(3)　取下書の受付

ア　訂正請求の取下げは、取下書により行い、年金事務所又は地方厚生局がこれを受け付ける。

イ　年金事務所又は地方厚生局は、取下書が提出されたときは、これに受付印を押印し、受付年月日を記載する。

ウ　年金事務所又は地方厚生局は、受け付けた取下書に必要事項の記載漏れがないか確認し、事項の記載漏れにより取り下げる事案が特定できない場合は、取下書(原本)を請求者に返送し、取り下げる事案を確認する。なお、取り下げる事案は特定できるが、取下げ理由が記載されていない場合は、取下げ理由欄の「その他」に「レ」印を付し、「未記載」と朱書きすることとし、請求者への返送確認は要しない。

(4)　書類の送付等

ア　年金事務所が取下書を受け付けた場合

(ア)　地方厚生局に事案が送付される前に取下書が提出されたとき

取下書に係る事案が地方厚生局に送付されていない場合は、年金事務所は、当該事案に係る請求書、添付書類及び年金事務所において収集した参考資料(いずれも原本)に取下書(原本)を添付し、事務センターに送付する。事務センターは、年金事務所から取下書(原本)等の送付を受けたときは、「訂正請求書等・事前確認票・訂正請求取下書の送付について」(様式第15号)を付して、地方厚生局に送付する。

(イ)　地方厚生局に事案が送付された後に取下書が提出されたとき

取下書に係る事案が地方厚生局に送付されている場合は、年金事務所は、当該取下書の受付年月日の翌営業日の正午までに地方厚生局及び事務センターへ電話(必要に応じてメール)により連絡をするとともに、取下書(原本)を事務センターに送付する。事務センターは、年金事務所から取下書(原本)の送付を受けたときは、「訂正請求書等・事前確認票・訂正請求取下書の送付について」(様式第15号)を付して、地方厚生局に送付する。

イ　地方厚生局が取下書を受け付けた場合

(ア)　地方厚生局に事案が送付される前に取下書が提出されたとき

取下書に係る事案が地方厚生局に送付されていない場合は、地方厚生局は、当該事案を処理する事務センターに、「連絡票Ⅰ(年金記録訂正請求に関する連絡)」(様式第16号)を付して、受け付けた取下書(原本)を送付する。

当該取下書の送付を受けた事務センターは、当該取下書を当該事案を受け付けた年金事務所に送付し、年金事務所は、ア(ア)に準じて、事務センターを経由して所要の書類を地方厚生局に送付する。

(イ)　地方厚生局に事案が送付された後に取下書が提出されたとき

取下書に係る事案が地方厚生局に送付されている場合は、地方厚生局は(5)の取下げ処理を行う。なお、当該事案について取下書が提出されたことの事務センター及び年金事務所への連絡は、不要とする。

(5)　取下処理及び通知

ア　(4)アに掲げる場合に該当する事案については、地方厚生局は、第1の3(1)イに準じて取下書(原本)に受付印を押印し、受付年月日、受付番号及び地方厚生局名を記載する。

イ　取下書を受け付けた地方厚生局((4)ア又はイにより事務センターから取下書の送付を受けた地方厚生局を含む。)は、取下げとなった事案を特定し、当該事案の処理状況を確認する。なお、確認時点において、既に訂正請求に関する処分が行われている場合であって、取下書の受付年月日が訂正請求に関する処分の処分年月日より前である場合は、訂正請求に関する処分の取消しを行う(訂正請求に関する処分の取消しに関する事務は「2　訂正請求に関する処分の取消し」を参照)。

ウ　取下書が提出された事案について、地方審議会に諮問中である場合は、取下げとなった旨を地方審議会に報告し、第3の2(1)により諮問を取り下げる。また、行政機関等関係団体に資料提供を依頼中である場合は、資料の提供は不要となったことを依頼先に連絡する。

エ　イ及びウの対応が終了した後、事案を取り下げるため、地方厚生局内の決裁を受ける。なお、取下書を提出した請求者又はその遺族は事案の取下げについて承知しているから、取下げに関する通知等は送付しない。

オ　訂正請求の取下げを事務センターに通知するときは、「年金記録訂正請求に係る訂正決定等について」(様式第28号)及び「請求却下・請求取下・処分取消・処理終了対象者一覧表」(様式第28号の2)を付して、取下書(写し)を送付する。

