(目的)

第１条　この訓令は、事務処理の適正化及び能率化を図るとともに、行政機関の保有する情報の公開に関する法律(平成11年法律第42号。以下「法」という。)及び行政機関の保有する情報の公開に関する法律施行令(平成12年政令第41号)の適正かつ円滑な運用に資するため、社会保険庁(内部部局に限る。以下同じ。)における文書(図画及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)を含む。以下同じ。)の管理について必要な事項を定めることを目的とする。

(定義)

第２条　この訓令において「課」とは、厚生労働省組織規則(平成13年厚生労働省令第1号)の規定により社会保険庁に置かれる課及び課の内部組織であって、総務部総務課長(以下「総務課長」という。)が定めるものをいい、「課長」とは、これらの長をいう。

(文書作成の原則)

第３条　社会保険庁の意思決定に当たっては、文書を作成して行うこと並びに社会保険庁の事務及び事業の実績について文書を作成することを原則とする。ただし、次に掲げる場合については、この限りでない。

(文書取扱いの原則)

第４条　文書は、確実かつ迅速に処理し、かつ、常にその所在並びに処理の経過及び状況を明らかにしておかなければならない。

(文書管理事務)

第５条　総務部長は、社会保険庁における総括文書管理者として、文書の管理に関する規程類の整備、行政文書分類基準表及び行政文書ファイル管理簿の整備、文書の管理に関する事務の指導監督、研修等の実施その他の社会保険庁における文書の管理に関する事務を総括するものとする。

第６条　総務課長は、接受した文書の配布その他のこの訓令に規定する事務を処理し、社会保険庁における文書の管理に関して総務部長を補佐するものとする。

第７条　課長は、社会保険庁における文書管理者として、課としての行政文書分類基準表及び行政文書ファイル管理簿の作成、課の保有する行政文書の保存期間の延長、国立公文書館への移管又は廃棄の措置、課における文書の整理及び保存その他のこの訓令に規定する事務を処理し、課における文書の管理に関する事務を掌理するものとする。

(備付簿冊)

第８条　総務課に次に掲げる帳簿を備える。

(行政文書ファイル管理簿)

第９条　所管課長は、当該課の保有する行政文書ファイル及び行政文書(単独で管理することが適当なものであって、保存期間が1年以上のものに限る。)の管理を適切に行うため、行政文書ファイル管理簿(様式第15号)を厚生労働省LANシステム上のデータベースとして作成するものとする。この場合において、記載すべき事項が不開示情報に該当するおそれがあるときは、当該不開示情報を明示しないよう記載を工夫するものとする。

(文書の接受)

第１０条　社会保険庁に送付された文書の接受は、総務課において行うものとする。ただし、課に直接到達する文書(法第4条第1項に規定する開示請求書等(以下「開示請求書等」という。)を除く。)の接受については、当該課において行うものとする。

(特殊取扱郵便及び使送の接受)

第１１条　総務課において書留郵便、現金書留郵便、配達証明郵便等を接受したときは、書留受領簿に受付年月日、あて先、差出元その他必要な事項を記載し、受領者の押印等を受けるものとする。

(封書の開封)

第１２条　接受した封書は、第14条に規定する場合その他特に必要がある場合を除き、長官、総務部長、運営部長、課長(以下「長官等」という。)又は社会保険庁(総務部若しくは運営部又は課を特定するものを含む。次条において同じ。)あてのものについては総務課長が開封するものとする。

(文書の配布)

第１３条　長官等又は社会保険庁あての文書(親展文書及び開示請求書等を除く。)については、直ちに総務課において、収受印(様式第16号)を押した上、受付番号を記入し、収受台帳に収受の年月日、文書番号、差出元、件名、その他必要な事項を記載し、所管課長に配布するものとする。ただし、当該文書が電子文書である場合にあっては、収受印の押印及び受付番号の記入を要しない。

