(公印省略)

なお、「社会保険オンラインシステムに係る業務処理の取扱い」については社会保険業務センターから、別途通知することとしているので申し添える。

記

第1　事務の取扱い

1　送付対象者

未統合記録と年番記録との名寄せ(氏名・性別・生年月日の三項目によるコンピューター上での突合せ)及び期間重複チェック(加入期間の重複状況のチェック)の結果、記録が結び付く可能性のある年金受給者(国民年金法及び厚生年金保険法の規定に基づく年金給付を受けている者(支給停止中の者を含む。)をいう。以下同じ。)、被保険者(国民年金及び厚生年金保険の被保険者、国家公務員共済組合、地方公務員等共済組合の組合員及び私立学校教職員共済制度の加入員をいう。以下同じ。)及び被保険者であった者を送付の対象とする。

ただし、次に該当する者は送付の対象としない。

(1)　名寄せされた未統合記録のすべてが以下に該当する者

①　全期間脱退手当金を受給している記録

(注)被保険者及び被保険者であった者については、昭和36年4月より後に脱退手当金が支払われているものは送付対象とする。

②　国民年金加入期間の保険料納付記録が全て未納である記録

③　外国人脱退一時金が支払われている記録

④　死亡一時金が支払われている記録

(2)　未統合記録において被保険者期間中に死亡していることが判明した者

(3)　年番記録において被保険者期間中に死亡していることが判明した者

(4)　年番記録において年金受給期間中に死亡していることが判明した者

(注)遺族年金受給者については、亡くなられた被保険者の加入記録を送付する。

(5)　外国に居住している被保険者

(6)　国民年金記録に居所未登録者表示が収録されている者

なお、国民年金記録に特定者表示が収録されている者については、管轄する社会保険事務局へ一括して送付するので、被保険者の実情に応じた方法で送達すること。

2　名寄せ及び期間重複チェック

未統合記録と年番記録との名寄せは、段階的に、第一次名寄せ及び第二次名寄せに分けて実施(第二次名寄せはさらに二段階に区分して実施)し、それぞれ期間重複チェックを行う。(詳細は別添1及び2を参照)

(1)　第一次名寄せ

氏名・性別・生年月日の三項目の一致をコンピューター上で確認し、年番記録に結び付く可能性のある記録を特定する(カナ氏名の濁点の有無や漢字氏名の新旧字体については一致条件を緩和)。

(2)　第二次名寄せ

次のとおり、二段階に分けて実施する。

①　第一段階

性別の不一致や生年月日の前後1日を許容するなど一致条件を緩和して、コンピューター上で年番記録に結び付く可能性のある記録を特定する。

②　第二段階

元号を生年月日の一致条件から除外するとともに、氏名の「ソ→ン」、「シ→ツ」や「フルヤ・フルタニ」、「サチコ・ユキコ」などの丸めを行うよう一致条件をさらに緩和して、コンピューター上で年番記録に結び付く可能性のある記録を特定する。

(3)　期間重複チェック

名寄せを行った後、コンピューター上で未統合記録と年番記録との期間重複チェックを行い、その結果、次に該当するものを送付の対象外とする。

①　年金受給者(第一次名寄せ分)

未統合記録と年番記録が完全重複しているもの

②　被保険者(第一次名寄せ及び第二次名寄せ分)及び年金受給者(第二次名寄せ分)

未統合記録と年番記録が完全重複しているもの

未統合記録と年番記録の一部(12か月超)が重複しているもの

3　送付文書

対象者に送付する「ねんきん特別便」及び同封書類は次のとおりとする。ただし、年金受給者については、社会保険事務所等(地方社会保険事務局事務室及び年金相談センターを含む。以下同じ。)での手続きを基本とし、返信用封筒は同封しない。

なお、社会保険事務所等への来訪が困難な場合には、「ねんきん特別便」の送付に合わせて設置する「ねんきん特別便専用ダイヤル」において、郵送による社会保険事務所等への手続方法について案内することとする。

