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⁴　訂正請求の理由により分類した一群

(3)　受付事案情報、厚生局処理事案情報の提供

ア　事務センターは、毎月10日までに、当該月の前月中に年金事務所が受け付けた事案に係る情報(以下「受付事案情報」という。)を受付管理簿から作成し、年金記録の訂正請求事蹟システム(以下「事蹟システム」という。)に保存する。

イ　事務センターは、地方厚生局に事案を送付するときは、送付する事案に係る情報(以下「厚生局処理事案情報」という。)を受付管理簿から作成し、事蹟システムに保存する。

ウ　受付事案情報及び厚生局処理事案情報の作成及び事蹟システムへの保存方法については、別に定める。

3　地方厚生局における訂正請求の受付

(1)　受付

ア　事務センターは、事務センターの所在地を管轄する地方厚生局に事案を送付し、当該地方厚生局においてこれを受け付ける。ただし、千葉事務センター、東京事務センター及び神奈川事務センターにあっては、それぞれ関東信越厚生局千葉年金審査分室、同東京年金審査分室及び同神奈川年金審査分室に送付し、当該年金審査分室において受け付ける。

イ　地方厚生局(千葉事務センター、東京事務センター及び神奈川事務センターが送付した事案については、関東信越厚生局千葉年金審査分室、同東京年金審査分室及び同神奈川年金審査分室。以下同じ。)は、送付された請求書(原本)に受付印を押印し、受付年月日、受付番号及び受け付けた地方厚生局名を記載する。受付番号の形式は別表第3のとおりとし、(2)イにおいて事蹟システムにより自動採番される番号を記載する。

ウ　受け付けた事案は、同一の被保険者等に関して複数回請求が行われたもので、かつ、以下のいずれかの事案に該当しないか事蹟システムにより確認する。

(ア)　請求書記載の請求期間について、既に年金記録の訂正をする旨の決定(以下「訂正決定」という。)又は訂正をしない旨の決定(以下「不訂正決定」という。)がされた場合であって、請求期間の全部(請求期間の始期から終期までの全部の期間をいう。以下同じ。)又は請求期間の一部(請求期間の始期から終期までのうちの一部の期間をいう。以下同じ。)について再度請求された事案

(イ)　自局又は他の地方厚生局において現在調査審議中の訂正請求があり、かつ、請求期間の全部又は請求期間の一部が重複している事案

(ウ)　自局又は他の地方厚生局において現在調査審議中の訂正請求があり、かつ、請求期間が重複していない事案

(エ)　(ア)から(ウ)までに該当しない事案

エ　地方厚生局は、受け付けた請求書(原本)について、1(1)ウの年金事務所が確認する事項及び1(4)イの年金事務所が記載する項目を確認し、補正が必要な場合は、提出期限等を記載した「連絡票Ⅰ(年金記録訂正請求に関する連絡)」(様式第16号)を付して請求書(原本)等を事務センターに返送し、請求書の補正、必要書類の添付等を求める。

オ　1(1)ウ(オ)において請求書の備考欄に朱書きされている事案(オにおいて「後事案」という。)については、当該請求書の備考欄に朱書きされている受付番号に係る事案(オにおいて「元事案」という。)を確認し、元事案の請求書、添付書類及び参考資料等の書類一式の写しを後事案に添付し、元事案の調査審議の状況・進捗を受け継いで、後事案のこれ以降の処理を進める。

(2)　既に訂正決定若しくは不訂正決定された請求期間の全部又は一部について再度訂正請求された事案の取扱い

ア　(1)ウ(ア)に該当する事案であって、過去に他の地方厚生局において訂正決定又は不訂正決定((2)において「当該決定」という。)が行われている事案については、請求者の同意を得た上で、「連絡票Ⅰ(年金記録訂正請求に関する連絡)」(様式第16号)により、年金事務所を経由して、当該決定を行った地方厚生局((2)において「原処分厚生局」という。)に当該事案に係る書類一式(原本)を送付する。その際、送付元の地方厚生局は、「連絡票Ⅱ(年金記録訂正請求に関する連絡)」(様式第17号)により、事案を送付する旨を原処分厚生局に連絡する。

イ　アの請求者の同意を得るときは、「年金記録の訂正請求を処理する地方厚生局について」(様式第17号の2の1)、「同意確認書(年金記録の訂正請求を処理する地方厚生局について)」(様式第17号の2の2)及び返送用封筒を送付する。なお、提出期限までに「同意確認書(年金記録の訂正請求を処理する地方厚生局について)」が提出されない場合は、請求者は原処分厚生局への訂正請求書の送付に同意していないものとして処理する。

ウ　請求者が原処分厚生局への訂正請求書の送付に同意しなかった事案については、原処分厚生局の当該決定及び判断理由と齟齬を来さないよう、原処分厚生局と連携を図りつつ、「第2　地方厚生局における請求内容の調査・審査に関する事務」以降の処理を行う。

(3)　受付事案情報、厚生局処理事案情報の収録

ア　地方厚生局は、毎月11日以降、事務センターが事蹟システムに保存した受付事案情報の収録を行う。なお、収録した結果について「収録処理結果リスト」が出力されるので、所要の事項が適正に収録されているか確認する。

イ　地方厚生局は、事務センターから事案の送付を受けたときは、事務センターが事蹟システムに保存した厚生局処理事案情報の収録を行う。なお、収録した厚生局処理事案については、事蹟システムにより受付番号が自動採番されるとともに、収録した結果について「収録処理結果リスト」が出力されるので、送付された請求書その他の書類と照合し、所要の事項が適正に収録されているか確認する。

ウ　(2)アにより他の地方厚生局に事案を送付した場合は、イにより収録した厚生局処理事案情報のデータ削除を行う。

エ　受付事案情報及び厚生局処理事案情報の収録方法及びデータの削除方法については、別に定める。

第2　地方厚生局における請求内容の調査・審査に関する事務

1　事前審査

地方厚生局は、受け付けた事案に係る参考資料を収集する前に、以下の事項を処理する。

(1)　必要書類の点検

地方厚生局は、受け付けた事案について第1の2(2)に掲げる請求書、添付書類、参考資料が送付されているか確認し、不足の書類があった場合は、年金記録に関する書類は社会保険オンラインシステム等により自ら取得し、それ以外の書類は事務センターに当該不足の書類の送付を「連絡票Ⅰ(年金記録訂正請求に関する連絡)」(様式第16号)により求める。

(2)　過去の訂正請求に関する資料等の収集

ア　第1の3(1)ウ(ア)又は(エ)に該当する事案(過去に同一の被保険者等に係る訂正請求があり、処分がなされている事案)については、過去の請求書、添付資料及び参考資料並びに処分に関する関連資料(いずれも写し)を収集する。

イ　第1の3(1)ウ(イ)又は(ウ)に該当する事案(現在調査審議中の同一の被保険者等に係る訂正請求がある事案)について、他の地方厚生局において調査審議に着手している場合は、請求内容、調査審議の状況等を確認し、必要に応じて他の地方厚生局が収集した資料(写し)を収集し、相互の情報・資料の共有及び判断の整合を図る。

ウ　なお、これ以外の事案についても、請求者が過去に訂正請求を行っている場合は、必要に応じて過去の資料を収集する。

エ　他の地方厚生局が保管している過去の訂正請求に係る資料又は調査審議中の事案に係る資料を収集するときは、「連絡票Ⅱ(年金記録訂正請求に関する連絡)」(様式第17号)により依頼する。

オ　他の地方厚生局からエの依頼を受けたときは、「連絡票Ⅱ(年金記録訂正請求に関する連絡)」(様式第17号)を付して、自局において収集した資料(写し)を提供する。なお、資料の提供の依頼のあった事案について配慮すべき事情や特段の情報がある場合は、併せて提供する。

