(公印省略)

記

第1　免除等申請書の入力処理の原則

被保険者から提出された国民年金保険料免除・納付猶予申請書及び国民年金保険料学生納付特例申請書(以下「免除等申請書」という。)若しくは継続申請が承認されている者に係る継続審査用免除・納付猶予申請書の審査に当たっては、可能な限り機械的に審査を行うことによって審査誤りを防止するため、すべての免除等申請書は社会保険事務局事務センターにおいて、OCR帳票(所得額を記入する帳票であり、「所得無し」帳票は使用しないこと。)により、OCR装置から入力すること。

なお、エラーとなった場合の再入力処理及び申請が重複している場合や申請に係る形式的な要件に不備がある場合等の所得審査によらない却下の入力処理においては、社会保険事務局事務センターにおいて窓口装置からの入力を可能とする。

ただし、エラーとなった場合の再入力処理については、「数値計算(届書コード：634)」により所得審査を必ず行い、その画面を印字すること。

第2　具体的な取扱について

1　被保険者から申請があった場合の入力処理等の流れ

(1)　社会保険事務所における事務処理

①　被保険者から免除等申請書を受け付けた場合は、受付印を押印の上、「免除・納付猶予申請書受付管理簿」(別添　様式1―1)及び「学生納付特例申請書受付管理簿」(別添　様式1―2)(以下、「免除等受付管理簿」という。)に受付日等を記入すること。

②　受付が終了した免除等申請書は、2名以上の者が記載事項等の確認を行い、その確認者を明確にした上で「免除・納付猶予・学生納付特例申請書市町村回付決裁伺」(別添　様式2―1)により所長の決裁を受け、市町村に回付すること。

③　市町村から免除等申請書が回付された場合は、免除等申請書に受付印を押印し、免除等受付管理簿に受付日等を記入すること。

④　受け付けた免除等申請書が法令・通知に則った適正なものであることを2名以上の者が確認を行い、その確認者を明確にすること。

⑤　確認が終了した免除等申請書は、「免除・納付猶予申請書受付審査決裁伺」(別添　様式2―2)、「学生納付特例申請書受付審査決裁伺」(別添　様式2―3)により所長までの決裁を受けること。決裁伺には、2名以上の確認者が確認した項目に自ら署名(以下単に、「署名」という。)を行い、最終決裁者である所長は、免除等申請書の審査を2名以上の者で行っていることを確認すること。

また、以後の処理は、決裁を受けた免除等申請書毎に処理を進め、処理終了後は決裁伺毎に保存すること。

なお、処理の途中で被保険者等に返戻する必要が生じた場合は、返戻の控を添付しておくこと。

⑥　審査の決裁が終了した免除等申請書は、免除等受付管理簿に回付日等を記入の上、社会保険事務局事務センターへ回付すること。

(2)　社会保険事務局事務センターにおける事務処理

①　社会保険事務所から免除等申請書を受け付けた場合は、免除・納付猶予申請書受付審査決裁伺等に受付印を押印の上、「免除・猶予申請書受付管理簿［事務局事務センター］」(別添　様式1―3)及び「学生納付特例申請書受付管理簿［事務局事務センター］」(別添　様式1―4)(以下、「免除等受付管理簿［事務局事務センター］という。」)に受付日等を記入すること。

②　社会保険事務所から回付された免除等申請書が法令・通知に則った適正なものであることを確認すること。

③　免除等申請書の情報をもとにOCR帳票を作成し、読み合わせにより転記誤りがないことを確認の上、OCR装置から入力すること。

この場合、使用するOCR帳票は「所得あり」以外は使用しないこと。

④　OCR装置による入力が終了したときは、入力結果一覧表等により入力結果を確認するとともに、エラーとなったものについて、エラーとなった原因の補正を行い、OCR装置又は窓口装置から免除等申請書の再入力処理を行うこと。

なお、エラーとなった件数が多い等の理由により、エラーとなったものを別の束として処理を進めることが、事務処理を行う上で効率的である場合は、エラー分を別の束として次のとおり処理を行うこと。

(ア)　エラー分を別の束として処理を進める場合は、「免除・納付猶予申請書・学生納付特例申請書入力処理管理簿」(様式2―4)の束番号欄に束番号を付し、5の欄に、「エラー分別処理」の表示と束番号に枝番号を付した「エラー分の束番号」及び「エラー件数」を明記すること。

(イ)　「免除・納付猶予申請書受付審査決裁伺」、「学生納付特例申請書受付審査決裁伺」及び「免除・納付猶予申請書・学生納付特例申請書入力処理管理簿」の写しを作成し、上記(ア)で作成したエラー分の束に添付すること。