(1)　「ねんきん特別便　年金記録のお知らせ」

①　年金受給者(別添3―1)

受給権者原簿で管理している年金の算定の基礎となった加入履歴及び加入期間を表示する(併せて厚生年金基金の加入履歴及び加入期間と合算対象期間を表示する)。

②　被保険者及び被保険者であった者(別添3―2)

基礎年金番号で管理している被保険者及び被保険者であった者の加入履歴及び加入期間を表示する(併せて厚生年金基金の加入履歴及び加入期間を表示する)。

(2)　「年金加入記録照会票及び確認はがき」(別添4―1及び4―2)

(3)　説明用リーフレット(別添5―1及び5―2)

(4)　返信用封筒(別添6)

4　送付後の事務処理

(1)　年金受給者に係る事務処理

年金加入記録に訂正がない場合は、「確認はがき」の「①訂正がない」を○で囲み社会保険業務センター(以下「業務センター」という。)に返信していただき、また、年金加入記録に訂正がある場合は、その訂正等の内容を「年金加入記録照会票及び確認はがき」(以下「照会票」という。)に記入の上、最寄りの社会保険事務所等において手続きしていただくこととしているが、これに係る事務処理は次のとおりとする。

※　なお、婚姻前の旧姓による年金記録がある場合の訂正についても、「照会票」に訂正の内容を記入していただくよう案内することとする(旧姓は備考欄に記載していただく)。

①　社会保険事務所等における処理

ア　年金受給者が「照会票」を持参又は返信したときは、「年金記録相談の特別強化体制について(その5)」(平成19年4月6日事務連絡)の別添「厚生年金保険及び国民年金の被保険者記録に係る照会マニュアル」(以下「記録照会マニュアル」という。)に基づき、記録の調査・確認後、必要に応じて記録整備を行った上で、別途通知する「ねんきん特別便関係業務取扱要領」(以下「業務取扱要領」という。)に基づき「被保険者記録照会回答票(職歴原簿参照)」を作成し、当該年金受給者あて送付すること。

また、記録整備を行った場合については、「年金受給権者にかかる諸変更届の進達事務の手引き」(昭和61年4月16日事務連絡)又は「厚生年金保険及び国民年金の給付に係る時効の特例等に関する法律等の施行に伴う事務処理について」(平成19年7月5日事務連絡)に基づく処理を行うこと。

イ　上記アにおいて、共済組合等加入期間に係る訂正がある場合には、業務センターから共済組合等に照会することとしており、社会保険事務所等においては、照会票の写しを進達票(別添7)により取りまとめの上、業務センターあて進達し、業務センターからの回答を受けて、業務取扱要領に基づき「被保険者記録照会回答票(職歴原簿参照)」を作成し、当該年金受給者あて送付すること。

ウ　上記ア又はイの処理と併せて、業務取扱要領に基づき、受付時及び処理完了時に「ねんきん特別便通知後状況登録処理票」により、また、処理完了時に「記録統合状況登録・取消処理票」により事蹟登録を行うこと。

エ　年金受給者が「確認はがき」を社会保険事務所等に持参又は返信したときは、業務取扱要領に基づき「ねんきん特別便通知後状況登録処理票」により「記録正常」の事蹟登録を行うこと。

②　業務センターにおける処理

ア　年金受給者から「確認はがき」が返信されたときは、「記録正常」の事蹟登録を行う。

イ　年金受給者から「照会票」が返信されたときは、住所地を管轄する社会保険事務所等に回送する。

(2)　被保険者及び被保険者であった者に係る事務処理

年金加入記録に訂正がない場合は、「確認はがき」の「①訂正がない」を○で囲み業務センターに返信していただき、また、年金加入記録に訂正等の必要がある場合は、「確認はがき」の「②訂正がある」を○で囲み、その訂正等の内容を「照会票」に記入の上、業務センターに返信していただくこととしているが、これに係る事務処理は次のとおりとする。