(3)　機構処理事案に該当しないことの確認

ア　事案が基本方針第4に規定する別に定める基準(年金事務所段階における訂正処理基準)又は厚年特例省令第1条若しくは第22条に規定する場合に該当し、かつ、請求書の同意欄に署名がされている場合(機構処理事案)に該当しないことを、可否確認票に基づき確認する。

イ　請求書記載の全て又は一部の請求期間がアに該当することにより年金事務所段階で訂正処理ができると認める場合は、「連絡票Ⅰ(年金記録訂正請求に関する連絡)」(様式第16号)を付して、請求書等(写し)を事務センターに送付し、機構処理事案の当否を確認する。

ウ　事務センターは、イの確認依頼があったときは、機構処理事案の当否を確認し、地方厚生局へ回答する。

エ　地方厚生局は、事務センターから機構処理事案に該当する旨の回答があったときは、「連絡票Ⅰ(年金記録訂正請求に関する連絡)」(様式第16号)を付して、全ての請求期間が該当する場合は請求書等(いずれも原本)を、一部の請求期間が該当する場合は請求書等(いずれも写し)を事務センターに返送する。

事務センターから全ての請求期間が機構処理事案に該当しない旨の回答があったときは、(4)の請求者への請求内容の確認等の処理を行う。

(4)　請求者への請求内容の確認等

ア　請求者への確認

地方厚生局は、受け付けた事案の請求書、添付書類、参考資料の内容を審査・確認し、訂正請求の内容を把握するとともに、面談又は電話若しくは文書により、訂正請求の理由・原因、請求書の任意記入事項が未記入の場合は当該事項(第1の1(4)エにより年金事務所が確認している場合を除く。)、調査・資料提供の依頼先の範囲等について請求者に確認し、訂正請求の趣旨を明らかにする。

なお、受け付けた事案の請求期間が過去の事案の請求期間と同じである場合は、過去の事案に対する決定の理由について再検討を要するような関連資料や周辺事情があるか確認する。

また、受け付けた事案の請求期間が現在調査審議中の事案の請求期間の全部又は一部と重複している場合は、重複している期間についてどちらかの事案に一本化するよう請求者に連絡し、どちらの事案の請求期間を補正するか確認する。

面談又は電話により確認した事項については、「年金記録訂正請求に係る聴取録」(様式第18号)を作成し、記録する。

収集した関連資料や周辺事情については、誤った資料や事情、意見等に基づき判断することがないよう、適宜請求者に確認又は説明するなど、請求内容に対し肯定的な資料・事情か否定的な資料・事情かの評価に当たっては慎重に行う。

イ　補正依頼

アの確認において、請求書等の補正又は参考資料の提出等が必要なことが判明した場合は、「補正依頼書(年金記録訂正請求書の補正について)」(様式第19号)を付して、請求書等の写しを請求者に返送し、補正(記入漏れがある場合は当該書類の写しに追記してもらう。)又は書類提出を求める。

なお、補正依頼に対して、提出期限までに補正した請求書(原本)等が提出されないときは、当該事案は補正されないものとして処理を進めるが、当該補正がなければ訂正請求に理由があると認めることができないときは、当該事案は不訂正決定とするための処理を行う。

ウ　取下げの案内

アの確認において、制度や年金記録の記録状態等を説明したことにより、請求者が納得し、訂正請求する理由がなくなったときは、請求者に訂正請求の取下げを案内する(訂正請求の取下げに関する事務は「第9　その他の事務」の「1　訂正請求の取下げ」を参照)。

エ　却下すべき事案の確認

アの確認において、以下のいずれかの場合に該当することが判明した事案については、却下すべき事案として「2　調査」を行わず、「3　審査」の処理を行う。

(ア)　請求者が法定の請求者適格を有しない場合(要領別紙1参照)

(イ)　訂正請求の対象記録が法定の事項でない場合(要領別紙2及び別表第4参照)

(5)　総務大臣への年金記録に係る確認申立てに関する資料の提供依頼

ア　(4)アの請求者への確認の際、請求書「③　請求区分」欄を踏まえ、請求者が過去に総務大臣への年金記録に係る確認申立てを行ったことがあるか否か、確認申立てを行ったことがある場合は総務大臣のあっせんの事案番号、あっせん文の送付年月日及びあっせん回を確認する。なお、あっせんの事案番号等について請求者に確認できない場合は、事蹟システムにより確認する。

イ　請求者が過去に総務大臣への年金記録に係る確認申立てを行ったことがある場合は、総務省(本省行政評価局又は管区行政評価局、行政評価支局若しくは行政評価事務所)に対して、「年金記録に係る確認申立てに関する資料の提供について(依頼)」(様式第20号)により事案に関する確認申立てに係る資料(写し)の提供を依頼する。資料の提供依頼先については、別表第5のとおり。

ウ　総務大臣への年金記録に係る確認申立てに関する資料については、「厚生労働省への総務省保有の年金記録確認に係る文書等の情報提供に関する取扱いについて」(平成27年4月1日総務省行政評価局行政相談課長・厚生労働省年金局事業企画課長決定)(参考資料2)に基づき、適切に管理する。

2　調査

地方厚生局は、1の処理を行った事案について、訂正の要否の判断に資する関連資料を収集する。

(1)　先例事案・類似事案の確認

ア　事蹟システムを利用し、事業所名、請求期間、事案の類型(被保険者期間、標準報酬月額の相違等)、収集した資料、請求者が居住していた市町村などを検索要件として、処理する事案の先例事案・類似事案を確認し、先例事案・類似事案が存在するときは、当該事案を特定する。

イ　アにより特定した先例事案・類似事案について、必要に応じて、請求書、添付資料及び参考資料並びに処分に関する関連資料(いずれも写し)を収集する。

なお、これらの資料が他の地方厚生局に保管されている場合は、当該資料(写し)の送付について、「連絡票Ⅱ(年金記録訂正請求に関する連絡)」(様式第17号)により依頼する。

(2)　調査事項の確認

処理する事案の請求の内容や、(1)により確認した先例事案・類似事案の例により、調査すべき事項、収集すべき資料・意見、調査・照会する相手先等について、あらかじめ確認・検討する。なお、調査の相手先及び収集すべき一般的な資料・意見は要領別紙3のとおり。

(3)　参考資料・意見の収集

ア　(2)の調査事項の確認に基づき、請求者又は被保険者等が勤務していた事業所・事業主、請求者又は被保険者等の同僚、世帯主及び配偶者、行政機関、金融機関、関係団体等に対し、地方厚生局内の決裁を経て、事案に関する参考資料・意見の提供を依頼し、収集する。

イ　アの提供の依頼は、原則、文書又は電話によるものとし、文書により依頼する場合は、返送用封筒を同封する。なお、ファックス又は電子メールによる依頼は禁止するが、海外に居住する者に対して依頼する場合に限り、電子メールによる依頼を可能とする。

ウ　文書によりアの提供の依頼をする場合は、請求者に対しては「資料及び意見の提出について(お願い)」(様式第21号)により、関係団体・行政機関等に対しては「年金記録の訂正に関するお問い合わせ」(様式第22号及び第22号の1～7)により行い、提供を求める参考資料・意見に応じて、請求者の「同意書」(様式第12号の1又は2)、「委任状兼同意書(様式第12号の5)、請求者の世帯主若しくは配偶者の「同意書」(様式第12号の3)、みなし被保険者期間を有する請求者の「同意書」(様式第12号の6)又はみなし被保険者期間を有する請求者の元配偶者の「同意確認書」(様式第12号の7)の写しを添付する。

エ　金融機関にアの提供の依頼をする場合に、同意書に預貯金口座の届出印の押印が必要なときは、「同意書」(様式第12号の8)によることとし、金融機関が証明書等の発行に当たり手数料の支払いが必要なときは、「証明書等発行手数料の見積書及び請求書について」(様式第23号)により処理を行う。なお、「同意書」(様式第12号の8)には、地方厚生局長(地方厚生支局長を含む。以下同じ。)による原本証明を施す。