(6)　機構処理事案に係る取下げ

事務センターは、「第6　年金事務所段階における訂正に関する事務」により請求書記載の全ての請求期間について訂正処理を行った場合は、「訂正請求書等・事前確認票・訂正請求取下書の送付について」(様式第15号)を付して、当該機構処理事案に係る事前確認票(写し。様式は日本年金機構で定める。)を地方厚生局に送付する。なお、年金事務所が送付する場合は事務センターを経由して行う。

(7)　事蹟システムの入力及び事案情報の提供・収録

ア　事務センターは、(4)ア(ア)の取下書又は(6)の事前確認票を地方厚生局に送付するときは、取下げとなった事案に係る情報(以下「取下げ事案情報」という。)を受付管理簿から作成し、事蹟システムに保存する。取下げ事案情報の作成及び事蹟システムへの保存方法については、別に定める。

イ　地方厚生局は、事務センターが事蹟システムに保存した取下げ事案情報の収録を行う。なお、収録した結果について「収録処理結果リスト」が出力されるので、送付された取下書その他の書類と照合し、所要の事項が適正に収録されているか確認する。取下げ事案情報の収録方法については、別に定める。

ウ　地方厚生局は、受け付けた取下書の取下年月日及び取下理由について、進捗管理票(第9の5(1)参照)により適宜事蹟システムに入力するとともに、取下処理をした事案に係る情報を作成し、「厚生局処理済み事案情報」として事蹟システムに保存する。事蹟システムの入力方法並びに厚生局処理済み事案情報の作成及び保存方法については、別に定める。

2　訂正請求に関する処分の取消し

(1)　取消事案

地方厚生局は、以下のいずれかの場合に該当するときは、既になされた訂正請求に関する処分の取消しを行う。

(ア)　審査請求の裁決により訂正請求に関する処分を取り消す場合

(イ)　訂正請求に関する処分の処分年月日の前に取下書が提出されていることが判明した場合

(ウ)　訂正請求に関する処分の処分年月日の前に請求者が死亡していることが判明した場合

(エ)　新たな関連資料や周辺事情が判明したこと等に伴う再審議(過去の訂正請求の請求期間の全部又は一部と重複する訂正請求に係る審議を含む。以下同じ。)の答申により、当初の訂正決定又は不訂正決定を取り消す場合

(オ)　訂正請求の却下処分をすべき事案について訂正決定又は不訂正決定を行っていることが判明したことに伴う再審議の答申により、当初の訂正決定又は不訂正決定を取り消す場合

(2)　取消処理

ア　地方厚生局は、既に訂正請求に関する処分をした事案((2)及び(3)において「元事案」といい、既になされた訂正請求に関する処分を「原処分」という。)が(1)に掲げる場合に該当するときは、「処分取消通知書(年金記録の訂正請求に関する処分)」(様式第36号。以下「取消通知書」という。)を作成し、下表に掲げる場合に応じて当該区分の事務処理と併せて、地方厚生局内の決裁を受ける。

イ　(1)(ア)から(ウ)までの場合に該当し、原処分を取り消す場合は、元事案の請求書、添付資料、参考資料等からアの表に掲げる場合に応じた当該区分の事務処理に必要な書類の写しを当該事務処理の請求書等とする。

ウ　取消通知書には、地方厚生局長印及び契印を押印する。

(3)　通知及び連絡

ア　原処分の取消しを請求者に通知するときは、(1)に掲げる場合に応じて下表の区分の通知書を送付する。

イ　原処分の取消しを事務センターに通知するときは、「年金記録訂正請求に係る訂正決定等について」(様式第28号)及び「請求却下・請求取下・処分取消・処理終了対象者一覧表」(様式第28号の2)を付して、アにおいて請求者に送付した通知書(写し)を送付する。

ウ　原処分時に第4の3ウにより元事案に係る事業主に対して「従業員等の厚生年金保険被保険者記録の訂正について」(様式第30号)を送付している場合は、地方厚生局は当該事業主に対して、「従業員等の厚生年金保険被保険者記録の訂正の取消について」(様式第37号)を作成し、送付する。

――――――――――

⁷　当該区分の書類は、請求者の遺族に送付する。

3　請求者の死亡判明による訂正請求処理の終了

(1)　処理終了となる事案

ア　訂正請求に関する処分の処分年月日の前に請求者の死亡が判明した場合は、地方厚生局は、イの場合を除き、当該事案の訂正請求処理を終了する(以下、訂正請求処理の終了を「処理終了」という。)。処理終了年月日は、請求者の死亡年月日とする。