(ウ)　エラー分を再入力する際は、再度エラーとならないように被保険者記録等を十分確認すること。

(エ)　エラー分の再入力について窓口装置から入力処理を行う場合は、「数値計算(届書コード：634)」を行い、判定結果を画面印字し、「免除・納付猶予申請書・学生納付特例申請書入力処理管理簿」に添付すること。

また、管轄外の住所地へ転出していることが判明した場合は、旧住所地を管轄する社会保険事務所において、手作業により免除区分の審査及び免除承認通知書等の作成を行い、被保険者へ通知すること。(「3　転出者の取り扱いについて」参照)

⑤　入力処理の件数は、社会保険事務所毎に免除等日報内訳件数表(別添　様式3)を作成し、入力結果一覧表及び処理件数表(日報)と突合すること。

⑥　「免除・納付猶予・学生納付特例入力処理管理簿」(別添　様式2―4)に2名以上の確認者が確認した項目毎に署名し、免除等申請書、処理件数表(日報)の写、免除等日報内訳件数表、入力結果一覧表、承認通知書発行一覧表、却下通知書発行一覧表、エラーリスト及び数値計算の画面印字を添付の上、局長の処理状況の確認決裁(以下、「確認決裁」という。)を受けること。

⑦　局長の確認決裁が完了したときは、免除等受付管理簿［事務局事務センター］に回付日等を記入し、免除等申請書、処理件数表(日報)の写、免除等日報内訳件数表、承認通知書発行一覧表、却下通知書発行一覧表、エラーリストの写し及び入力結果一覧表を社会保険事務所へ回付すること。

(3)　社会保険事務所における事務処理

①　社会保険事務局事務センターから入力処理が終了した免除等申請書等が回付されたときは、免除等受付管理簿に受付日等を記入すること。

②　免除等申請書、処理件数表(日報)の写、免除等日報内訳件数表、承認通知書発行一覧表、却下通知書発行一覧表、エラーリストの写し及び入力結果一覧表の件数を2名以上の者が確認を行い、「免除・納付猶予・学生納付特例承認等決裁伺」(別添　様式2―5)に確認者が確認事項毎に署名した上で所長までの決裁を受けること。

③　決裁終了後、「免除承認通知書等発送依頼書」(別添　様式4)を作成し、決裁の写しを添付の上、社会保険事務局事務センターに免除承認通知書等の発送を依頼すること。

なお、却下通知書及び多段階免除該当者の承認通知書を戸別訪問により送達する場合は、当該通知書を社会保険事務所へ送付するよう免除承認通知書等発送依頼書に明記すること。

④　免除等申請書の審査結果は、市町村に承認通知書発行者一覧表及び却下通知書発行者一覧表の写しを送付することにより通知すること。

⑤　処理完了後の免除等申請書は、決裁伺毎に保存すること。

なお、エラー分を別の束で処理した場合は、エラー分の処理完了後に元の束に戻す又はエラー分の束だけで取りまとめて保管するなど、後日処理状況の確認が必要となった場合に容易に確認が行えるような方法で保存すること。

(4)　社会保険事務局事務センターにおける事務処理

社会保険事務所からの依頼に基づき免除承認通知書等の発送を行うこと。

なお、免除承認通知書等発送依頼書に却下通知書及び多段階免除該当者の承認通知書を戸別訪問により送達する記載がある場合は、該当する承認通知書等を社会保険事務所へ送付すること。

2　免除・納付猶予取消申請書及び学生納付特例不該当届の入力処理等について

(1)　社会保険事務所における事務処理

①　被保険者から国民年金保険料免除・納付猶予取消申請書又は国民年金保険料学生納付特例不該当届(以下「免除取消等申請書」という。)を受け付けた場合、又は市町村から回付された場合は、受付印を押印の上、「免除・納付猶予取消申請書受付管理簿」(別添　様式1―5)及び「学生納付特例不該当届受付管理簿」(別添　様式1―6)に受付日等を記入すること。

②　受け付けた免除取消等申請書が法令・通知に則った適正なものであることを2名以上の者が確認を行い、その確認者を明確にすること。

③　確認が終了した免除取消等申請書は、免除・納付猶予申請書受付審査決裁伺及び学生納付特例申請書受付審査決裁伺により所長までの決裁を受けること。決裁伺には、2名以上の確認者が確認した項目に署名し、最終決裁者である所長は、免除取消等申請書の審査を2名以上の者で行っていることを確認すること。

④　審査の決裁が終了した免除取消等申請書は、免除取消等受付管理簿に回付日等を記入の上、社会保険事務局事務センターへ回付すること。

(2)　社会保険事務局事務センターにおける事務処理

①　社会保険事務所から免除取消等申請書を受け付けた場合は、「免除・納付猶予取消申請書受付管理簿［事務局事務センター］」(別添　様式1―7)及び「学生納付特例不該当届受付管理簿［事務局事務センター］」(別添　様式1―8)(以下「免除取消等受付管理簿［事務局事務センター］」という。)に受付日等を記入すること。