第１４条　長官等あての親展文書については、直ちに総務課において、収受印を押した上、受付番号を記入し、かつ、親展収受配布簿に収受の年月日、受付番号、宛先、差出元、その他必要な事項を記載し、開封することなく、長官又は総務部長あてのものについては総務課長に、運営部長あてのものについては運営部企画課長に、課長あてのものについては当該課長に、それぞれ配布するものとする。ただし、当該文書が電子文書である場合にあっては、収受印の押印及び受付番号の記入を要しない。

(誤配文書の取扱い)

第１５条　総務課に送達された文書のうち、誤って送達され、又は社会保険庁の所管外である等接受してはならないものがあるときは、直ちに返却、回送その他適切な措置をとるものとする。

(決裁文書の起案)

第１６条　決裁文書の起案は、りん議・決裁システム又は起案用紙(様式第18号)を用いて行い、厚生労働省文書決裁規程(平成13年厚生労働省訓第21号)及び社会保険庁事務処理規程(昭和37年社会保険庁訓第6号)の定めるところに従い、決裁を受けるものとする。

(合議)

第１７条　厚生労働省組織令(平成12年政令第252号)の規定により本省に置かれる大臣官房及び局(以下「部局」という。)の所掌事務に関連する案件について起案したときは、社会保険庁における決裁を終えた後当該部局に合議するものとする。ただし、当該案件について緊急の処理を要する等特別の理由があるときは、社会保険庁の決裁を終える前であっても、当該部局において並行して起案及び決裁を進めることを求めることができる。

(決裁の手続)

第１８条　決裁は、原則として、りん議・決裁システムを使用して行うものとする。ただし、決裁文書を持ち回る必要がある場合その他りん議・決裁システムを使用することが適当でない場合は、起案用紙又はりん議・決裁システムから出力した起案用紙(様式18号の2)の回付により行うことができるものとする。

(決裁文書の持回り)

第１９条　決裁文書が緊急の処理を要するもの、秘密の取扱いを要するもの又は詳細な説明を要するものであるときは、起案者その他の当該起案文書に係る案件について説明する能力を有する職員が携行して決裁を受けることができる。

(決裁文書の修正)

第２０条　決裁文書の修正は、加除訂正により行うものとし、内容の重大な変更にわたる修正については、当該修正に係る部分に修正者が署名又は押印するものとする。

(廃案)

第２１条　決裁文書について、決裁権者が反対の決定をした場合又は決裁権者の決裁を終える前に所管課長が撤回の決定をした場合には、当該決裁文書は廃案とし、起案用紙に「廃案」の表示を朱書きするものとする。

(決裁年月日等の記入)

第２２条　長官等又は社会保険庁の名によって施行する文書について決裁を終えたときは、総務課において、起案用紙にその決裁を終えた年月日その他必要な事項を記入するとともに、発議印(様式第19号)を押した上、文書番号を記入し、発議台帳に件名、決裁を終えた年月日、差出元、宛先その他必要な事項を記載するものとする。

第２３条　大臣、事務次官、官房長又は厚生労働省の名によって施行する文書について決裁を終えたときは、総務課において、合議台帳に件名、決裁を終えた年月日、差出元、宛先その他必要な事項を記載するものとする。

(文書の発送)

第２４条　社会保険庁から発送する文書(電子文書であるものを除く。)は、特別の理由がある場合を除き、総務課において発送するものとする。

(発送文書の取扱い)

第２５条　所管課においては、第22条第1項及び第23条の規定による記入及び記載を終えた決裁文書(以下この章において「決裁済文書」という。)で発送を要するものについて、浄書及び照合を行い、発送する文書(以下この章において「発送文書」という。)を作成し、公印及び契印の押印を行った後、決裁済文書に発送文書を添えて総務課に送付するものとする。

第２６条　前条第1項の規定による文書の発送の手続が終了したときは、総務課においては、決裁済文書の起案用紙に当該発送文書の送付の年月日を記載し、所管課に返送するものとする。

(公印及び契印の省略)

第２７条　第25条第1項の規定にかかわらず、厚生労働省内部部局(施設等機関及び地方支分部局を含む。)、本庁内部部局、施設等機関若しくは地方支分部局又は中央労働委員会に送付する発送文書(電子文書であるものを除く。)については、発信者名の下に「(公印省略)」の文字を付記することにより、公印及び契印の押印を省略することができる。