イ　請求者の死亡を理由とする訂正請求の取下書が請求者の遺族から地方厚生局又は年金事務所に提出された場合は、訂正請求が取り下げられたものとする。この場合の取下年月日は、請求者の死亡年月日とする。

(2)　年金事務所における取扱い

訂正請求に関する処分の処分年月日の前に請求者の死亡を確認した場合の年金事務所における取扱いは、以下のとおりとする。

ア　1(4)アに準じて、地方厚生局へ連絡又は所定の書類を送付する。この場合、訂正請求に関する処分の処分年月日の前に請求者の死亡を確認した旨及び請求者の遺族の連絡先を記載した連絡票(様式は日本年金機構で定める。)を添付する。なお、遺族の連絡先が不明の場合は、連絡票にその旨を記載する。

イ　死亡した請求者((2)から(4)までにおいて「当該請求者」という。)の遺族に対し、当該請求者の死亡に伴う未支給年金、遺族年金等の受給権者である遺族は、自己の名で訂正請求をすることができること、改めて地方厚生局から当該請求者の訂正請求について確認の連絡があることを説明する。

(3)　地方厚生局における処理終了処理

ア　請求者の死亡の連絡を受けた地方厚生局(地方厚生局が自ら請求者の死亡を確認した場合を含む。)は、請求書記載の連絡先又は(2)アにより事務センターから送付された連絡票記載の連絡先への電話連絡等により当該請求者の死亡の事実を確認するとともに、(4)アの書類を送付する当該請求者の遺族の住所等を聴取する。

イ　アの確認をするときは、以下の事項を遺族に対して説明するとともに、当該請求者が提出した請求書の写しを付して、遺族が訂正請求する場合の請求書(当該請求者が提出した請求書の地方厚生局の受付番号及び「処理終了」を備考欄に朱書きしたもの)及び当該請求書に添付が必要な書類を記載した案内(様式は任意)を送付する。なお、当該請求者の死亡年月日の後に訂正請求に関する処分がされている場合は、当該訂正請求に関する処分は取り消され、取消通知書を送付する旨を併せて説明する。

(ア)　当該請求者が提出した訂正請求は処理終了とすること

(イ)　当該請求者の死亡に伴う未支給年金、遺族年金等の受給権者である遺族は、自己の名で訂正請求をすることができること

(ウ)　(イ)により遺族が訂正請求する場合、当該請求者の訂正請求に係る調査審議を受け継ぐことができること

ウ　当該請求者の訂正請求を特定の上、当該訂正請求の処理状況を確認し、処理終了とするため、地方厚生局内の決裁を受ける。なお、必要に応じて以下の処理を行う。

(ア)　確認時点において、既に訂正請求に関する処分が行われている場合は、当該処分の取消しを併せて行う(訂正請求に関する処分の取消しに関する事務は「2　訂正請求に関する処分の取消し」を参照)。

(イ)　確認時点において、地方審議会に諮問中である場合は、請求者の死亡により処理終了となった旨を地方審議会に報告する。

(4)　通知及び連絡

ア　当該請求者提出の事案を処理終了とする旨を(3)アにおいて聴取した遺族に連絡するときは、「年金記録の訂正請求に係る処理の終了について」(原本。様式第38号)に請求書(写し)を付して送付する。

イ　当該請求者提出の事案を処理終了とする旨を事務センターに通知するときは、「年金記録訂正請求に係る訂正決定等について」(様式第28号)及び「請求却下・請求取下・処分取消・処理終了対象者一覧表」(様式第28号の2)を付して、「年金記録の訂正請求に係る処理の終了について」(写し)を送付する。

4　事蹟システムの入力及び厚生局処理済み事案情報の提供

地方厚生局は、2及び3の事務処理に係る情報について、進捗管理票(5(1)参照)により適宜事蹟システムに入力するとともに、2(3)イ及び3(4)イの書類を事務センターに送付するときは、地方厚生局において、訂正請求に関する処分の取消し及び処理終了の処理をした事案に係る情報を「厚生局処理済み事案情報」として作成し、事蹟システムに保存する。厚生局処理済み事案情報の作成及び事蹟システムへの保存方法等については、別に定める。

5　事案の進捗管理

(1)　進捗管理票

地方厚生局は、請求書を受け付けたときは「進捗管理票」(様式第39号)を作成した上で、これに事務処理の進捗に関する情報を記載し、事案の進捗状況を明らかにするとともに、事案の進捗状況について適宜事蹟システムに入力する。