②　社会保険事務所から回付された免除取消等申請書が法令・通知に則った適正なものであることを確認すること。

③　窓口装置から免除取消等申請書の入力処理を行い、入力結果を確認すること。

また、管轄外の住所地へ転出していることが判明した場合は、旧住所地を管轄する社会保険事務所において、手作業により取消承認通知書等の作成を行い、被保険者へ通知すること。(「3　転出者の取り扱いについて」参照)

④　入力処理の件数は、社会保険事務所毎に免除等日報内訳件数表を作成し、入力件数の合計と処理件数表(日報)の件数を突合すること。

⑤　免除・納付猶予・学生納付特例入力処理管理簿に2名以上の確認者が確認した項目毎に署名し、免除取消等申請書、処理件数表(日報)の写、免除等日報内訳件数表、承認取消通知書発行一覧表及び処理結果リストを添付の上、局長の確認決裁を受けること。

⑥　局長の確認決裁が完了したときは、免除取消等受付管理簿［事務局事務センター］に回付日等を記入し、免除取消等申請書、処理件数表(日報)の写、免除等日報内訳件数表、承認取消通知書発行一覧表を社会保険事務所へ回付すること。

(3)　社会保険事務所における事務処理

①　社会保険事務局事務センターから入力処理が終了した免除取消等申請書が回付されたときは、免除取消等受付管理簿に、受付日等を記入すること。

②　免除取消等申請書、処理件数表(日報)の写、免除等日報内訳件数表、取消承認通知書発行一覧表の件数を2名以上の者が確認を行い、免除・納付猶予・学生納付特例承認決裁伺に確認者が確認事項毎に署名した上で所長までの決裁を受けること。

③　決裁終了後、免除承認通知書等発送依頼書を作成し、決裁の写しを添付の上、社会保険事務局事務センターに取消承認通知書の発送を依頼すること。

④　免除取消等申請書の審査結果は、市町村に取消承認通知書発行一覧表の写しを送付することにより通知すること。

(4)　社会保険事務局事務センターにおける事務処理

社会保険事務所からの依頼に基づき取消承認通知書の発送を行うこと。

3　転出者の取り扱いについて

免除・納付猶予又は学生納付特例の申請、免除・納付猶予取消の申請若しくは学生納付特例不該当の届出を行った後に被保険者が管轄外の住所地に転出した場合の取扱は、次のとおりとする。

(1)　社会保険事務局事務センターにおいてOCR帳票(免除・納付猶予取消申請又は学生納付特例不該当届は窓口装置)により入力した結果、被保険者が管轄外の住所地に転出したためエラーとなった場合は、旧住所地を管轄する社会保険事務所(以下「旧管轄事務所」という。)が手作業により免除等の審査を行い、承認通知書等を作成すること。

(2)　旧管轄事務所は、免除等の審査終了後、転出先の住所地を管轄する社会保険事務局事務センターへ「免除等入力処理依頼書」(別添　様式5)、申請書の写し及び承認通知書等の写しを送付すること。

(3)　免除等入力処理依頼書等を受け付けた社会保険事務局事務センターは、他の免除等申請書と同様にOCR帳票により入力を行い、「免除等入力処理完了連絡票」(別添　様式5)を依頼のあった旧管轄事務所へ送付すること。なお、OCR入力により作成される承認通知書等は旧管轄事務所長名にならないため使用せず破棄すること。

(4)　免除等入力処理完了連絡票の送付を受けた旧管轄事務所は、審査結果を確認し、承認通知書等を被保険者に送付すること。

4　市町村からの免除等申請書の回付先について

市町村が受理した免除等申請書の回付先は、原則、管轄社会保険事務所であるが、市町村と調整の上、直接、社会保険事務局事務センターへ回付することを可能とし、その取り扱いは以下のとおりとすること。

(1)　免除等申請書の取り扱い

免除等申請書が市町村から社会保険事務局事務センターに直接回付されたときは、1の(2)から(4)に準じて処理を行うこと。

この場合において、1の(2)の①及び②中「社会保険事務所」とあるのは「市町村」と、1の(2)の⑦中「社会保険事務所」とあるのは「免除等申請書を回付した市町村を管轄する社会保険事務所」と読み替えること。

(2)　免除取消等申請書の取り扱い

免除取消等申請書が市町村から社会保険事務局事務センターに直接回付されたときは、2の(2)から(4)に準じて処理を行うこと。

この場合において、2の(2)の①及び②中「社会保険事務所」とあるのは「市町村」と、2の(2)の⑥中「社会保険事務所」とあるのは「免除取消等申請書を回付した市町村を管轄する社会保険事務所」と読み替えること。

