(次官級を除く)

全体評語(課長級以下)

困難度・重要度(課長級以下)

個別評語(業務目標ごとの評語)(課長級以下)

実施要領

Ⅰ　人事評価記録書の作成・送付

実施権者は、評価期間の開始に際し、別紙1の人事評価記録書に、「付属　評価項目及び行動・着眼点一覧表」から職員の職位に対応した評価項目及び行動、着眼点を記載した上で、当該職員に配布するものとする。

Ⅱ　業績評価に係る目標設定等の留意事項

評価者は、別添を参照し、被評価者と業績評価に係る期首面談を行うものとする。

Ⅲ　自己申告における記載事項

被評価者は、評価者から自己申告の指示を受けた後、速やかに人事評価記録書の自己申告欄に以下の事項について記載し、当該人事評価記録書を評価者に提出するものとする。

①　能力評価：評価項目及び行動ごとに自らが該当すると思料する評語及び必要に応じて期中に取った行動事実等

②　業績評価：設定した目標ごとの達成状況、重点事項や特に留意すべき事項等を踏まえどのような役割を果たしたか、又は目標として設定していない事項であっても自らが果たした役割として特記すべき事項(突発事態への対応や研修への取組状況)等

なお、評価者は、評価を行う前に、当該自己申告欄に記載された事項について、必要に応じ、被評価者に確認することができる。

Ⅳ　評価、調整及び確認の実施

1　評価

評価者は、評価者自身が当該評価期間において把握した被評価者の職務遂行状況等を踏まえ、人事評価記録書の評価者欄に、個別評語・全体評語及びそれぞれの評語を付した理由その他参考となる事項(以下「所見」という。)について記載し、調整者に送付する。

＜評価に当たっての留意事項＞

(1)　能力評価

①　個別評語：着眼点として示した事項を参考に、評価項目及び行動に示された職務行動を安定してとることができていたかどうかについて、別紙2の評語等の解説に従って評語を付す。

②　全体評語：評価項目及び行動ごとの評価を踏まえ、別紙2の評語等の解説に従って全体評語を付す。

③　所見：以下の点を参考として記載する。

例えば、評語を付した根拠となる、当該評価期間において職員がその職務遂行に当たって実際に取った具体的な行動及びそれに基づく評価・見解や、今後被評価者が開発すべき能力等や改善を期待する点といった指導・助言の材料となる事項等が考えられる。

(2)　業績評価

①　個別評語：評価者と被評価者の間で設定した目標等がどの程度達成できたか、貢献できたかを判断し、別紙2の評語等の解説に従って評語を付す。なお、評語を付すに当たっては、必要に応じて「困難度」を考慮する。

②　全体評語：目標ごとの評価(必要に応じ、目標ごとの「重要度」の差も考慮)及び目標等以外の業務の達成状況も加味し、総合的に当該評価期間に求められた役割を果たしたかどうかの観点から、別紙2の評語等の解説に従って全体評語を付す。

③　所見：以下の点を参考として記載する。

期首に設定した目標を達成するためのプロセスや質的な到達水準に至るまでの対応及び目標以外の顕著な取組、期中に突発した事案への対応状況や研修等の達成状況及び取組状況等、評価を行うに当たり特記すべき事項や期首に目標設定が困難であることから当該期の業務遂行に当たっての重点事項や留意事項を明らかにしていた場合には、それらを踏まえて業務遂行したか等について被評価者の自己申告の内容も参考にして、所見欄に記載する。なお、当該所見は、被評価者からの申告の有無にかかわらず、評価者において全体評語に反映すべきと考えられる事項について記載する。

2　調整

(1)　調整者は、評価者による各被評価者の評価(下記(2)②イ及び3(3)の再評価を含む。)について、以下の観点から審査を行う。

①　自己の把握する事実と評価者の評価とが大きく食い違っていないか

②　特定部分に重きを置きすぎ、バランスを欠く評価になっていないか

③　全体的な水準から見て、評価の甘辛等の偏りがないか

(2)　審査の結果、能力評価及び業績評価それぞれの全体評語について、以下のいずれかにより調整を行う。

①　不均衡等が見られない場合

評価者と同じ全体評語を調整者欄に記載するとともに、氏名・調整の日付を記載する。

②　不均衡が見られる場合

ア　自ら評価者の評価とは異なる事実等を把握している場合には、調整者欄に自ら全体評語を付すとともに、氏名・調整の日付を記載する。

イ　評価者による評価結果が、特定部分に重きを置きすぎ、バランスを欠いている場合や、全体的な水準から見て甘辛等の偏りがある場合には、評価者に再評価を行わせる。

(3)　調整者は、調整を行うとともに、必要に応じて所見を記載し、人事評価記録書を実施権者に送付する。

3　確認

(1)　実施権者は、調整者による調整(下記(2)及び(3)の再調整を含む。調整者を指定していない場合は、評価者による評価)を審査し、適当と認める場合は、実施権者欄に氏名・確認の日付を記載する。