(2)　事案警告リスト

地方厚生局管理者は、下表の事案警告リストにより、事案処理の進捗管理を行う。

6　訂正請求に関する書類の管理

ア　事案を以下の3つに分類して管理する。

(ア)　訂正請求に関する処分を行った事案

(イ)　訂正請求が取下げとなった事案

(ウ)　訂正請求の処理が終了した事案

イ　ア(ア)の事案については、請求書、添付資料、参考資料、過去の処分に関する関連資料、答申書、決定通知書(写し)並びに事案整理票及び進捗管理票その他当該事案の処理のために収集した書類一式(ウにおいて「請求書等一式」という。)を事案ごとに調製し、国民年金・厚生年金・脱退手当金の別、第4の1イ及び2イにおいて決定通知書及び却下通知書に記載した事案番号順に、ファイル、ファイルボックス等に編綴する。

ウ　ア(イ)及び(ウ)の事案については、請求書等一式を事案ごとに調製し、ア(イ)・(ウ)の別に、ア(イ)の事案は取下年月日・請求書等の年金事務所の受付年月日順に、ア(ウ)の事案は処理終了年月日・請求書等の年金事務所の受付年月日順に、ファイル、ファイルボックス等に編綴する。

エ　訂正請求に関する処分の取消しに関する事務処理に係る請求書等は、当該事務処理と併せて行う事務処理(2(2)アの表に掲げる場合に応じた当該区分の事務処理)に係る請求書等に添付して編綴する。

オ　第6の2(1)イにおいて事務センターから送付を受けた事前確認票は、国民年金・厚生年金・脱退手当金の別、地方厚生局の受付番号順に、ファイル、ファイルボックス等に編綴する。

カ　編綴した文書は行政文書とし、編綴後、厚生労働省文書管理システムに登録する。なお、同システムの保存先分類は下表のとおりとし、保存期間は、事案が完結した年度⁸の翌年度から10年間とする。

――――――――――

⁸　事案が完結した年度とは、決定通知書及び却下通知書を送付した日が属する年度並びに取下げ年月日及び処理終了年月日が属する年度である。

7　保有個人情報の保護

国家公務員法第100条及び第109条、行政機関の保有する個人情報の保護に関する法律第3条から第9条まで、第53条から第55条まで並びに日本年金機構法第38条を踏まえ、個人情報を含む資料について地方審議会終了後回収するなど、個人情報の保護に関して十分に配慮し、慎重な対応を行う。

8　標準処理期間

(1)　年金事務所及び事務センター

ア　年金事務所及び事務センターにおいて行う第1の1(日本年金機構における請求の受付)及び2(事案の地方厚生局への送付等)に係る事務の標準処理期間は、40日とする。当該標準処理期間は、年金事務所における請求書の受付年月日の翌日から事務センターが請求書等を地方厚生局に送付した年月日までの日数とする。

イ　年金事務所及び事務センターにおいて行う第5の1(1)及び(2)(日本年金機構による訂正処理等)に係る事務の標準処理期間は、25日とする。当該標準処理期間は、第4の3アにより地方厚生局が訂正決定通知書又は訂正・不訂正決定通知書を請求者に送付した年月日の翌日から第5の1(2)アにより事務センター又は年金事務所が請求者に通知した年月日までの日数とする。

(2)　地方厚生局

地方厚生局において行う第1の3から第4まで(地方厚生局における請求の受付等、請求内容の調査・審査、地方審議会への諮問、訂正請求に関する処分の処分並びに通知及び連絡)に係る事務の標準処理期間は、103日とする。当該標準処理期間は、事務センターが請求書等を地方厚生局に送付した年月日の翌日から第4の3アにより地方厚生局が決定通知書を請求者に送付した年月日までの日数とする。

訂正請求に関する参考資料の例

※　参考資料は以下の項目に限定されるものではなく、また、事案の内容によっても異なる。

■　国民年金

■　脱退手当金

■　厚生年金保険

訂正請求の対象となる記録は以下のとおりであり、各対象記録に係る訂正請求の例としては、以下のようなものが考えられるが、訂正請求の対象記録に該当するかどうかについては、表面的な請求内容にかかわらず、訂正請求の趣旨を十分に理解し、判断する必要がある。

○　国民年金原簿の記録

○厚生年金保険原簿の記録