添付一覧
○基礎年金番号の実施に伴うデータ保護及び管理並びにプライバシー保護の徹底について
(平成八年一二月二五日)
(庁保険発第二〇号)
(各都道府県民生主管部(局)保険主管課(部)長・各都道府県民生主管部(局)国民年金主管課(部)長あて社会保険庁運営部企画・年金管理課長通知)
被保険者及び年金受給権者等に係るデータの取扱いについては、「行政機関が保有する電子計算機処理に係る個人情報の保護に関する法律」(昭和六三年法律第九五号。以下「個人情報保護法」という。)によるデータの保有目的外の利用、提供の制限等に加え、社会保険庁電子計算機処理データ保護管理規程(以下「データ保護管理規程」という。)及び社会保険事務所におけるデータ提供の基準(以下「データ提供基準」という。)に基づき厳格な管理を行ってきたところである。
今般、基礎年金番号の実施に伴い、データ保護管理規程及びデータ提供基準の改正が行われ、平成八年一二月二五日庁保発第三六号により運営部長から通知されたところであるが、次の事項に留意の上、遺憾のないように取り扱われたい。
なお、社会保険庁においては、平成九年一月から実施される基礎年金番号が、各公的年金制度を通じて被保険者及び年金受給権者の記録を管理する番号であり、国民の年金権を確保する上で重要なデータであること等から、年金手帳及び基礎年金番号の取扱いについて慎重を期すよう広報に努める等の対策を講ずることとしているが、貴都道府県におかれても、今般のデータ保護管理規程及びデータ提供基準の改正の趣旨を踏まえ、プライバシー保護の徹底を図られたい旨申し添える。
おって、昭和五五年一月二二日庁保険発第一号通知「データ提供基準の運用について」は、廃止する。
一 データ提供に当たっての所管区域
各社会保険事務所においては、次の者に係るデータの提供を行うものとすること。
なお、年金相談業務に係るデータ提供については、「社会保険事務所における年金相談業務実施要領」により行うこと。
(一) 厚生年金保険及び船員保険にあっては、当該社会保険事務所の所管区域内に所在する事業所(船舶所有者)に係る被保険者(被保険者であった者を含む。)及び所管区域内に住所を有する受給権者
(二) 国民年金にあっては、当該社会保険事務所の所管区域内に住所を有する被保険者(被保険者であった者を含む。)及び受給権者
二 データの提供について
(一) 照会方法及び回答方法
原則として、公文書(公的機関以外からの照会の場合は照会機関の責任者又は照会者が署名捺印した文書)により照会してきた場合に限り、社会保険事務所長名の公文書により必要最小限の範囲内でデータを提供すること。
(二) データ保護管理規程第二四条第一項第一号に掲げる「法律の規定に基づいて提供する場合」とは、
・ 刑事訴訟法第九九条に基づく証拠物の提出命令
・ 国税徴収法第一四一条に基づく質問及び検査
・ 所得税法第二三四条に基づく質問検査権
・ 相続税法第六○条に基づく質問検査
・ 地方税法第二九八条に基づく質問検査
・ 会計検査院法第二六条に基づく提出要求
等、法律の規定によりデータの提供が義務付けられる場合、又はデータの提供の確保が図られている場合をいうものであり、弁護士法第二三条の二第二項に基づく照会、あるいは刑事訴訟法第一九七条第二項に基づく照会のように単に当該照会について法律上の根拠があるという場合は含まれないこと。
(三) データ保護管理規程第二四条第一項第三号の「本人の承諾がある場合」とは、例えば次に掲げる場合等であって、照会機関(者)に対してデータが提供されることを承諾する旨の記載があり、かつ、本人の署名捺印がある文書が照会機関(者)からの照会文書に添付されている場合をいうものであること。
・ 都道府県精神保健主管部局からの、精神保健及び精神障害者福祉に関する法律第四五条第四項に規定する年金に関する照会
・ 福祉事務所からの、生活保護法第二九条に基づく照会
(四) データの提供記録の整備
データを提供した場合は、別記様式例により照会機関(者)名、使用目的及び提供したデータの概要等を記録し、データの提供状況を明らかにしておくものとすること。
三 その他
(一) データ提供基準の別表に掲げる市町村にデータを提供できる場合及び範囲において、「市町村に機関委任されている国民年金の業務に必要な範囲内」には、国民年金の適用業務の円滑化を図るために行う第二号被保険者の被保険者資格取得及び被保険者資格喪失に係るデータの提供も含まれるものであること。
(二) データ提供基準は、データを提供できる場合及び範囲を定めたものであり、本基準により都道府県保険主管課(部)及び社会保険事務所(以下「社会保険事務所等」という。)はデータ提供を義務付けられるものではないことから、実際にデータ提供の業務を行うに当たっては、社会保険事務所等における他の業務に支障が生ずることのないよう十分に配慮すること。
(三) 社会保険業務センターから送付される裁定者一覧表等についてもデータ保護管理規程上のデータに当然含まれることから、これら記録を外部に提供するに当たっては、データ提供基準によるものとすること。
(四) 厚生年金基金からの資格記録照会については、昭和四二年六月二九日年企発第四五号厚生省年金局企画課長通知及び昭和五四年三月三日年企発第一一号厚生省年金局企画課長通知により、昭和五四年四月から厚生年金基金連合会を通じて社会保険庁に照会することとされているため、当該照会が社会保険事務所になされた場合は、上記通知による方法に従うように指導されたいこと。
(五) 管下社会保険事務所におけるデータ提供の状況については、これを十分把握するとともに、データ保護管理規程及びデータ提供基準の解釈・運用等につき、各社会保険事務所の取扱いにそごをきたすことのないよう留意されたいこと。
(六) データの提供に当たって疑問点が生じた場合には、社会保険事務所長は、当該都道府県の保険主管課(部)長又は国民年金主管課(部)長を通じて、速やかに社会保険業務センターのデータ保護管理者に協議されたいこと。
(七) 基礎年金番号の実施に伴うプライバシー保護の周知徹底
新年金手帳又は基礎年金番号通知書に記載される基礎年金番号は、各公的年金制度を通じて加入記録を管理する番号であり、年金権を確保するための重要なデータであること等から、被保険者及び年金受給権者並びに事業主に対し、その取扱いに十分注意するよう広報等による周知徹底を図ること。
(別記様式例)