(2)　調整者による調整が適当でないと認める場合には、調整者に再調整を行わせる。

(3)　苦情処理の結果、評価結果が適当でないと判断された場合には、実施権者は、再び評価者に評価を行わせ又は調整者に調整を行わせた後に、再び(1)の手続を行う。

Ⅴ　特別評価

①　全体評語：評価項目及び行動ごとの評価を踏まえ、別紙2の評語等の解説に従って全体評語を付す。

②　所見：以下の点を参考として記載する。

特別評価においては、その結果が職員を正式任用とするかの判断に用いられることを踏まえ、その判断に資すると考えられる事項を、Ⅳ「評価、調整及び確認の実施」の1(1)③を参考に出来る限り記載する。

Ⅵ　その他

1　評価期間中に職員が異動する場合

(1)　評価者が異動する場合

前任者は、後任者に対して必要な事項を引き継ぐこととし、後任の評価者が評価を行う。具体的な取扱いは、例えば以下のとおり。

①　能力評価

ア　前任者は、期中の被評価者の職務行動でプラス評価又はマイナス評価の材料となる特筆すべきものがある場合には、所見欄に記入する。

イ　前任者は、可能であれば個別評語のほか全体評語を仮記載する。

ウ　後任者は、着任後の期間の被評価者の行動を観察し、申し送り事項がある場合にはそれを参考に、必要に応じ前任者の意見を聴いて、評価を行う。

②　業績評価

ア　前任者は、目標ごとに、それまでの業務の遂行状況に関し把握している事項を所見欄に記載する。

イ　前任者は、既に業務が完結している目標については、可能な限り評語を仮記載する。

ウ　前任者は、目標以外で顕著な取組があった場合には、所見欄に記載する。

エ　後任者は、被評価者の業務内容や目標等の変更を行う場合には、目標変更の面談を行い、業務内容や達成目標を加除訂正させる。また、困難度又は重要度の変更を行う場合には、面談等を通じて、被評価者と認識の共有を図る。

オ　後任者は、個別目標について評語を付けるとともに、目標以外の取組や①ウの申し送り事項を参考に、必要に応じ前任者の意見を聴いて、評価を行う。

(2)　被評価者が異動する場合

①　能力評価

異動前及び異動先の評価者は、(1)①を参考に、評価を行う。

②　業績評価

被評価者は、異動先において評価者と面談を行い、前任者の目標等を参考にするなどし、残期間の目標等を設定する。その際、必要に応じて困難度及び重要度を設定又は変更する。

目標設定が困難な場合は、業務遂行に当たっての重点事項や留意事項等を明確にし、期末に振り返る形で評価することをあらかじめ確認するなど、果たすべき役割の確定を行う。

評価者は、異動前の評価者から被評価者に係る申し送り事項等があれば、それらを勘案して評価を行う。

なお、異動前の評価者による異動先の評価者への申し送りは、例えば以下のとおり。

ア　異動前に立てた目標ごとに、個別評語及び全体評語を仮記載する。(目標等に対し、異動時点での達成度が低い場合もあると思われるが、目標達成に向け、その時点で求められる進捗状況にあるかどうかという観点から評価する。)

イ　目標以外で顕著な取組があった場合には、「2．目標以外の業務への取組状況等」欄に記載する。

2　併任がかかっている職員の場合

例えば、併任先の上司が、併任先の官職に係る人事評価記録書の様式を用いて、参考となる事項として全体評語、個別評語及び所見を仮記載した後に、本務の評価者が、それらの事項を参考として、本務の官職に係る人事評価記録書に全体評語、個別評語及び所見を記載するものとする。

3　留学中の職員の場合

大学等の試験結果、取得単位数等の情報を収集し、それらを総合的に勘案して、能力評価及び業績評価を行うものとする。

4　休職中の職員その他人事管理上配慮が必要な職員の場合

①　定期評価における能力評価又は業績評価の評価期間の全てにおいて休職している職員については、当該定期評価を実施しないものとする。

②　定期評価における能力評価又は業績評価の評価期間において、一定期間休職していた職員については、実際に勤務した期間について評価を行うものとする。

③　心が不健康な状態にあること等により人事管理上配慮が必要と考えられる職員については、自己申告、開示及び面談等の手続については、当該職員に係る健康管理医等の助言等を踏まえ、当該職員の状態に配慮した取扱いをするものとする。