※　なお、婚姻前の旧姓による年金記録がある場合の訂正についても、「照会票」に訂正の内容を記入していただくよう案内することとする(旧姓は備考欄に記載していただく)。

①　業務センターにおける事務処理

ア　被保険者及び被保険者であった者から「確認はがき」が返信されたときは、「記録正常」の事蹟登録を行う。

イ　「照会票」が返信された場合は、記録照会マニュアルに基づき、記録の調査・確認後、必要に応じ記録の整備を行った上で、業務取扱要領に基づき「被保険者記録照会回答票(職歴原簿参照)」を作成し、当該被保険者又は被保険者であった者あて送付する。

なお、記録の調査・確認に当たっては、必要に応じて管轄する社会保険事務所等に調査・確認等を依頼することとしている。

ウ　上記イにおいて、共済組合等加入期間に係る訂正がある場合には、業務センターから共済組合等に照会し、共済組合等において必要に応じて記録整備を行った上で、業務センターあてに回答がくることとなっており、当該回答を受けて、業務取扱要領に基づき「被保険者記録照会回答票(職歴原簿参照)」を作成し、当該被保険者又は被保険者であった者あて送付する。

エ　上記イ又はウの処理と併せて、業務取扱要領に基づき、受付時及び処理完了時に「ねんきん特別便通知後状況登録処理票」により、また、処理完了時に「記録統合状況登録・取消処理票」により事蹟登録を行う。

オ　58歳到達者(生年月日が昭和24年10月2日から昭和26年4月1日までの者をいう。以下同じ。)に係る処理については、以下によるものとする。

(ア)　58歳到達者については、上記イ又はウ中の「被保険者記録照会回答票(職歴原簿参照)」に代えて「被保険者記録の事前通知及び年金見込額の提供に伴う業務取扱いについて」(平成16年2月16日社業発第7号。以下「58歳通知業務取扱通知」という。)別添1「年金加入記録のお知らせ」を作成し、送付する。

(イ)　「ねんきん特別便」においては、年金見込額提供の希望の有無についての確認を行わないことから、58歳到達者から「確認はがき」が返送されたときは、受給要件があると認められたすべての者に対して、58歳通知業務取扱通知別添7「年金見込額のお知らせ」を作成し、送付する。

なお、「年金見込額のお知らせ」の作成及び送付についての具体的な取扱いは、別途連絡する予定である。

②　社会保険事務所等における処理

ア　社会保険事務所等は、業務センターから加入記録の調査の依頼があった場合は、記録照会マニュアルに基づき調査をし、記録整備を行う場合は、58歳通知業務取扱通知2(3)により処理を行うこと。

イ　被保険者又は被保険者であった者が「照会票」を社会保険事務所等に持参又は返信したときは、記録照会マニュアルに基づき、記録の調査・確認後、必要に応じて記録整備を行った上で、業務取扱要領に基づき「被保険者記録照会回答票(職歴原簿参照)」を作成し、当該被保険者又は被保険者であった者あて送付すること。

ウ　上記イにおいて、共済組合等加入期間に係る訂正がある場合には、業務センターから共済組合等に照会することとしており、社会保険事務所等においては、照会票の写しを進達票により取りまとめの上、業務センターあて進達し、業務センターからの回答を受けて、業務取扱要領に基づき「被保険者記録照会回答票(職歴原簿参照)」を作成し、当該被保険者又は被保険者であった者あて送付すること。

エ　上記イ又はウの処理と併せて、業務取扱要領に基づき、受付時及び処理完了時に「ねんきん特別便通知後状況登録処理票」により、また、処理完了時に「記録統合状況登録・取消処理票」により事蹟登録を行うこと。

オ　被保険者又は被保険者であった者が「確認はがき」を社会保険事務所等に持参又は返信したときは、業務取扱要領に基づき「ねんきん特別便通知後状況登録処理票」により「記録正常」の事蹟登録を行うこと。

