○国民年金被保険者台帳管理要領について
(昭和四五年五月二九日)
(庁文発第一三六九号)
(各都道府県民生主管部(局)・国民年金課(部)長あて社会保険庁年金保険部国民年金課長通知)
国民年金被保険者台帳(以下「台帳」という。)は、被保険者を管理指導すべき台帳であると同時に被保険者の将来の年金の支給を完全に行なうために不可欠のものであり、その整理保管については、国民年金社会保険事務所事務取扱準則等に基づき行なわれているところであるが、今般、さらにその完全な整理保管を期するため、別添「国民年金被保険者台帳管理要領」を定めたので、次の事項に留意のうえ、被保険者台帳の管理に遺憾なきを期されたい。
１ 台帳は、自庁払出記号番号を有する被保険者又は被保険者であつた者については、被保険者台帳管理簿により、他庁払出記号番号を有する被保険者又は被保険者であつた者については、転入被保険者台帳管理カードにより、それぞれ管理するものであること。
２ 索出できない台帳の解消を図るため、台帳を索出するときは台帳を索出した箇所に必ず被保険者台帳案内カードをそう入しておかなければならないこと。
３ 台帳が索出できないため、保険料納付記録を台帳に記録できない場合は、仮台帳整理簿を整理のうえ、仮台帳を作成し、これに保険料納付状況を記録することとなるが、仮台帳の作成は万止やむを得ない場合に限つて作成するものであるから、単に台帳が見当らないというだけで仮台帳を作成することのないよう十分配意されたいこと。
なお、旧管轄社会保険事務所に台帳の移管要求をしている間に新市町村から検認票等の送付があつた場合の保険料納付記録は、転入被保険者台帳管理カードにより行なうものであること。
４ 台帳の整理保管を徹底するため、原則として毎年一回台帳と被保険者台帳管理簿及び転入被保険者台帳管理カードとの照合点検を行なうものであること。
５ 別添「国民年金被保険者台帳管理要領」とほぼ同様の内容により、台帳の整理保管をしている場合は、引き続き従来のものにより整理保管して差し支えないものであること。
別添
国民年金被保険者台帳管理要領
1 被保険者台帳の管理責任者
被保険者台帳(以下「台帳」という。)の管理責任者は、台帳の記録を担当する課(係)長とする。
2 この要領において備える帳簿等は、次のとおりとする。
(1) 被保険者台帳管理簿(様式第1号。以下「台帳管理簿」という。)
(2) 転入被保険者台帳管理カード(様式第2号。以下「転入者管理カード」という。)
(3) 被保険者台帳案内カード(様式第3号。以下「台帳案内カード」という。)
(4) 被保険者仮台帳整理簿(様式第4号。以下「仮台帳整理簿」という。)
3 台帳管理簿
(1) 国民年金手帳記号番号払出簿に記載してある記号番号(以下「自庁払出記号番号」という。)を有する者に係る台帳の保管状況をは握するために備えつけるものである。
なお、台帳管理簿は、国民年金手帳記号番号払出簿又は国民年金受付処理簿により、台帳の管理状況が把握できるときは省略することができるものとする。
(2) 他の社会保険事務所に台帳を移管したとき、被保険者がその資格を喪失したとき、前に被保険者であつた者が再び被保険者の資格を取得したとき及び被保険者の資格がないものと判明したときは、そのつど保管区分欄を整理するものとする。
4 転入者管理カード
(1) 他の社会保険事務所において払出された記号番号(以下「他庁払出記号番号」という。)を有する者に係る台帳の保管状況を把握しておくため、他の社会保険事務所に台帳の移管要求をしたとき及び他の社会保険事務所から台帳の送付があつたときに、それぞれ作成するものとする。
(2) 転入者管理カードは、他庁払出記号番号順に配列するものとする。
(3) 台帳の移管要求をしたものについて、他の社会保険事務所から台帳が移管されるまでの間における納付記録については、転入者管理カードをもつて行なうものとする。
(4) 前記3の(2)の規定は、転入者管理カードについて準用する。
5 台帳案内カード
台帳案内カードは、各種の事務処理のため台帳を索出するつど、そう入するものとする。ただし、検認票に基づく保険料納付記録事務及び検認台紙の納付記録との照合事務については、この限りでないものとする。
6 仮台帳整理簿
検認票等に基づき、保険料納付記録を行なう場合において、台帳が不明等のため索出できないとき、不明台帳が発見されたとき及び台帳の定期点検を行なつたときは、そのつど整理するものとする。
7 台帳記録の事故処理
検認票に基づき保険料納付記録を行なう場合において、台帳が索出できないときは、次により処理するものとする。
(1) 当該不明台帳について台帳管理簿又は転入者管理カードにより台帳が存在すべきものかどうか確認すること。
(2) 当該台帳が不明であると確認したときは、仮台帳整理簿を整理のうえ、次により仮台帳を作成すること。
ア 仮台帳作成前の記録についても各種届書、検認台紙等により可能な範囲において整理すること。
イ 仮台帳は、台帳と同様式のものを使用すること。
8 仮台帳の点検
台帳管理責任者は、毎月、仮台帳整理簿の点検を行ない仮台帳の解消に努めるものとする。
9 仮台帳の廃棄
下記10による台帳の定期点検の結果、台帳が発見されたときは、次の処理をするものとする。
(1) 仮台帳整理簿を整理すること。
(2) 仮台帳の記録事項を台帳に転記すること。
(3) 仮台帳に無効の表示をすること。
10 台帳の定期点検
台帳について、原則として毎年一回、台帳整理簿及び転入者管理カードとの照合点検を行なうこと。
11 保険料納付記録の被保険者名簿との突合
(1) 検認台紙との照合のできない台帳については、毎年一回保険料納付記録について市町村の被保険者名簿との突合を行なうものとする。
(2) (1)の突合をしたときは、突合した年度の摘要欄に突合した旨及び突合年月日を記入するものとする。
12 仮台帳の整理
上記10による台帳の定期点検の結果、仮台帳について台帳が発見されないときは、次により処理するものとする。
(1) 自庁払出記号番号に係る台帳であるときは、旧台帳及び市町村の被保険者名簿等に基づき、被保険者記録の整備を図ること。
(2) 他庁払出記号番号に係る台帳であるときは、転入者管理カードにより当該台帳を管理していた直前の社会保険事務所を確認し、当該台帳の写の送付を求める等被保険者記録の整備を図ること。
(3) 仮台帳整理簿を整理すること。
(4) 仮台帳の摘要欄に台帳が発見されない旨及び点検年月日を記入のうえ、社会保険事務所長の決裁を受けること。
(5) 仮台帳を台帳とすべきことを認めたときは、その旨台帳に表示すること。
(6) 決裁を受けた仮台帳をさん孔すること。
13 台帳移管
台帳を移管する場合において、移管すべき台帳が仮台帳であるときは、前記11による処理をしたうえ移管するものとする。
14 帳簿等の保存年限
帳簿等の保存年限は、次のとおりとする。
(1) 台帳管理簿及び転入管理者カード 永年
(2) 仮台帳整理簿、台帳案内カード及び仮台帳 完結の日から一年間
様式第1号
様式第2号
様式第3号
様式第4号