(官報原稿の送付)

第２８条　所管課においては、告示その他公示を要する案件で官報に掲載する必要があるものについて決裁が終わったときは、浄書及び照合を行い、官報に掲載する原稿(以下この条において「官報原稿」という。)を作成し、当該官報原稿に決裁済文書を添えて、総務課に送付するものとする。

(訓令)

第２９条　所管課においては、訓令の決裁が終わったときは、決裁済文書を総務課に送付しなければならない。

(行政文書の保存期間)

第３０条　行政文書は、次の各号に掲げる文書の区分に応じ、それぞれ当該各号に定める期間保存するものとする。

第３１条　次の各号に掲げる行政文書にあっては、前条第1項の期間が満了する日後においても、その区分に応じ、それぞれ当該各号に定める期間保存するものとする。この場合において、一の区分に該当する行政文書が他の区分にも該当するときは、それぞれの期間が満了する日のいずれか遅い日までの間保存するものとする。

(写しの特例)

第３２条　行政文書の写しは、前2条の規定にかかわらず、適宜整理することができる。

(行政文書の保存方法)

第３３条　行政文書は、組織としての管理が適切に行い得る専用の場所において、行政文書以外の文書と明確に区分して、保管するものとする。

(行政文書ファイルの整理)

第３４条　所管課長は、当該課の保有する行政文書の適切な保存のため、当該課の事務及び事業の性質、内容等に応じて、行政文書分類基準表を定めるものとする。

(行政文書ファイルの保存場所)

第３５条　保存期間が30年、10年及び5年の行政文書ファイルは完結後3年間は所管課、3年を経過した日後は総務課、保存期間が3年及び1年の行政文書ファイルは所管課において保存するものとする。

(保存ファイルの引継ぎ)

第３６条　課長は、保存期間が3年を超える行政文書ファイルについてその完結の日が属する年度の翌年度の初日から起算して3年を経過したときは、当該3年を経過した日が属する年度の6月末日までに、総務課保存ファイルを取りまとめ、総務課長に引き継ぐものとする。

第３７条　総務課長は、引き継がれたファイルを別に定める行政文書分類基準表に従って保存するとともに、行政文書ファイル管理簿を調製するものとする。

(保存期間満了後のファイル保存)

第３８条　保存期間が満了した行政文書ファイルについては、総務課保存ファイルにあっては総務課長が所管課長と協議して、所管課保存ファイルにあっては所管課長がなお保存を要するものと認める場合は、行政文書ファイル管理簿を調製の上、当該保存期間を超えて保存するものとする。この場合において、当該保存期間を超えて保存する期間(次項及び次条において「延長保存期間」という。)は、総務課保存ファイルにあっては当該協議の際に定める期間、所管課保存ファイルにあっては当該所管課長が定める期間とする。

(保存ファイルの廃棄)

第３９条　保存期間(前条の規定により保存期間を延長した場合にあっては、延長保存期間。次条第1項及び第42条において同じ。)を満了した行政文書ファイルについては、前条の規定により延長保存するもの及び第42条の規定により国立公文書館に移管するものを除き、総務課保存ファイルにあっては総務課長が所管課長に協議して、所管課保存ファイルにあっては所管課長が、それぞれ廃棄処分に付するものとする。

第４０条　所管課長は、総務課保存ファイル又は所管課保存ファイルを保存期間が満了する前に特別の理由により廃棄しようとするときは、廃棄することについて長官の承認を得、行政文書ファイル管理簿を調製するとともに、総務課保存ファイルにあっては総務課長から引き継ぎ廃棄処分に付するものとする。

第４１条　廃棄処分に当たっては、行政文書の内容に応じた適切な措置を講ずるものとし、当該行政文書に不開示情報が記録されているときは、当該不開示情報が漏えいしないようにするものとする。

(国立公文書館への移管)

第４２条　行政文書のうち当該行政文書が属する行政文書ファイルの保存期間が満了したものについては、総務課保存ファイルにあっては総務課長が所管課長と協議して、所管課保存ファイルにあっては所管課長が国立公文書館で保存することが適当であると認める場合は、行政文書ファイル管理簿を調製の上、国立公文書館に移管するものとする。