5　継続申請の取扱について

(1)　免除等の継続申請に係る事務の取扱については、「申請全額免除等の継続申請に係る事務の取扱いについて(平成18年3月23日庁保険発第0323001号)」により取り扱っているが、継続申請者の申請書(同通知の別紙様式1をいう。以下同じ。)が市町村から回付された場合の入力処理(磁気媒体による場合を除く)については、同通知の第2の4の(2)にかかわらず、窓口装置からの入力は行わないこととし、1に準じて処理を行うこと。

この場合において、「免除等申請書」とあるのは「継続申請者の申請書」と読み替えること。

(2)　継続免除申請の申請書を社会保険事務局事務センターにおいてOCR帳票(免除・納付猶予取消申請又は学生納付特例不該当届は窓口装置)により入力した結果、被保険者が管轄外の住所地に転出したためエラーとなった場合は、窓口装置を確認し、住所変更日が7月1日以降の場合は、3に準じて処理すること。

また、住所変更日が6月30日以前の場合は、申請書を新住所地を管轄する社会保険事務所に回付し、新住所地を管轄する社会保険事務所は、1に準じて処理を行うこと。

(3)　市町村との所得情報の交換を磁気媒体により行う場合であって、社会保険事務局事務センターにおいて磁気媒体の集信処理を行った結果、エラーとなったもののうち、被保険者、市町村又は社会保険事務所へ返送する必要がないものは、エラーとなった原因の補正を行い、OCR装置又は窓口装置から免除等申請書の再入力処理を行うこと。

6　過去の免除記録に係る補正について

(1)　社会保険事務所における事務処理

①　免除承認記録について補正が必要な場合は、「国民年金保険料関係記録訂正・追加・取消処理票」を起票すること。

②　起票した国民年金保険料関係記録訂正・追加・取消処理票にその根拠となる書類を添えて所長の決裁を受けること。

③　「免除記録補正処理管理簿」(別添　様式1―9)に社会保険事務局事務センターへの回付日、件数を記入し、国民年金保険料関係記録訂正・追加・取消処理票及び添付書類を社会保険事務局事務センターへ回付すること。

(2)　社会保険事務局事務センターにおける事務処理

①　社会保険事務所から国民年金保険料関係記録訂正・追加・取消処理票が回付された場合は、「免除記録補正処理管理簿［事務局事務センター］」(別添　様式1―10)に受付日等を記入すること。

②　入力処理に当たっては、回付された国民年金保険料関係記録訂正・追加・取消処理票により処理を行うことの必要性を十分確認すること。

③　窓口装置から国民年金保険料関係記録訂正・追加・取消処理票の入力を行い、入力結果を確認すること。

④　入力結果については、「不正事故防止のための点検事項並びに指定届書及び特定届書の指定について(平成18年3月30日庁文発第0330003号)」に基づき、指定届書処理結果リスト等と届書原議の突合を行うとともに、処理件数表(日報)により入力処理件数の確認を行い、免除等日報内訳件数表を作成し、局長の決裁を受けること。

⑤　免除記録補正処理管理簿［事務局事務センター］に回付年月日、回付件数等を記入し、国民年金保険料関係記録訂正・追加・取消処理票の写し、処理件数表(日報)の写、免除等日報内訳件数表及び指定届書処理結果リスト等の写しを社会保険事務所へ回付すること。

(3)　社会保険事務所における事務処理

免除記録の補正処理が終了し、関係書類が送付されたときは、免除記録補正処理管理簿に受付年月日、件数等を記入し、窓口装置により補正処理の内容の確認を行うこと。

7　処理件数表(日報)等について

社会保険事務所は、処理件数表(日報)及び処理件数表(月報)を2部取得し、一部を社会保険事務局へ送付すること。

社会保険事務局長は、社会保険事務所において免除等の入力処理が行われていないか、また、社会保険事務局事務センターの処理件数表(日報)及び処理件数表(月報)により免除等の入力又は取消の処理件数が過大でないか、特に取消件数が通常の月と比して異常でないか確認すること。

8　入力処理の規制について

平成18年9月1日より、別添1「入力規制対象届書一覧」の届書は、「業務Ⅰカード」以外の業務カードによる入力処理を規制したこと。

そのため、エラー分の再入力に伴い、入力規制対象届書一覧の届書を入力する必要が生じた場合は、社会保険事務局事務センターにおいて、システム運用責任者又はシステム運用補助者(以下「システム運用者」という。)が入力すること。

また、システム運用者による入力が困難な場合は、システム運用者が立ち会いのもと、他の職員が入力することは可能とするが、その場合は必ず事蹟を残すこと。