3　審査

地方厚生局は、収集した関連資料や先例事案・類似事案に基づき、以下の事項を処理する。

(1)　事案整理票の作成

事案の概要、認定される事実、収集した関連資料や周辺事情等を取りまとめ、事案整理票(様式第24号の1～3)を作成する。

事案整理票は、新たな関連資料や周辺事情が取得できたとき、処分の方向性やその理由を変更するときなど、適宜更新する。

(2)　事案の審査

地方厚生局は、係、グループ、班等において、以下のような観点から各事案の審査を行う。

(ア)　適法な訂正請求か(請求者適格の存否、訂正請求の対象記録の適否)。

(イ)　訂正請求の趣旨は明らかか。

(ウ)　請求書に添付が必要な書類は揃っているか。

(エ)　調査漏れの事項や、収集漏れの参考資料はないか。

(オ)　先例事案・類似事案に照らして、決定の方向性は適当か。

(カ)　関連資料や周辺事情に照らして、合理的な判断がされているか。

(キ)　直近の年金記録に基づき判断されているか。

(3)　訂正請求に対する処分案の作成

(2)の審査を踏まえて地方厚生局としての考え(訂正妥当、不訂正妥当又は請求却下妥当)を取りまとめ、「訂正請求に対する処分案」(要領様式第6号)を作成する。なお、訂正請求のとおり訂正決定したならば請求者適格が認められるが、訂正請求に対する処分案のとおり決定した場合は請求者適格が認められないときは、請求却下妥当として「訂正請求に対する処分案」を作成する。

(4)　受給権者への対応

ア　請求者が年金給付の受給権者(裁定を受けている者に限る。以下同じ。)である場合であって、(3)の訂正請求に対する処分案が訂正妥当である事案(以下「減額可能性対象事案」という。)については、地方厚生局は、「連絡票Ⅰ(年金記録訂正請求に関する連絡)」(様式第16号)に訂正後の年金記録がわかる書類(請求者の被保険者期間に係るオンライン画面のハードコピーに、訂正請求に対する処分案の内容を朱書きにより上書き訂正したもの等)を付して、訂正後の年金記録に基づく年金額及び返納額の試算を事務センターに依頼する。なお、請求者に年金給付の受給権者である配偶者がいる場合は、請求者の訂正後の年金記録を前提とした配偶者の年金額及び返納額の試算も依頼する。

イ　事務センターは、日本年金機構の定めるところにより、地方厚生局から依頼のあった年金額及び返納額の試算を行い、地方厚生局に文書(様式は日本年金機構で定める。)により回答する。

ウ　地方厚生局は、年金額及び返納額の試算の結果を踏まえ、減額可能性対象事案(訂正請求に対する処分案の内容が国民年金の保険料納付済期間の追加など、年金記録の訂正に伴い年金額が減額とならないことが明らかな事案を除く。)の請求者に対し、以下の事項を説明し、訂正請求を維持するかどうかを確認する。なお、年金額が減額となるかどうかは、請求者の年金額が減額になる場合のほか、請求者の老齢基礎年金に加算されていた振替加算が廃止される場合、請求者の配偶者の老齢厚生年金に加算されていた加給年金額が加算されなくなる場合など、夫婦(世帯)の年金額の合算額が減額となる場合も踏まえて判断する。

(ア)　年金記録の訂正に伴い年金額が減額となる可能性があること

(イ)　提出している訂正請求を維持するかどうかについて、文書により回答をいただきたいこと

(ウ)　提出期限までに(イ)の回答がされない場合、処理を進めることになること

エ　ウの確認の結果、請求者が訂正請求を維持しない場合は、請求者に対し「年金記録の訂正請求に関する確認について」(様式第25号の1)、「年金記録の訂正請求に関する確認書」(様式第25号の2。以下「確認書」という。)及び「年金記録訂正請求取下書(年金記録に係る確認調査申立の取下げ)」(様式第26号。以下「取下書」という。)並びに返送用封筒を送付するが、取下書を提出していただきたいことを案内する(訂正請求の取下げに関する事務は「第9　その他の事務」の「1　訂正請求の取下げ」を参照)。

オ　ウの確認の結果、請求者が訂正請求を維持する場合は、請求者に対しエに掲げる書類及び返送用封筒を送付するが、確認書を提出していただきたいことを案内し、確認書を取得した上で、「第3　地方年金記録訂正審議会への諮問に関する事務」の処理を行う。提出された確認書は請求書(原本)に添付し、当該事案の添付資料とする。なお、請求者が提出期限までに確認書を提出しない場合は、その旨の事蹟を進捗管理票(第9の5(1)参照)に記載し、「第3　地方年金記録訂正審議会への諮問に関する事務」の処理を行う。

4　事蹟システムの入力

1から3までの事務処理において把握した事案に係る情報について、請求書、事案整理票又は進捗管理票(第9の5(1)参照)により適宜事蹟システムに入力する。事蹟システムの入力方法については、別に定める。

第3　地方年金記録訂正審議会への諮問に関する事務

1　諮問

(1)　諮問

地方厚生局は、事案について訂正決定若しくは不訂正決定又は訂正請求を却下(以下「訂正請求に関する処分」という。)しようとするときは、地方厚生局内の決裁を経て、地方年金記録訂正審議会(以下「地方審議会」という。)に訂正の要否又は請求却下の当否について諮問しなければならない。

(2)　地方審議会への対応

ア　地方厚生局は、地方審議会が開催されるときは、事案整理票及び訂正請求に対する処分案を、地方審議会に出席する会長及び委員(以下、単に「委員」という。)にあらかじめ配付することができる。なお、あらかじめ委員に配付する事案整理票及び訂正請求に対する処分案については、個人に関する情報についてはマスキング等を行い、個人情報の保護⁵に留意する。

イ　地方厚生局は、地方審議会が開催されるときは、審議される事案に係る訂正請求に対する処分案等の書類を提出するとともに、地方審議会に出席し、事案の概要、地方厚生局における審査の結果及びその理由を述べ、委員の質問への回答を行う。

ウ　イの地方審議会に提出する書類は、下表のとおりとする。なお、地方審議会に提出する書類についてはマスキング等を行わないものとし、地方審議会が終了した後、全ての書類を回収する。

エ　地方審議会が、地方厚生局に対して更なる資料の収集又は請求者若しくは関係者の意見聴取を求めたときは、地方厚生局は所要の調査等を行い、地方審議会に提出又は報告する。

オ　地方審議会における審議が尽くされ、審議の結論が示されたときは、地方厚生局は、地方審議会の審議を踏まえ、「訂正請求に対する処分案」について所要の修正を行った上で地方審議会に提出するとともに、地方審議会に出席し、当該処分案に係る委員の質問への回答を行う。

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⁵　個人情報の保護の対象としては、氏名、生年月日、住所、電話番号、役職名、個人別に付された記号・番号(振込口座番号、試験の受験番号、保険証の記号番号等)等、他の情報と照合することにより、特定の個人を識別することができることとなるものを含む。

⁶　厚生年金保険の保険給付及び保険料の納付の特例等に関する法律(平成19年法律第131号)

2　諮問の取下げ等

(1)　諮問の取下げ

地方厚生局は、地方審議会が答申する前に諮問した事案が以下のいずれかの場合に該当することとなったときは、地方厚生局内の決裁を経て、「諮問取下書」(様式第27号)により地方審議会に報告し、諮問を取り下げる。

(ア)　請求者が訂正請求を取り下げた場合

(イ)　請求者が死亡した場合

(ウ)　諮問後に請求者、事業主等から資料が提出されたことに伴い、諮問した事案に係る訂正請求に対する処分案の内容を変更する必要があると地方厚生局長が認めた場合(地方審議会の求めにより請求者、事業主等から資料が提出された場合を除く。)