カ　58歳到達者については、上記イ及びオにかかわらず、「照会票」又は「確認はがき」を業務センターに回送すること。

(3)　その他

①　同一人確認の徹底

記録が結び付く可能性のある方に対する「ねんきん特別便」は、名寄せ・期間重複チェックの結果に基づき送付することとしているが、記録を本人のものであると決定するに当たっては、本人からの申告を基に調査・確認を徹底し、誤りのないよう取り扱うこと。なお、記録の判定に係る考え方については、別途通知する。

②　処理状況等の登録処理について

「ねんきん特別便」の実施に当たっては、業務取扱要領に基づき「ねんきん特別便通知後状況登録処理票」により、処理状況及び記録整備等の処理結果を登録することとしているが、当該処理において「記録統合：コード7」及び「一部確認：コード9」を登録した場合には、併せて「記録統合状況登録」処理を必ず行うこと。

③　記録統合状況登録について

社会保険事務所等は、未統合記録の記録整備等を行った場合には、「ねんきん特別便」以外の契機で行った場合であっても、業務取扱要領に基づき「記録統合状況登録」の処理を行うこと。

④　「照会票」及び「確認はがき」の処理後の取扱いについて

業務センター及び社会保険事務所等において処理を完了した「照会票」及び「確認はがき」については、処理完了日毎に区分した上で、処理結果により整理して保管すること。

⑤　処理状況等の確認について

ねんきん特別便情報照会によって、名寄せ・期間重複チェックの結果、「ねんきん特別便」の通知の状況、「記録統合状況登録・取消処理票」で登録した内容等の確認が可能であり、その詳細については、別途通知すること。

⑥　処理状況の集計について

未統合記録のうち、基礎年金番号に統合された記録については、業務センターにおいて月次で集計することとしている。

5　年金記録確認地方第三者委員会に対する申立人への対応

(1)　地方社会保険事務局における事務処理

年金記録確認地方第三者委員会(以下「地方第三者委員会」という。)に対する申立人(既にあっせん等が行われた事案に係る申立人を含む。以下同じ。)に「ねんきん特別便」が送付される場合には、あらかじめ当該申立人を特定し、地方社会保険事務局に当該申立人の一覧を送付することとしているので、速やかに管轄の社会保険事務所(地方社会保険事務局事務室を含む。この項において以下同じ。)及び地方第三者委員会事務室に回付すること。

ただし、地方第三者委員会事務室に回付するに当たっては、「年金記録に係る申立てに対するあっせんに関する受付等事務手続細則」(平成19年8月9日総務省行政評価局行政相談課長及び社会保険庁運営部年金保険課長決定。以下「事務手続細則」という。)様式第1号「年金記録に係る確認申立書」を送付済みの事案に係る申立人(以下「送付済み申立人」という。)に限ること。

(2)　社会保険事務所における事務処理

①　社会保険事務所においては、速やかに当該申立人に対し、地方第三者委員会に対する申立期間(以下「申立期間」という。)については、「照会票」を持参又は返信する必要はなく、申立てに基づき社会保険事務所で年金記録の確認を行う旨を連絡すること。

②　当該申立人が年金受給者の場合は、4(1)①に準じて処理を行い、被保険者及び被保険者であった者の場合は、4(2)②に準じて処理を行うこと。

③　当該申立人(送付済み申立人に限る。)の申立期間に係る記録訂正の有無については、速やかに地方第三者委員会事務室に報告すること。

④　すべての申立期間について記録訂正が行われた場合には、当該申立人(既にあっせん等が行われた事案に係る申立人を除く。)に対し、事務手続細則様式第12号「年金記録に係る確認申立取下書」の提出を求めること。

(3)　なお、地方社会保険事務局及び社会保険事務所における具体的な事務処理については、別途連絡する予定である。

6　送付時期

(1)　名寄せにより記録が結び付く可能性のある者に対し、業務センターから以下により順次送付する。

①　年金受給者については、平成19年12月から平成20年3月

②　被保険者又は被保険者であった者については、平成20年2月から平成20年3月

(2)　発送スケジュール及び送付件数の詳細については、別途連絡する。

7　未送達の取扱い

「ねんきん特別便」が未送達となり、業務センターに返送された場合は、一括処理で未送達の表示を登録し、業務センターにおいて定期的に住所変更届の有無を確認した上で、住所変更届が提出されている場合には再送付の処理を行うとともに、住所変更届が提出されていない場合には社会保険事務所(地方社会保険事務局事務室を含む。)における住所調査を実施する予定であり、具体的な取扱いについては、別途通知する。