業績評価に係る目標等の設定における留意事項

1　目標等の設定

目標は、当該評価期間において被評価者が果たすべき役割を、明確化・共有化するために目に見える形にするものである。評価者は、目標の設定に当たり、組織目標との整合性や、超過勤務の縮減等の業務をより効率的に行う観点等に留意し、できるだけ具体的に(何を、いつまでに、どのように、どの程度まで)設定することが求められる。

また、職務内容によっては、期首面談の段階で具体的な目標の設定が困難なものもあり、抽象的な記述にならざるを得ない場合もあることから、あらかじめ職務遂行に当たって留意すべき事項等を定めておき、期末時点で被評価者の職務遂行状況を振り返って評価を行うことも考えられる。

以上を踏まえ、目標等の設定に当たっては、以下留意事項を念頭に置きつつ、期首面談に取り組むものとする。

2　評価者の留意事項

①　職位にふさわしい目標か

目標レベルを低位に置いて達成度を上げ、高評価を得ようとすることを回避するため、被評価者が安易な目標に流れないようチェックし、不十分な場合には改善を指導すること。

②　組織目標との整合性がとれているか

被評価者が、組織として目指すべき方向性を考慮しない目標又は安易な目標等に固執する等の場合には、評価者が適正な目標等を定め、本人に伝達すること。

③　抽象的な目標にならざるを得ない場合にどのように評価するか

質的な目標や、到達すべき段階を想定した具体的な目標設定が困難な場合は、例えば、当該評価期間中の職務を進めるに当たっての重点事項や特に留意すべき事項等の当該期間中に意識を集中させるべきポイントを明確化すること。この場合には、期末時点で被評価者の職務遂行状況を振り返り、結果的にどのような職務を成し遂げたか、貢献できたという観点から評価すること。

④　評価補助者を置いた場合には、被評価者の記載した目標が実際の業務分担に照らして適当かどうかについて、助言を求めることができる。

3　困難度・重要度の設定

複数の目標を設定した場合、困難な目標、容易な目標、又は業務上に占めるウェイトの高い目標等様々な目標があり得る。評価を行う際にそれらを考慮することができるよう、必要に応じ、困難度・重要度を設定することができる。

評価者は、困難度・重要度を設定した場合には、人事評価記録書の該当箇所に困難度及び重要度を示す記号を付すものとする。

①　困難度

目標等が、被評価者の属する職位における一般的な目標と比べて困難度が特に高いと認められる場合に「◎」を、一般的な目標と比べて容易に達成が可能な場合には「△」を記載する。特に必要がない場合には記載しない。

困難度の設定に当たっては、

ア　「質」：前例がない新たな業務であること

イ　「量」：通常より著しく莫大な業務量となること

ウ　「速度」：通常要する期間より著しく短期に仕上げる必要がある業務であること等を考慮することが考えられる。

②　重要度

職務上に占めるウェイトが特に高い目標に「◎」を、特に低い目標に「△」を記載する。特に必要がなければ記載しない。

③　設定の仕方等

困難度・重要度は、期首において目標等を確定する際に、評価者においてその要否も含め判断し、設定することを基本とする。評価者は、面談等を通じ、評価者と被評価者の困難度等に関する認識を共有するよう努めることとする。

なお、困難度等は、状況の変化により変わり得るものであるため、期中又は期末にあらためて設定又は変更することもできる。

4　その他

職務内容や被評価者の属する職位により、例えば以下のような目標設定が考えられる。

①　短期で成果が出せない業務

中長期的な成果を意識した上で、当該評価期間中の到達水準を目標とする。

②　期首の段階で具体的(定量的)な目標が定められない業務

期首の目標は抽象的(定性的)とし、期末に振り返って成果を検証する。

③　ルーティン業務

効率化及び業務改善等、当該評価期間における重点事項及び留意事項に着目した目標とする。

④　チームで取り組む業務

個々の役割を明確にする形で細分化し、当該評価期間の取組等にどのように貢献したかを期末に振り返り、成果を検証する。

苦情対応要領

1　苦情相談

(1)　苦情相談員への申出

①　職員は、人事評価について苦情がある場合には、職員の所属する部局等の相談員に、口頭、電話又はメール等によりいつでも相談することができる。

②　ただし、第8条(第12条第2号において準用する場合を含む。)により開示された評価結果に関する苦情については、当該評価結果の開示が行われた日の翌日から起算して1週間以内(閉庁日を除く。)に限り申し出ることができる。

※　職員が併任者である場合、開示された評価結果に関する相談については、本務の所属する相談員に申し出るものとするが、その他の相談については、本務及び併任先の所属する相談員のいずれに対しても申し出ることができる。