(2)　再諮問

(1)(ウ)により諮問を取り下げた事案について、当初の諮問後に請求者、事業主等が提出した資料を踏まえて再審査し、1に準じて再諮問を行う。

3　答申

地方審議会が諮問に対する答申を行ったときは、地方厚生局は答申書(原本)を受け取り、請求書、添付書類、参考資料等(いずれも原本)とともに保管する。

4　受給権者に係る答申

ア　第2の3(4)オに該当する事案(減額可能性対象事案のうち請求者が訂正請求を維持した事案)について地方審議会が答申したときは、地方厚生局は、以下のとおり当該事案の請求者に確認する。

(ア)　答申の内容が諮問した内容と同じ場合は、第2の3(4)イの年金額及び返納額の試算の結果に基づき、訂正請求を維持するかどうか改めて確認する。

(イ)　答申の内容が諮問した内容と異なる場合は、第2の3(4)に準じて、答申の内容に基づく年金額及び返納額の試算を行い、訂正請求を維持するかどうかを確認する。

イ　第2の3(4)ウの説明を行っていない請求者に係る事案について、答申の内容が諮問した内容と異なる場合は、第2の3(4)に準じて、答申の内容に基づく年金額及び返納額の試算を行い、訂正請求を維持するかどうかを請求者に確認する。

ウ　ア及びイの確認の結果、請求者が訂正請求を維持しない場合は、第2の3(4)エに準じて、取下書の提出を案内する(訂正請求の取下げに関する事務は「第9　その他の事務」の「1　訂正請求の取下げ」を参照)。

エ　ア及びイの確認の結果、請求者が訂正請求を維持する場合は、確認書を取得し(ア(ア)で確認した場合を除く。)、「第4　訂正請求に関する処分並びに通知及び連絡に関する事務」の処理を行う。

5　事蹟システムの入力

1から4までの処理において把握した事案に係る情報について、事案整理票又は進捗管理票(第9の5(1)参照)により適宜事蹟システムに入力する。事蹟システムの入力方法については、別に定める。

第4　訂正請求に関する処分並びに通知及び連絡に関する事務

1　訂正決定・不訂正決定

ア　地方厚生局は、訂正決定又は不訂正決定を行うときは、地方審議会の答申内容に基づき、下表の区分の通知書を作成し、地方厚生局内の決裁を受ける。

イ　ア(ア)から(ウ)までの通知書には、事案番号(地方審議会が答申した事案を識別するための番号)を記載する。

ウ　訂正決定通知書、不訂正決定通知書又は訂正・不訂正決定通知書(以下「決定通知書」という。)には、地方厚生局長印(地方厚生支局長印を含む。以下同じ。)及び契印を押印する。

2　訂正請求の却下処分

ア　地方厚生局は、訂正請求の却下を行うときは、地方審議会の答申内容に基づき、「年金記録の訂正に係る却下通知書」(要領様式第10号。以下「却下通知書」という。)を作成し、地方厚生局内の決裁を受ける。

イ　却下通知書には、1イ及びウに準じて、事案番号を記載し、地方厚生局長印及び契印を押印する。

3　通知及び連絡

地方厚生局は、アからウまでの決定通知書若しくは却下通知書又は事業主あての連絡書類を送付する。

ア　訂正請求に関する処分を請求者に通知するときは、決定通知書(原本)又は却下通知書(原本)に答申書(写し)を添付して、送付する。なお、答申書(写し)については、地方厚生局長による原本証明を施す。ただし、一括請求に係る決定通知書及び却下通知書については、当該訂正請求の手続を委任された事業所担当者あてに送付する。

イ　訂正請求に関する処分を事務センターに通知するときは、「年金記録訂正請求に係る訂正決定等について」(様式第28号)、「訂正決定・不訂正決定対象者一覧表」(様式第28号の1)及び「請求却下・請求取下・処分取消・処理終了対象者一覧表」(様式第28号の2)を付して、決定通知書及び却下通知書並びに答申書(いずれも写し)を送付する。なお、第2の3(4)オ及び第3の4エにより確認書が提出されている事案については、当該確認書(写し)を添付する。

ウ　訂正決定(一部訂正決定を含む。)がされた厚生年金事案であって、以下のいずれかの場合に該当するときは、当該事案に係る事業主(当該事案に係る事業所が現存している場合に限る。)に対して、「従業員等の厚生年金保険被保険者記録の訂正について(お知らせ)」(様式第30号)を送付する。

(ア)　当該訂正決定を当該事業主に連絡することについて請求者が同意している場合

(イ)　第2の1(4)アにおいて、請求者が当該事業主又は当該事業主に係る事業所を調査・資料提供の依頼先として除外していない場合

エ　国民年金に関する事案であって、以下のいずれかに該当する場合は、「還付処理が必要な事案に関する連絡票」(様式第29号)を作成し、イに掲げる書類と併せて事務センターに送付する。

(ア)　訂正請求の内容が、20歳前や厚生年金保険被保険者期間等の第1号被保険者期間にならない期間の保険料の納付を認定した場合

(イ)　既に納付済みと記録されている期間について、二重に納付したと認定した場合

(ウ)　保険料の還付記録について、還付を受けていないと認定した場合

4　事蹟システムの入力及び厚生局処理済み事案情報の提供

地方厚生局は、1から3までの事務処理に係る情報について、進捗管理票(第9の5(1)参照)により適宜事蹟システムに入力するとともに、3イの書類を事務センターに送付するときは、地方厚生局において訂正請求に関する処分の処理をした事案に係る情報を「厚生局処理済み事案情報」として作成し、事蹟システムに保存する。厚生局処理済み事案情報の作成及び事蹟システムへの保存方法等については、別に定める。

第5　年金記録の訂正処理に関する事務

1　日本年金機構による訂正処理等

(1)　訂正処理

ア　事務センターは、第4の3イにより決定通知書又は却下通知書及び答申書(いずれも写し)の送付を受けたときは、決定通知書又は却下通知書に受付印を押印し、受付管理簿に所要の事項を記載する。また、日本年金機構の定めるところにより、これらの書類を年金事務所に送付する。

イ　事務センター又は年金事務所は、訂正決定通知書又は訂正・不訂正決定通知書が送付された事案について、日本年金機構の定めるところにより、答申書の内容を踏まえて年金記録を確認し、所要の訂正処理を行う。

ウ　事務センター又は年金事務所は、第4の3イにより不訂正決定通知書又は却下通知書及び答申書の送付を受けたときは、日本年金機構の定めるところにより、これらの書類を保管する。

(2)　請求者等への通知

ア　事務センター又は年金事務所は、(1)イにより訂正処理を行ったときは、被保険者記録照会回答票等年金記録の訂正結果が分かる書類(様式は日本年金機構で定める。)により、速やかに請求者に通知する。なお、当該書類には、第4の1イにおいて訂正決定通知書又は訂正・不訂正決定通知書に記載した事案番号を記載する。

イ　(1)イにより訂正処理を行った事案が厚生年金事案の場合は、事務センター又は年金事務所は、速やかに当該事案に係る事業主に対して、当該事案の請求者について年金記録の訂正処理を行ったこと及びその結果が分かる書類(様式は日本年金機構で定める。)並びに被保険者資格取得確認通知書等を送付する。

ウ　アにより請求者に通知したときは、請求者に通知した訂正結果が分かる書類(写し)を付して、「訂正処理完了報告書」(様式第31号)を地方厚生局に送付する。なお、年金事務所がアの通知を行った場合は、事務センターを経由して行う。