8　未回答の取扱い

一定期間を経過しても、「照会票」又は「確認はがき」による回答がない場合であって、未送達の表示がない者については、業務センターから一定サイクルで勧奨はがきを送付した上で、最終的には社会保険事務所(地方社会保険事務局事務室を含む。)における戸別訪問等による回答の勧奨を予定しているが、具体的な取扱いについては、別途通知する。

9　「ねんきん定期便(35歳通知)」及び「被保険者記録の事前通知(58歳通知)」の取扱い

「ねんきん特別便」の実施に伴う「ねんきん定期便の実施の一部前倒し(35歳通知)について」(平成19年3月2日庁保発第0302001号)に基づく「ねんきん定期便の実施の一部前倒し」(以下「ねんきん定期便(35歳通知)」という。)及び「被保険者記録の事前通知及び年金見込額の提供の実施について」(平成16年2月16日庁保発第0216001号)に基づく「58歳到達者に対する被保険者記録の事前通知」(以下「被保険者記録の事前通知(58歳通知)」という。)の取扱いについては次のとおりとし、平成19年12月以降については、「ねんきん特別便」に統合して実施する。

(1)　「ねんきん定期便(35歳通知)」

生年月日が昭和47年12月2日から昭和48年1月1日までの者を最終送付対象者として、平成19年11月26日までの発送とする。

(2)　「被保険者記録の事前通知(58歳通知)」

生年月日が昭和24年9月25日から昭和24年10月1日までの者を最終送付対象者とし、平成19年11月26日までの発送とする。

10　その他

(1)　「ねんきん特別便」の再交付の取扱い

「ねんきん特別便」の再交付の依頼があった場合、被保険者及び被保険者であった者については業務取扱要領に基づき「被保険者記録照会回答票(職歴原簿参照)」を作成し、「年金加入記録照会票(再交付用)」に基礎年金番号を記入のうえ送付等を行うこと。

また、年金受給者については、受給権者原簿の記録を基に「ねんきん特別便」を作成していることから、「被保険者記録照会回答票(職歴原簿参照)」と受給権者原簿の記録を参照し、相違がある場合には受給権者原簿の記録を基に「被保険者記録照会回答票(職歴原簿参照)」を作成し、「年金加入記録照会票(再交付用)」に基礎年金番号を記入のうえ送付等を行うこと。

なお、「被保険者記録照会回答票(職歴原簿参照)」及び「年金加入記録照会票(再交付用)」の様式については、別途連絡する予定である。

(2)　認知症の方、視覚障害者の方、施設入所者の方に関する周知・広報

①　認知症の高齢者の方

認知症の高齢者の方については、「ねんきん特別便」が送付されること及び内容を十分に確認して回答いただけるよう必要な援助をお願いしたいことなど、後見人、介護福祉士の方等への周知・広報を行うことについて本職より関係団体に協力依頼しているところであり、具体的な留意事項については、別途連絡する相談窓口等において使用する質疑応答集を参照されたい。

②　視覚障害者の方

視覚障害者の方に対し、「ねんきん特別便」の送付が開始されること及び内容を十分に確認して回答いただきたいことなどを、音声、点字等により周知・広報を行うことについて本職より関係団体に協力依頼しているところであり、具体的な留意事項については、別途連絡する相談窓口等において使用する質疑応答集を参照されたい。

③　施設入所者の方

施設入所者の方については、入所する施設あてに「ねんきん特別便」が送付されることが考えられるため、以下のとおり、本職より関係団体に協力依頼することとしており、施設から社会保険事務所等に電話連絡があった場合には、特別の事情を配慮し、適切に対処されたい。

