本年三月一五日から児童扶養手当の支払が開始されたのであるが、これに伴う各都道府県の支払記録事務は、次の事項に御留意のうえ、別冊「児童扶養手当支払記録事務処理要領」により迅速、かつ、適確に処理されるよう御配意ありたい。

郵政官署現金出納計算規程(抄)

(昭和四七年二月一○日)

(公　達　第　八　号　)

第一章　総則

(規程の目的)

第一条　この規程は、郵政官署における現金の受払およびその計算に関する事務の正確かつ能率的な運用を図るため、その取扱手続を定めるものである。

(用語の略称)

第二条　この規程では、次の名称および用語についてそれぞれ左記の略称を使用する。

一　名称

郵政省貯金局　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　貯　金　局

郵政省簡易保険局　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　簡易保険局

郵政省経理局　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　経　理　局

地方郵政監察局　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　郵政監察局

地方郵政局　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　郵　政　局

地方郵政局および調査課を置く郵便局　　　　　　　　　　　　　　　調　査　局

特定郵便局長を長とする郵便局　　　　　　　　　　　　　　　　　　特　定　局

特定郵便局長を長とする郵便局以外の郵便局

(鉄道郵便局を除く。)　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　普　通　局

二　用語

資金を送付しまたは超過金を受領する郵便局　　　　　　　　　　　　受　授　局

資金を受領しまたは超過金を送付する郵便局　　　　　　　　　　　　被受授局

現金の受払証拠書およびこれに附随する書類のうち、郵便局から調査局へ送付する書類　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　一類証拠書

鹿児島県大島郡のうち北緯二九度以南にある区域

奄美群島

都道府県(鹿児島県中奄美群島を除く。)および奄美群島

府　　　県

(調査局の受持範囲)