(3)　受給権者に係る事案の取扱い

ア　年金給付の受給権者に対して訂正決定されたときは、事務センター又は年金事務所は訂正処理を行った後、提出期限を定めて、当該受給権者に対して年金給付の再裁定処理(年金記録の訂正に伴い年金額が減額となる可能性がある事案については、併せて返納金の額)に係る承諾書(様式は日本年金機構で定める。)の提出を求め、再裁定処理を行う。

イ　提出期限までにアの承諾書が提出されない場合は、事務センター又は年金事務所は、日本年金機構の定めるところにより、職権で年金給付の再裁定処理を行う。

(4)　訂正完了事案情報の提供

事務センターは、(2)ウの訂正処理完了報告書を地方厚生局に送付するときは、(1)イの訂正処理を行った事案に係る情報(以下「訂正完了事案情報」という。)を受付管理簿から作成し、事蹟システムに保存する。なお、訂正完了事案情報の作成及び事蹟システムへの保存方法等の詳細については、別に定める。

2　地方厚生局における訂正処理の管理

ア　地方厚生局は、1(2)ウにより事務センターから送付された訂正結果が分かる書類について、当該事案の請求書(原本)等とともに保管するとともに、事務センターが事蹟システムに保存した訂正完了事案情報の収録を行う。なお、収録した結果について「収録処理結果リスト」が出力されるので、送付された訂正結果が分かる書類と照合し、所要の事項が適正に収録されているか確認する。訂正完了事案情報の収録方法については、別に定める。

イ　地方厚生局は、1(1)イにより事務センター又は年金事務所が訂正処理を行った事案のうち、訂正処理完了報告書が送付されていない事案のリスト(訂正処理事案警告リスト)を作成し、事務センターに提供する。

3　厚生年金基金等への通知

(1)　事務の取扱い

ア　事務センター又は年金事務所は、訂正決定又は不訂正決定がされた事案であって、訂正決定又は不訂正決定に係る期間が厚生年金基金の加入員又は加入員であった者に係る期間であるものは、地方厚生局を経由して厚生年金基金若しくは企業年金連合会に訂正決定又は不訂正決定に係る期間についてイの情報の提供を行う。

イ　事務センター又は年金事務所は、1(2)アの請求者への通知を行った後に、訂正処理後(不訂正決定がされた事案は、当該決定がされた後)のオンライン画面のハードコピー(右下余白に事案番号を付記する。)を付して、被保険者等情報、被保険者等記録の訂正結果等を記載した書類(様式は日本年金機構で定める。)を地方厚生局(厚生年金基金指導担当課。ウにおいて同じ。)に送付する。なお、訂正処理を行った年金事務所は、事務センターを経由して送付する。

ウ　イの書類の送付を受けた地方厚生局は、当該書類(写し)を厚生年金基金又は企業年金連合会に送付し、当該厚生年金基金又は企業年金連合会における処理結果について、その報告を求める。

(2)　この他の定め

この細則のほか、厚生年金基金又は企業年金連合会へ訂正請求に関する処分に係る期間についての情報の提供に係る事務の取扱いについては、別に定めるところによる。

第6　年金事務所段階における訂正処理に関する事務

1　機構処理事案の訂正処理

(1)　年金事務所段階の訂正の可否確認

年金事務所は、事案が基本方針第4に規定する別に定める基準又は厚年特例省令第1条若しくは第22条に規定する場合に該当し、かつ、請求書の同意欄に署名があるか否かを点検し、請求書記載の全ての請求期間について、年金事務所段階で年金記録の訂正が可能かどうか確認する。

(2)　請求期間の全部について訂正処理が可能な事案

請求期間の全部について年金事務所段階で訂正可能と認められた場合の事案の取扱いについては、訂正処理が行われる請求期間に応じて以下のとおりとする。

ア　請求書記載の全ての請求期間について請求期間の全部が訂正可能な場合は、年金事務所段階の訂正処理を行い、当該事案(訂正請求)は請求書の同意欄への署名に基づき取り下げられたものとする。

イ　国民年金に関する事案及び脱退手当金に関する事案であって、請求書記載の全ての請求期間について請求期間の全部が訂正可能ではない場合は、全ての請求期間について年金事務所段階の訂正処理は行わず、第1の2(1)に準じて事案を地方厚生局に送付する。

ウ　厚生年金事案であって、請求書記載の複数の請求期間のうち一部の請求期間についてその請求期間の全部が訂正可能な場合は、当該請求期間に限り年金事務所段階の訂正処理を行い、その他の請求期間については訂正処理を行わず、第1の2(1)に準じて事案を地方厚生局に送付する。この場合、年金事務所段階で訂正処理を行った請求期間は、請求書の同意欄への署名に基づき訂正請求が行われなかったものとする。

(3)　請求期間の一部について訂正処理が可能な事案

請求期間の一部しか訂正可能と認められない場合は、年金事務所において当該請求期間に係る訂正処理は行わず、訂正できない期間及びその理由を「請求の概要(2―2)」(様式第14号)に記載して、事案を地方厚生局に送付する。

(4)　請求者等への通知

ア　(2)アに該当する事案については、訂正結果が分かるオンライン画面のハードコピー等を付して、年金記録を訂正する旨及び請求書の同意欄への署名に基づき訂正請求は取り下げられたものとする旨を記載した書類(様式は日本年金機構で定める。)を請求者に通知する。

イ　(2)ウに該当する事案については、訂正処理を行った請求期間に係る訂正結果が分かるオンライン画面のハードコピー等を付して、年金記録を訂正する旨及び請求書の同意欄への署名に基づき当該請求期間は地方厚生局長への訂正請求はしないものとする旨を記載した書類(様式は日本年金機構で定める。)を請求者に通知する。

ウ　(2)において訂正処理を行った厚生年金事案については、訂正結果が分かるオンライン画面のハードコピー等を付して、訂正請求に基づき請求者の年金記録を訂正した旨を記載した書類(様式は日本年金機構で定める。)及び被保険者資格取得確認通知書等を当該事案に係る事業所に通知する。

2　地方厚生局への報告等

(1)　機構処理事案の報告

ア　年金事務所は、1(2)の訂正処理を行った事案を地方厚生局に報告するときは、事前確認票(様式は日本年金機構で定める。)を作成し、事務センターを経由して写しを送付する。

イ　事務センターは、年金事務所から事前確認票(写し)の送付を受けたときは、「訂正請求書等・事前確認票・訂正請求取下書の送付について」(様式第15号)を付して、地方厚生局に送付する。

(2)　機構処理事案情報の提供

事務センターは、事前確認票(写し)を地方厚生局に送付するときは、機構処理事案に係る情報(以下「機構処理事案情報」という。)を受付管理簿から作成し、事蹟システムに保存する。機構処理事案情報の作成及び事蹟システムへの保存方法については、別に定める。

3　地方厚生局の受付等

ア　地方厚生局は、送付された事前確認票に受付印を押印し、受付年月日、受付番号及び地方厚生局名を記載する。受付番号の形式は別表第3のとおりとし、受付番号はウにおいて事蹟システムにより自動採番される。

イ　地方厚生局は、機構処理事案に関して疑義等があるときは、「連絡票Ⅰ(年金記録訂正請求に関する連絡)」(様式第16号)により事務センターに照会し、事務センターは、年金事務所に照会する等により回答する。

ウ　地方厚生局は、事務センターが事蹟システムに保存した機構処理事案情報を事蹟システムに収録する。なお、収録した機構処理事案情報については、事蹟システムにより受付番号が自動採番されるとともに、収録した結果について「収録処理結果リスト」が出力されるので、送付された事前確認票と照合し、所要の事項が適正に収録されているか確認する。機構処理事案情報の収録方法については、別に定める。

エ　ウにおいて厚生年金保険に係る機構処理事案情報を事蹟システムに収録した場合は、事前確認票に基づき、所要の事項を事蹟システムに入力する。なお、同事項の入力方法については、別に定める。