ア　「ねんきん特別便」の記載内容をご本人に自ら確認していただくことを原則とすること

イ　本人による確認が困難及び必要に応じてご家族、身元引受人、後見人等の意向の確認をいただき、手続きを進められたいこと

ウ　社会保険事務所等の職員の施設への派遣が必要な場合には連絡いただきたいこと

第2　相談の対応

1　ねんきん特別便専用ダイヤルの設置

平成19年12月17日から開始する「ねんきん特別便」の送付に合わせ、同日から「ねんきん特別便専用ダイヤル」を以下のとおり設置することとしたので周知を図られたいこと。

なお、ねんきん特別便専用ダイヤルが混み合い、つながりにくい状況が予想される時期もあることから、社会保険事務所等においては、お客様からの問い合わせに対し事情をよく説明し理解いただくよう対応すること。

(1)　ねんきん特別便専用ダイヤルの通話料等について

ねんきん特別便専用ダイヤルは、ねんきんダイヤルと同様、一般固定電話の場合、全国どこからでも市内通話料金で利用できること。また、携帯電話からも同一番号で利用できること。電話番号は次のとおりであること。

「0570―058―555」

(IP電話・PHSからは「03―6700―1144」)

(2)　受付時間

①　平成19年12月17日から平成20年1月20日までの期間(ただし、12月29日から1月3日は休止とする。)

月～金曜日：午前8時30分～午後5時15分

ただし月曜日(月曜日が休日の場合は翌火曜日)は午後7時まで

第2土曜日及び12月22日(土)・1月19日(土)

：午前9時30分～午後4時

②　平成20年1月21日から平成20年3月31日までの期間

月～金曜日：午前9時～午後8時

第2土曜日及び1月26日(土)・3月9日(日)：午前9時～午後5時

2　来訪相談及び社会保険出張相談(巡回相談)の対応

「ねんきん特別便」の送付に伴い、社会保険事務所等の相談窓口は、混雑が予想されることから、混雑の緩和を図るため、相談窓口の拡充や出張相談の拡充など、相談体制の強化を以下のとおり図ること。

なお、これに必要な相談員等を確保するための措置については、別途連絡することとしているが、実施にあたっては、「ねんきん特別便」の発送スケジュール及び送付件数を考慮し効率的かつ効果的な体制を整備すること。

(1)　社会保険事務所等の相談窓口の拡充

社会保険事務所等において、社会保険労務士等の協力を得て、相談員を増員し、相談窓口の拡充を図ること。

また、必要に応じて会議室等に臨時相談窓口を設置するなど、相談スペースの確保を図るとともに、年金相談に精通した各課職員をあらかじめ応援要員に指名するなど、必要な体制確保を事前に準備すること。

(2)　社会保険出張相談(巡回相談)の拡充

社会保険出張相談(巡回相談)については、市町村、商工会議所及び商工会等の協力を得て、平成20年3月までに原則として全市町村を対象に2回以上実施すること。なお、地域の相談需要を勘案し、効率的な実施が見込まれる場合は、近隣の複数の市町村を対象として実施することも差し支えないこと。

3　年金電話相談センターの相談員の補充

年金電話相談センターの相談員に欠員が生じている場合は、すみやかな補充に努めること。

4　相談の対応状況の報告

「ねんきん特別便」に係る窓口相談件数等の報告については、以下のとおりとすること。なお、取扱いの詳細については、別途連絡する。

(1)　社会保険事務所等における取りまとめと報告

社会保険事務所等においては、「ねんきん特別便」に係る窓口相談件数等の対応状況について取りまとめ、地方社会保険事務局に報告すること。

(2)　地方社会保険事務局における取りまとめと報告

地方社会保険事務局においては、(1)の報告を取りまとめ、社会保険庁LANの電子メールにより、社会保険庁運営部企画課あてに報告すること。

5　その他

「ねんきん特別便」の実施に伴う相談対応の詳細及び広報については、別途連絡する。