(2)　苦情相談員の対応

①　相談員は、苦情を申し出た職員の意向を確認した上で、必要に応じ、評価者に伝達する、改善を促す等適切に対応する。

②　相談員は、苦情相談の結果、職員が納得しない場合には、2(1)②の規定による申出期間に留意し、苦情処理に移行できることを教示する。

2　苦情処理

(1)　苦情処理窓口への申出

①　職員は、第8条(第12条第2号において準用する場合を含む。)の規定により開示された評価結果に関する苦情又は苦情相談では解決できなかった苦情(開示された評価結果に関する苦情を除く。)について、苦情処理窓口に対し、別添1「苦情処理申出書」の様式に従い、苦情を申し出ることができる。

②　ただし、苦情処理への申出は、開示された評価結果に関する苦情については、当該評価結果の開示が行われた日の翌日から起算して1週間以内(閉庁日を除く。)、その他の苦情については、1(2)②の教示を受けた翌日から起算して1週間以内(閉庁日を除く。)に限り申し出ることができる。

※　なお、職員が併任者である場合、開示された評価結果に関する苦情については、本務又は併任先の所属する窓口に申し出るものとする。

③　上記②の開示された評価結果に関する苦情の申出は、当該評価結果に係る評価期間につき1回に限るものとし、職員が当該申出に係る苦情処理の審理結果に納得しない場合でも、再度の申出は認められない。

④　申出書の提出は、直接窓口に持参する方法又は郵便、メール若しくはファックスで窓口に送付する方法等により行う。

⑤　申出は、申し出る職員の意思に基づき、職員本人の名義により行うものとする。本人以外の者が申出書を提出することもできるが、その場合は、窓口の職員が、本人に申出の意思を確認するものとする。

⑥　苦情を申し出る職員は、窓口が事実調査のために行う聴き取りに同席人を希望するか、本人以外の者に聴き取り及び調査等を希望するかについても併せて申し出ることができる。

※　同席人及び本人以外の者からの聴き取り及び調査等については、窓口において、事実関係の確認に必要かどうかが判断される(下記(2)③※参照)。

(2)　苦情処理窓口の対応

①　窓口は、申出書の形式審査を行い、苦情処理の対象でない場合には却下し、要件不備等がある場合には、苦情を申し出た職員に修正の指導等を行う。

②　窓口は、申出を受理する場合には、申し出た職員並びに必要に応じ評価者及び調整者に通知を行い、却下する場合には、申し出た職員にのみ通知を行う。

③　窓口は、事実確認のため、苦情を申し出た職員の外、当該職員の評価者その他の必要があると認める者からの聴き取り及び必要な書類収集等の事実調査を行う。

※　窓口は、聴き取りに際し、事実関係の確認に当たって必要があると判断する場合には、(1)⑥の申出に応じ、申し出た職員の希望する者を同席させ、聴き取り・調査等を行う。この場合、窓口は、同席人数及び発言の制限等を行うことができる。

④　上記③の聴き取りは、面談、電話、メール又は窓口職員による直接訪問等のうち、最も適当と認める方法により行う。なお、事実調査を行う場合は、申し出た職員等の勤務に出来る限り支障を及ぼさないよう、配慮して行うものとする。

⑤　上記③の聴き取りのため窓口に呼び出された職員の対応は、職務として取り扱う。

⑥　窓口は、聴き取りの結果の外、必要な書類等の収集及び取りまとめを行い、事実調査に係る調書を作成し、書面により審理機関に提出する。

(3)　審理機関の対応

①　審理機関は、窓口から提出された調書等に基づき審理を行う。

②　審理機関は、審理の結果を、苦情を申し出た職員の所属する部局等の実施権者に、書面により提出する。

③　実施権者は、審理機関からの審理結果を、別添2「苦情処理結果通知書」の様式に従い、苦情を申し出た職員及び必要に応じ関係者に通知する。

3　その他

(1)　苦情相談及び苦情処理の記録の報告

苦情相談員及び苦情処理窓口は、苦情相談及び苦情処理の具体的な内容を、別添3「苦情相談／苦情処理の申出・記録シート」の様式に従い適宜記録する。実施権者は、所掌する苦情相談員及び苦情処理窓口からの記録をとりまとめ、大臣官房人事課に報告するものとする。

(2)　人事院の苦情相談等への申出についての教示

苦情相談員及び苦情処理窓口は、苦情への対応に際し、苦情の内容が評価結果に基づき決定された任用・給与等に関するもの等である場合には、苦情を申し出た職員に対して、苦情内容に応じ、人事院への苦情相談及び審査請求等ができることを教示する。