第7　再審議等に関する事務

1　再審議

既に訂正請求に関する処分がなされた事案について、処分の理由について再検討を要する事情が生じたときは、地方審議会に諮問し再審議を行う。

(1)　再審議を行う事案

既に訂正決定又は不訂正決定がされた事案について、処分後に事業所から資料が提出されたことや先例検索等により、決定の理由について検討・再審査したところ、過去の訂正決定又は不訂正決定の変更を要する事情が判明した事案及び訂正請求の却下処分をすべき事案について訂正決定又は不訂正決定を行っていることが判明した事案とする((2)においてこれら事案を「元事案」といい、既になされた訂正決定又は不訂正決定又は訂正請求の却下処分を「原処分」という。)。

(2)　再審議に関する事務

ア　元事案の請求書、添付書類、参考資料等のうち必要な書類の写しに新たな関連資料や周辺事情を付して、これを再審議に係る請求書等とする。

イ　新たな関連資料や周辺事情、同様の事案に係る決定の先例等に基づき、地方厚生局は、元事案について訂正請求に対する処分案を検討・再審査する。

ウ　訂正請求に対する処分案の再審査の結果、原処分を変更する必要があるときは、地方厚生局は地方審議会に再審議の報告を行った上で、訂正の要否について、第3の1に準じて地方審議会に諮問し、第3の3に準じて答申を受ける。

エ　地方厚生局は原処分を取り消し、再審議の答申内容に基づく決定通知書又は却下通知書を作成し、第4の1から3までに準じて処理する。なお、請求者に対しては、原処分を変更する必要について、文書(様式は任意)又は電話等により丁寧に説明する(訂正請求に関する処分の取消しに関する事務は「第9　その他の事務」の「2　訂正請求に関する処分の取消し」を参照)。

オ　原処分時に第4の3ウにより元事案に係る事業主に対して「従業員等の厚生年金保険被保険者記録の訂正について(お知らせ)」(様式第30号)を送付している場合は、地方厚生局は当該事業主に対して、再審議の答申内容に基づく「従業員等の厚生年金保険被保険者記録の訂正について(お知らせ)」を作成し、送付する。

2　通知書等の記載誤りに係る修正

既に訂正請求に関する処分、訂正請求の取下げ又は処分取消しを行った事案について、答申書又は訂正請求に関する処分、訂正請求の取下げ若しくは処分取消しに係る通知書(2において「通知書」と総称する。)若しくは対象者一覧表(様式第28号の1及び2)に記載誤り(氏名、住所、基礎年金番号、請求期間などの誤謬であって、修正しても決定理由に影響を及ぼさないものに限る。)が判明したときは、以下の処理を行う。

(1)　請求者への連絡

ア　地方厚生局は、修正した答申書、通知書又は対象者一覧表を作成し、地方厚生局内の決裁⁷を受ける。

イ　地方厚生局は、請求者に対し、面談又は電話により以下の事項について説明した後、以下の事項を記載した書類(様式は任意)を添付して、先に送付した答申書(写し)又は通知書(原本)を返送していただく返送用封筒を送付する。先に送付した答申書(写し)又は通知書(原本)を回収した後、修正後の答申書(写し)又は通知書(原本)を送付する。面談又は電話連絡ができない場合は、以下の事項を丁寧に記載した書類(様式は任意)を添付し、返送用封筒に同封する。

・　先に送付した答申書又は通知書に記載誤りがあること

・　修正後の答申書又は通知書を改めて送付すること

・　先に送付した答申書又は通知書を返送いただきたいこと

・　このことによって訂正請求に対する決定が変更することはないこと

ウ　修正後の答申書(原本)又は通知書(写し)、返送された答申書(写し)又は通知書(原本)は、地方厚生局において当該事案の請求書(原本)等と併せて保管する。

――――――――――

⁷　答申書を修正した場合は、地方審議会会長の決裁も受ける必要がある。

(2)　事務センターへの連絡等

地方厚生局は、「答申書等の記載誤りに係る修正報告書」(様式第32号)を作成し、「連絡票Ⅰ(年金記録訂正請求に関する連絡)」(様式第16号)、修正・再作成した答申書、通知書(いずれも写し)又は対象者一覧表に付して、当該事案に係る事務センターに送付する。

また、必要に応じて、厚生労働省ホームページにおいて公表している答申書の差し替えを行う。

3　事蹟システムの入力

1及び2の事務処理に係る情報について、事案整理票又は進捗管理票(第9の5(1)参照)により適宜事蹟システムに入力する。事蹟システムの入力方法については、別に定める。

第8　地方厚生局における審査請求・訴訟に関する事務

1　審査請求に関する事務

(1)　審査請求書の受付

ア　訂正請求に関する処分に係る審査請求は、「審査請求書」(様式第33号)により行い、厚生労働省年金局事業企画課年金記録審査室(以下「審査室」という。)(仮称)がこれを受け付ける。

イ　審査請求書が地方厚生局に提出されたときは、地方厚生局はこれを受領し、審査室へ回送する。その際、ウに掲げる書類の添付の有無を確認し、併せて報告する。

また、審査請求書が誤って年金事務所又は事務センターに提出されたときは、提出先は審査室である旨を案内した上で、審査請求書を審査請求人に返送する。

ウ　審査請求書には、審査請求に係る事案の決定通知書又は却下通知書(いずれも写し)、答申書(写し)、審査請求人の主張を裏付ける証拠がある場合は、当該証拠(写し)を添付する。

(2)　資料の送付等

審査室から審査請求に係る事案の関係資料の送付を依頼されたときは、地方厚生局は、当該事案に係る訂正請求に関する処分((3)において「対象処分」という。)に関する資料一式の写しを送付する。

(3)　裁決の取扱い

ア　地方厚生局は、審査室から裁決書(謄本)の送付を受けたときは、これの受付を行った後、保管する。

イ　裁決の内容が請求容認の場合は、地方厚生局は、速やかに対象処分を取り消し、改めて裁決に沿った訂正請求に関する処分を行い、当該処分の結果について審査請求人及び事務センターに通知する(処分の取消しに関する事務は「第9　その他の事務」の「2　訂正請求に関する処分の取消し」を参照)。裁決に沿った訂正請求に関する処分の請求書等には裁決書(写し)を添付する。

2　訴訟に関する事務

(1)　年金局への報告

地方厚生局は、訂正請求に関する処分に係る訴訟提起、控訴又は上告の連絡を受けたときは、「訴訟報告書(年金記録の訂正決定等に係る訴訟)」(様式第34号)を作成し、訴状、控訴状、上告状、上告受理申立書、係属通知書又は期日呼出状等(いずれも写し)を添付して、審査室に報告する。

(2)　応訴

地方厚生局は、「訟務の手引き」(厚生労働省大臣官房総務課)に基づき、法務局及び審査室と連携・協力し、訟務に当たる。

判決言い渡し日が決まったときは、その旨を審査室に報告する。

(3)　判決言い渡し

ア　判決が言い渡されたときは、地方厚生局は、「判決報告書(年金記録の訂正決定等に係る訴訟)」(様式第35号)を作成し、判決書(写し)を添付して、審査室に報告する。

なお、敗訴判決を受けたときは、上訴の可否についても併せて報告する。

イ　判決が確定したときは、その旨を審査室に報告する。

ウ　請求容認の判決が確定(国側が敗訴)した場合は、地方厚生局は、速やかに当該判決に係る処分を取り消し、改めて判決の内容に沿った訂正請求に関する処分を行い、当該処分の結果について原告(請求者)及び事務センターに通知する(処分の取消しに関する事務は「第9　その他の事務」の「2　訂正請求に関する処分の取消し」を参照)。判決に沿った訂正請求に関する処分の請求書等には判決書(写し)を添付する。