(貸出手続)

第４３条　社会保険庁の職員が行政文書ファイルの貸出しを受けようとするときは、総務課保存ファイルにあっては総務課長に、所管課保存ファイルにあっては当該所管課の長に申請するものとする。

(貸出ファイルの返却)

第４４条　総務課長又は所管課長から総務課保存ファイル又は所管課保存ファイルの返却の請求があったとき、又は貸出しを受けた者に転職、免職等の事由があったときは、速やかに返却するものとする。

(貸出ファイルの取扱い)

第４５条　貸出しを受けた総務課保存ファイル又は主管課保存ファイルは、本庁外に持ち出してはならない。ただし、総務課保存ファイルについては総務課長の、所管課保存ファイルについては所管課長の許可を受けたときは、この限りでない。

(秘密文書)

第４６条　その内容について秘密保全を要する文書(以下「秘密文書」という。)は、その内容の秘密保全の必要度に応じて、次のように区分するものとする。

(秘密文書の指定等)

第４７条　秘密文書の指定は、前条第1号の極秘については総務部長又は運営部長が、前条第2号の秘については課長が行うものとする。

(秘密文書の表示)

第４８条　秘密文書には、極秘又は秘の区分、秘密取扱期間及び作成課名を表示するものとする。

(秘密文書の登録)

第４９条　秘密文書については、課長が管理する秘密文書管理簿に文書番号、配布先その他必要な事項を記載するものとする。

(秘密文書の保存)

第５０条　秘密文書は、第36条の規定にかかわらず、所管課において保存するものとする。

(秘密文書の複製)

第５１条　極秘文書は、複製してはならない。

(秘密文書の発送)

第５２条　極秘の文書の発送は、密封の上、秘密文書の取扱責任者(指定者が指定する当該秘密文書の保管、出納等を行う者をいう。)又はその指定する者が携行することにより行うものとする。

(秘密文書の廃棄)

第５３条　秘密文書の廃棄は、秘密文書の取扱責任者が焼却その他復元不可能な方法により行うものとする。

(他の行政機関の秘密文書の取扱い)

第５４条　他の行政機関より接受した秘密文書については、当該秘密文書を発した行政機関における秘密文書の取扱いを尊重し、この訓令の定めるところにより秘密保全の取扱いを行うものとする。

(文書番号の更新)

第５５条　この訓令に規定する文書番号については、毎日更新するものとする。

(指導監督)

第５６条　総務部長は、文書の適正な管理について必要があると認めるときは、課長に対し文書の管理の状況について報告を求め、又は実地に検査することができる。

(研修)

第５７条　総務部長は、社会保険庁の職員の文書管理事務に係る能力及び能率の向上を図るため、研修を行うものとする。

(施設等機関、地方支分部局)

第５８条　施設等機関、地方支分部局の文書管理については、その長が、それぞれこの訓令に準じて総務部長と協議して定めるものとする。

(適用除外)

第５８条の２　社会保険庁事務処理規程第9条第2項の規定に基づく代決により決裁を終えた文書については、第18条第2項、第22条、第4章及び第5章の規定は適用しない。ただし、同文書の作成に当たっては、施行年月日及び文書番号を付するものとし、文書番号に第22条第2項に規定する発簡記号を付するものとする。

(図画及び電磁的記録の管理の特則)

第５９条　図画及び電磁的記録の管理については、この訓令によるほか、この訓令によることができないか、又はこの訓令によることが適当でない事項については、総務部長が定めるところによる。

(開示請求書等の管理の特則)

第６０条　開示請求書等及び開示決定通知書等の管理については、この訓令によるほか、総務部長が定めるところによる。

(他の法令との関係)

第６１条　行政文書の管理に関しこの訓令に規定する事項について、他の法律及びこれに基づく命令に特別の定めがある場合は、その定めるところによる。

(文書管理の細目)

第６２条　この訓令に定めるもののほか、社会保険庁の文書の管理に関する必要事項は、総務部長が定めるものとする。