保有する必要がなくなった調査票データについては、速やかに消去すること。また、調査票データを記録したハードディスク(バックアップ等で作成した記録媒体を含む。)を廃棄、他の用途に転用又は返却等する場合は、紛失等のないよう適切な措置を講ずること。

4　事件簿に関する特記事項

保存期間(その年(暦年)の終了から1年間)を経過した事件簿は、速やかに廃棄処分とすること。廃棄処分については焼却処分とし、その際は紛失等のないよう適切な措置を講ずること。

第3　保健所における管理

1　調査票情報等は、管理責任者の定める保管庫又はキャビネット等に施錠して厳重に保管し管理すること。

作業時における調査票情報等の取扱いは、管理責任者の指示又は承認を受けた者のみが行い、作業終了後は所定の場所に収納すること。

2　調査票情報等の市区町村からの受領、審査、都道府県・指定都市への送付及び統計法第33条に基づく利用等について、当該事務を行った日時、担当者名、調査票情報等の保管の確認等の状況が一覧できる管理簿を作成し、これに記入することにより調査票情報等の管理を行うこと。また、送付においては、送付履歴が確認できるよう対策を講ずること。管理責任者は、調査票情報等の管理の状況について定期的に又は随時、点検を行うこと。

3　FD等に関する特記事項

FD等は、紛失等の事故が起きた場合に、情報の大量漏えいの危険性が高いため、その取扱いについては万全を期すこと。

市区町村から送付されたFD等の受付処理終了後、調査票データを保有する必要のないFD等は、直ちに初期化(フォーマット)を行うこと。ただし、クイックフォーマット機能(FD等の管理領域のみ初期化する方式)は使用しないこと。

4　小票に関する特記事項

保存期間(当該文書を作成した年の翌年1月1日から3年間)を経過した小票については、速やかに廃棄処分とすること。廃棄処分については焼却処分とし、その際は紛失等のないよう適切な措置を講ずること。なお、人口動態調査オンライン報告システムの小票データについては、3年経過後の翌年12月に自動消去されるため、廃棄処分の必要はないこと。

5　調査票の使用に関する特記事項

統計法第33条に基づく使用の場合は、調査票原票、小票が所定の目的のみに利用され、調査対象者等の情報が他に漏えいすることがないように適切に使用し又は使用させること。

6　死産届書等に関する特記事項

保存期間(当該文書を作成した年の翌年1月1日から5年間、写しにあっては3年間。)を経過した死産届書等については、速やかに廃棄処分とすること。廃棄処分については焼却処分とし、その際は紛失等のないよう適切な措置を講ずること。

死産届書等を地域保健活動の基礎資料として使用する場合は、所定の目的にのみ使用し、個人の情報が他に漏えいすることがないように適切に使用すること。

7　死亡原因一覧表、死産原因一覧表及び乳児死因一覧表に関する特記事項

保存の必要がなくなった場合は、速やかに廃棄処分とすること。廃棄処分については焼却処分とし、その際は紛失等のないよう適切な措置を講ずること。

第4　都道府県・指定都市における管理

1　調査票情報等は、管理責任者の定める保管庫又はキャビネット等に施錠して厳重に保管し管理すること。

作業時における調査票情報等の取扱いは、管理責任者の指示又は承認を受けた者のみが行い、作業終了後は所定の場所に収納すること。

2　調査票情報等の受領、審査、厚生労働省への送付等について、当該事務を行った日時、担当者名、調査票情報等の保管の確認等の状況が一覧できる管理簿を作成し、これに記入することにより調査票情報等の管理を行うこと。また、送付においては、送付履歴が確認できるよう対策を講ずること。管理責任者は、調査票情報等の管理の状況について定期的に又は随時、点検を行うこと。