第9　その他の事務

1　訂正請求の取下げ

(1)　取下事案

地方厚生局又は年金事務所は、以下のいずれかの場合に該当するときは、訂正請求が取り下げられたものとする。

(ア)　請求者から取下書が提出された場合

(イ)　請求者の死亡を理由とする取下書が請求者の遺族から提出された場合

(ウ)　第6の1(2)アにより年金事務所において請求書記載の全ての請求期間について請求期間の全部の訂正処理を行った場合

(2)　取下年月日

(1)の場合における取下年月日については、下表のとおりとする。

(3)　取下書の受付

ア　訂正請求の取下げは、取下書により行い、年金事務所又は地方厚生局がこれを受け付ける。

イ　年金事務所又は地方厚生局は、取下書が提出されたときは、これに受付印を押印し、受付年月日を記載する。

ウ　年金事務所又は地方厚生局は、受け付けた取下書に必要事項の記載漏れがないか確認し、事項の記載漏れにより取り下げる事案が特定できない場合は、取下書(原本)を請求者に返送し、取り下げる事案を確認する。なお、取り下げる事案は特定できるが、取下げ理由が記載されていない場合は、取下げ理由欄の「その他」に「レ」印を付し、「未記載」と朱書きすることとし、請求者への返送確認は要しない。

(4)　書類の送付等

ア　年金事務所が取下書を受け付けた場合

(ア)　地方厚生局に事案が送付される前に取下書が提出されたとき

取下書に係る事案が地方厚生局に送付されていない場合は、年金事務所は、当該事案に係る請求書、添付書類及び年金事務所において収集した参考資料(いずれも原本)に取下書(原本)を添付し、事務センターに送付する。事務センターは、年金事務所から取下書(原本)等の送付を受けたときは、「訂正請求書等・事前確認票・訂正請求取下書の送付について」(様式第15号)を付して、地方厚生局に送付する。

(イ)　地方厚生局に事案が送付された後に取下書が提出されたとき

取下書に係る事案が地方厚生局に送付されている場合は、年金事務所は、当該取下書の受付年月日の翌営業日の正午までに地方厚生局及び事務センターへ電話(必要に応じてメール)により連絡をするとともに、取下書(原本)を事務センターに送付する。事務センターは、年金事務所から取下書(原本)の送付を受けたときは、「訂正請求書等・事前確認票・訂正請求取下書の送付について」(様式第15号)を付して、地方厚生局に送付する。

イ　地方厚生局が取下書を受け付けた場合

(ア)　地方厚生局に事案が送付される前に取下書が提出されたとき

取下書に係る事案が地方厚生局に送付されていない場合は、地方厚生局は、当該事案を処理する事務センターに、「連絡票Ⅰ(年金記録訂正請求に関する連絡)」(様式第16号)を付して、受け付けた取下書(原本)を送付する。

当該取下書の送付を受けた事務センターは、当該取下書を当該事案を受け付けた年金事務所に送付し、年金事務所は、ア(ア)に準じて、事務センターを経由して所要の書類を地方厚生局に送付する。

(イ)　地方厚生局に事案が送付された後に取下書が提出されたとき

取下書に係る事案が地方厚生局に送付されている場合は、地方厚生局は(5)の取下げ処理を行う。なお、当該事案について取下書が提出されたことの事務センター及び年金事務所への連絡は、不要とする。

(5)　取下処理及び通知

ア　(4)アに掲げる場合に該当する事案については、地方厚生局は、第1の3(1)イに準じて取下書(原本)に受付印を押印し、受付年月日、受付番号及び地方厚生局名を記載する。

イ　取下書を受け付けた地方厚生局((4)ア又はイにより事務センターから取下書の送付を受けた地方厚生局を含む。)は、取下げとなった事案を特定し、当該事案の処理状況を確認する。なお、確認時点において、既に訂正請求に関する処分が行われている場合であって、取下書の受付年月日が訂正請求に関する処分の処分年月日より前である場合は、訂正請求に関する処分の取消しを行う(訂正請求に関する処分の取消しに関する事務は「2　訂正請求に関する処分の取消し」を参照)。

ウ　取下書が提出された事案について、地方審議会に諮問中である場合は、取下げとなった旨を地方審議会に報告し、第3の2(1)により諮問を取り下げる。また、行政機関等関係団体に資料提供を依頼中である場合は、資料の提供は不要となったことを依頼先に連絡する。

エ　イ及びウの対応が終了した後、事案を取り下げるため、地方厚生局内の決裁を受ける。なお、取下書を提出した請求者又はその遺族は事案の取下げについて承知しているから、取下げに関する通知等は送付しない。

オ　訂正請求の取下げを事務センターに通知するときは、「年金記録訂正請求に係る訂正決定等について」(様式第28号)及び「請求却下・請求取下・処分取消・処理終了対象者一覧表」(様式第28号の2)を付して、取下書(写し)を送付する。

(6)　機構処理事案に係る取下げ

事務センターは、「第6　年金事務所段階における訂正に関する事務」により請求書記載の全ての請求期間について訂正処理を行った場合は、「訂正請求書等・事前確認票・訂正請求取下書の送付について」(様式第15号)を付して、当該機構処理事案に係る事前確認票(写し。様式は日本年金機構で定める。)を地方厚生局に送付する。なお、年金事務所が送付する場合は事務センターを経由して行う。

(7)　事蹟システムの入力及び事案情報の提供・収録

ア　事務センターは、(4)ア(ア)の取下書又は(6)の事前確認票を地方厚生局に送付するときは、取下げとなった事案に係る情報(以下「取下げ事案情報」という。)を受付管理簿から作成し、事蹟システムに保存する。取下げ事案情報の作成及び事蹟システムへの保存方法については、別に定める。

イ　地方厚生局は、事務センターが事蹟システムに保存した取下げ事案情報の収録を行う。なお、収録した結果について「収録処理結果リスト」が出力されるので、送付された取下書その他の書類と照合し、所要の事項が適正に収録されているか確認する。取下げ事案情報の収録方法については、別に定める。

ウ　地方厚生局は、受け付けた取下書の取下年月日及び取下理由について、進捗管理票(第9の5(1)参照)により適宜事蹟システムに入力するとともに、取下処理をした事案に係る情報を作成し、「厚生局処理済み事案情報」として事蹟システムに保存する。事蹟システムの入力方法並びに厚生局処理済み事案情報の作成及び保存方法については、別に定める。

2　訂正請求に関する処分の取消し

(1)　取消事案

地方厚生局は、以下のいずれかの場合に該当するときは、既になされた訂正請求に関する処分の取消しを行う。

(ア)　審査請求の裁決により訂正請求に関する処分を取り消す場合

(イ)　訂正請求に関する処分の処分年月日の前に取下書が提出されていることが判明した場合

(ウ)　訂正請求に関する処分の処分年月日の前に請求者が死亡していることが判明した場合

(エ)　新たな関連資料や周辺事情が判明したこと等に伴う再審議(過去の訂正請求の請求期間の全部又は一部と重複する訂正請求に係る審議を含む。以下同じ。)の答申により、当初の訂正決定又は不訂正決定を取り消す場合

(オ)　訂正請求の却下処分をすべき事案について訂正決定又は不訂正決定を行っていることが判明したことに伴う再審議の答申により、当初の訂正決定又は不訂正決定を取り消す場合

(2)　取消処理

ア　地方厚生局は、既に訂正請求に関する処分をした事案((2)及び(3)において「元事案」といい、既になされた訂正請求に関する処分を「原処分」という。)が(1)に掲げる場合に該当するときは、「処分取消通知書(年金記録の訂正請求に関する処分)」(様式第36号。以下「取消通知書」という。)を作成し、下表に掲げる場合に応じて当該区分の事務処理と併せて、地方厚生局内の決裁を受ける。

イ　(1)(ア)から(ウ)までの場合に該当し、原処分を取り消す場合は、元事案の請求書、添付資料、参考資料等からアの表に掲げる場合に応じた当該区分の事務処理に必要な書類の写しを当該事務処理の請求書等とする。

ウ　取消通知書には、地方厚生局長印及び契印を押印する。

(3)　通知及び連絡

ア　原処分の取消しを請求者に通知するときは、(1)に掲げる場合に応じて下表の区分の通知書を送付する。

イ　原処分の取消しを事務センターに通知するときは、「年金記録訂正請求に係る訂正決定等について」(様式第28号)及び「請求却下・請求取下・処分取消・処理終了対象者一覧表」(様式第28号の2)を付して、アにおいて請求者に送付した通知書(写し)を送付する。

ウ　原処分時に第4の3ウにより元事案に係る事業主に対して「従業員等の厚生年金保険被保険者記録の訂正について」(様式第30号)を送付している場合は、地方厚生局は当該事業主に対して、「従業員等の厚生年金保険被保険者記録の訂正の取消について」(様式第37号)を作成し、送付する。

――――――――――

⁸　当該区分の書類は、請求者の遺族に送付する。

3　請求者の死亡判明による訂正請求処理の終了

(1)　処理終了となる事案

ア　訂正請求に関する処分の処分年月日の前に請求者の死亡が判明した場合は、地方厚生局は、イの場合を除き、当該事案の訂正請求処理を終了する(以下、訂正請求処理の終了を「処理終了」という。)。処理終了年月日は、請求者の死亡年月日とする。

イ　請求者の死亡を理由とする訂正請求の取下書が請求者の遺族から地方厚生局又は年金事務所に提出された場合は、訂正請求が取り下げられたものとする。この場合の取下年月日は、請求者の死亡年月日とする。

(2)　年金事務所における取扱い

訂正請求に関する処分の処分年月日の前に請求者の死亡を確認した場合の年金事務所における取扱いは、以下のとおりとする。

ア　1(4)アに準じて、地方厚生局へ連絡又は所定の書類を送付する。この場合、訂正請求に関する処分の処分年月日の前に請求者の死亡を確認した旨及び請求者の遺族の連絡先を記載した連絡票(様式は日本年金機構で定める。)を添付する。なお、遺族の連絡先が不明の場合は、連絡票にその旨を記載する。

イ　死亡した請求者((2)から(4)までにおいて「当該請求者」という。)の遺族に対し、当該請求者の死亡に伴う未支給年金、遺族年金等の受給権者である遺族は、自己の名で訂正請求をすることができること、改めて地方厚生局から当該請求者の訂正請求について確認の連絡があることを説明する。

(3)　地方厚生局における処理終了処理

ア　請求者の死亡の連絡を受けた地方厚生局(地方厚生局が自ら請求者の死亡を確認した場合を含む。)は、請求書記載の連絡先又は(2)アにより事務センターから送付された連絡票記載の連絡先への電話連絡等により当該請求者の死亡の事実を確認するとともに、(4)アの書類を送付する当該請求者の遺族の住所等を聴取する。

イ　アの確認をするときは、以下の事項を遺族に対して説明するとともに、当該請求者が提出した請求書の写しを付して、遺族が訂正請求する場合の請求書(当該請求者が提出した請求書の地方厚生局の受付番号及び「処理終了」を備考欄に朱書きしたもの)及び当該請求書に添付が必要な書類を記載した案内(様式は任意)を送付する。なお、当該請求者の死亡年月日の後に訂正請求に関する処分がされている場合は、当該訂正請求に関する処分は取り消され、取消通知書を送付する旨を併せて説明する。

(ア)　当該請求者が提出した訂正請求は処理終了とすること

(イ)　当該請求者の死亡に伴う未支給年金、遺族年金等の受給権者である遺族は、自己の名で訂正請求をすることができること

(ウ)　(イ)により遺族が訂正請求する場合、当該請求者の訂正請求に係る調査審議を受け継ぐことができること

ウ　当該請求者の訂正請求を特定の上、当該訂正請求の処理状況を確認し、処理終了とするため、地方厚生局内の決裁を受ける。なお、必要に応じて以下の処理を行う。

(ア)　確認時点において、既に訂正請求に関する処分が行われている場合は、当該処分の取消しを併せて行う(訂正請求に関する処分の取消しに関する事務は「2　訂正請求に関する処分の取消し」を参照)。

(イ)　確認時点において、地方審議会に諮問中である場合は、請求者の死亡により処理終了となった旨を地方審議会に報告する。

(4)　通知及び連絡

ア　当該請求者提出の事案を処理終了とする旨を(3)アにおいて聴取した遺族に連絡するときは、「年金記録の訂正請求に係る処理の終了について」(原本。様式第38号)に請求書(写し)を付して送付する。

イ　当該請求者提出の事案を処理終了とする旨を事務センターに通知するときは、「年金記録訂正請求に係る訂正決定等について」(様式第28号)及び「請求却下・請求取下・処分取消・処理終了対象者一覧表」(様式第28号の2)を付して、「年金記録の訂正請求に係る処理の終了について」(写し)を送付する。

4　事蹟システムの入力及び厚生局処理済み事案情報の提供

地方厚生局は、2及び3の事務処理に係る情報について、進捗管理票(5(1)参照)により適宜事蹟システムに入力するとともに、2(3)イ及び3(4)イの書類を事務センターに送付するときは、地方厚生局において、訂正請求に関する処分の取消し及び処理終了の処理をした事案に係る情報を「厚生局処理済み事案情報」として作成し、事蹟システムに保存する。厚生局処理済み事案情報の作成及び事蹟システムへの保存方法等については、別に定める。

5　事案の進捗管理

(1)　進捗管理票

地方厚生局は、請求書を受け付けたときは「進捗管理票」(様式第39号)を作成した上で、これに事務処理の進捗に関する情報を記載し、事案の進捗状況を明らかにするとともに、事案の進捗状況について適宜事蹟システムに入力する。

(2)　事案警告リスト

地方厚生局管理者は、下表の事案警告リストにより、事案処理の進捗管理を行う。

6　訂正請求に関する書類の管理

ア　事案を以下の3つに分類して管理する。

(ア)　訂正請求に関する処分を行った事案

(イ)　訂正請求が取下げとなった事案

(ウ)　訂正請求の処理が終了した事案

イ　ア(ア)の事案については、請求書、添付資料、参考資料、過去の処分に関する関連資料、答申書、決定通知書(写し)並びに事案整理票及び進捗管理票その他当該事案の処理のために収集した書類一式(ウにおいて「請求書等一式」という。)を事案ごとに調製し、国民年金・厚生年金・脱退手当金の別、第4の1イ及び2イにおいて決定通知書及び却下通知書に記載した事案番号順に、ファイル、ファイルボックス等に編綴する。

ウ　ア(イ)及び(ウ)の事案については、請求書等一式を事案ごとに調製し、ア(イ)・(ウ)の別に、ア(イ)の事案は取下年月日・請求書等の年金事務所の受付年月日順に、ア(ウ)の事案は処理終了年月日・請求書等の年金事務所の受付年月日順に、ファイル、ファイルボックス等に編綴する。

エ　訂正請求に関する処分の取消しに関する事務処理に係る請求書等は、当該事務処理と併せて行う事務処理(2(2)アの表に掲げる場合に応じた当該区分の事務処理)に係る請求書等に添付して編綴する。

オ　第6の2(1)イにおいて事務センターから送付を受けた事前確認票は、国民年金・厚生年金・脱退手当金の別、地方厚生局の受付番号順に、ファイル、ファイルボックス等に編綴する。

カ　編綴した文書は行政文書とし、編綴後、厚生労働省文書管理システムに登録する。なお、同システムの保存先分類は下表のとおりとし、保存期間は、事案が完結した年度⁹の翌年度から10年間とする。