第三条　調査局は、次表にかかげる府県内の郵政官署の現金出納を調査計算する。

児童扶養手当支払記録事務処理要領

第一　用語の定義

この事務処理要領において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによること。

1　様式関係

(1)　支払済通知書

児童扶養手当証書に綴り込まれている児童扶養手当支払済通知書(別紙様式1参照)をいう。

(2)　代用支払済通知書

代用児童扶養手当等支払済通知書(別紙様式2参照)をいう。

(3)　送付書

児童扶養手当等支払済通知書送付書(別紙様式3参照)をいう。

(4)　受入証明書

児童扶養手当等支払済通知書受入証明書の用紙(別紙様式3参照)をいう。

(5)　月計通知書

児童扶養手当等支払済通知書送付高月計通知書(別紙様式4参照)をいう。

(6)　追送送付書

児童扶養手当等支払済通知書追送送付書(別紙様式5参照)をいう。

(7)　明細書

児童扶養手当支払済通知書受入返送明細書(別紙様式6)をいう。

(8)　整理経過表

児童扶養手当支払済通知書整理経過表(別紙様式7)をいう。

(9)　整理経過表附表

児童扶養手当支払済通知書整理経過表附表(別紙様式8)をいう。

(10)　事故連絡通知書

児童扶養手当支払済通知書事故連絡通知書(別紙様式9)をいう。

(11)　事故処理簿

児童扶養手当支払済通知書事故処理簿(別紙様式10)をいう。

(12)　事故処理経過表

児童扶養手当支払済通知書事故処理経過表(別紙様式11)をいう。

(13)　再審査表

児童扶養手当支払済通知書事故再審査票(別紙様式12)をいう。

(14)　事故処理経過表附表

児童扶養手当支払済通知書事故処理経過表附表(別紙様式13)をいう。

(15)　集計表

児童扶養手当支払済通知書支払月別集計表(別紙様式14)をいう。

(16)　集計表附表

児童扶養手当支払済通知書支払月別集計表附表(別紙様式15)をいう。

(17)　台帳

児童扶養手当受給資格者台帳(別紙様式16参照)をいう。

(18)　手当証書

児童扶養手当証書をいう。

(19)　手当証書提出命令書

児童扶養手当証書提出命令書(別紙様式17参照)をいう。

2　支払関係

(1)　支払月

支払郵便局において児童扶養手当を実際に支払つた日の属する月をいう。

(2)　支払期月

児童扶養手当の支払がなされるべき期月をいう。

(3)　支払金額

当該支払期月における支払分として児童扶養手当証書に記載されている児童扶養手当の額をいう。

(4)　正規支給金額

受給者に対して当該支払期月における支払分として支給すべきであつた児童扶養手当の正規の額をいう。

(5)　実支払済金額

支払郵便局において当該支払月に実際に支払われた児童扶養手当の額をいう。

(6)　期日前払

支払郵便局において受給者に対し当該正当支払開始期日到来前に行なわれた児童扶養手当の支払をいう。

(7)　誤払

支払郵便局において受給者でない者に対して行なわれた児童扶養手当の支払をいう。

3　事故関係

(1)　誤送事故

山形地方貯金局から送付された支払済通知書に他の都道府県あてのものがある事故をいう。

(2)　計算事故

山形地方貯金局から送付された支払済通知書の総枚数又は総支払金額と送付書に記載されている枚数又は金額とが相違する事故をいう。

(3)　支払月外混入事故

山形地方貯金局が支払月と異なる月分の支払済通知書を同一の送付書により送付してきた事故をいう。

(4)　期日前払事故

期日前払に係る事故をいう。

(5)　誤払事故

誤払に係る事故をいう。

(6)　支払局無責事故

支払郵便局の責に期すべき事由に基づくものでない事故をいう。

(7)　記録不能事故

支払済通知書に形式的又は内容的な事故があるため、台帳の消し込みをすることができない事故をいう。

(8)　誤認定等事故

誤認定及び手当証書の誤作成に係る事故をいう。

(9)　児童扶養手当証書の特別再発行

差額追給、差額減額等のため手当証書を特別に再発行することをいう。

(10)　差額追給

正規支給金額の不足分の額を追加支給することをいう。

(11)　差額減額

正規支給金額の超過分の額を次期以降の支払期月において減額調整することをいう。

(12)　債権管理

誤払、誤認定等による返納金債権に係る管理をいう。

4　その他

(1)　公印

都道府県民生主管部(局)児童福祉主管課の公印をいう。

(2)　単位支払済通知書枚数及び金額

一送付書に記載され、かつ、山形地方貯金局から実際に送付された支払済通知書の総枚数及び総支払金額をいう。

(3)　台帳の消し込み

支払済通知書に基づき台帳の当該支払期月欄に支払金額及び支払年月日等を記入調印すること。

第二　一般的留意事項

1　この事務処理要領は、支払記録事務処理の順序及び要領を具体的に明確にするため、便宜上次の七つの場合に区分して定めているものであるが、必ずしも山形地方貯金局からこの区分によつて支払済通知書(代用支払済通知書を含む。以下同じ。)等を都道府県に送付してくるものでなく、それぞれの事故内容等は支払記録事務処理の過程において判明するものであるから御留意ありたいこと。

(1)　通常の場合

(2)　支払済通知書に誤送事故、計算事故、支払月外混入事故、形式的な事故及び内容的な事故がある場合

(3)　誤認定等事故に基づく支払に係る支払済通知書がある場合

(4)　山形地方貯金局から事故回答があつた場合

(5)　支払局無責事故についての再審査

(6)　山形地方貯金局から事故についての再回答があつた場合

(7)　山形地方貯金局から月計通知書が送付された場合

2　支払済通知書は、児童扶養手当の支払についての唯一の証拠書類となるものであり、かつ小型なものであるから、その取扱につき、慎重を期するとともにいやしくも事務処理中に紛失することのないように留意すること。

3　この事務処理要領における支払済通知書の取扱は、特に示す場合以外においては、すべてそのつど、送付書によつて山形地方貯金局から都道府県あてに送付された一回分の支払済通知書の数を単位としているものであること。

4　児童扶養手当の支払についての事故は、厚生省(都道府県)側のみの責に帰すべき事由により生ずる場合、郵政省(支払郵便局)側の責に帰すべき事由により生ずる場合等種々その発生の原因を異にするものであつて、この原因の如何によつて事故処理の取扱も異なつてくるものであるから、事故発生の原因を明らかにするに当たつては、慎重を期し、適確に処理する必要があるものであること。特に誤認定等事故を発見した場合には、認定事務担当員との連絡を密にすること。

なお、事故についての厚生省(都道府県)側と郵政省(支払郵便局)側との責任区分を例示すれば、次のとおりであるが、その責任が明らかでない場合は、都道府県及び山形地方貯金局は当該事実につきそれぞれ厚生省及び郵便局に連絡し、厚生省及び郵政省はそのつど協議するものであること。

5　誤払等の事故があると認められる支払済通知書があつた場合において、山形地方貯金局に対して事故連絡通知書を送付する前に都道府県が必要と認めるときはあらかじめ受給者から手当証書の提出を求め、支払金額等を確認する措置をとつても差し支えないこと。

6　各支払月別の児童扶養手当の支払状況は、この事務処理要領によつて作成された集計表等に基づき各都道府県から当省に報告し、これによつて、「児童扶養手当支払事務の取扱いに関する郵政省と厚生省との協定書」の2による精算を行なうものであり、また、その協定書の3の(2)による郵政省側の過誤払にかかる債権についての児童扶養手当債権金額突合表による符合確認も事故連絡通知書に基づき都道府県において行なうものであること。なお、前記報告及び符合確認については、後日通知する予定であること。

7　厚生省支出官から郵政省の繰替払等出納官吏に交付する児童扶養手当給付費の資金は、支払郵便局において実際に支払つた月の属する年度の区分により計理するものであること。例えば、昭和三七年三月期のものであつても支払郵便局において実際に支払つた月が昭和三七年四月であれば、これを昭和三七年度分として計理するものであること。ただし、支払郵便局が支払当日に調査局に対する支払の報告をもらし、翌年度以降においてその支払の報告をした場合には、その支払の報告をした月の属する年度の区分により計理するものであること。

8　誤払等により支払済通知書等を山形地方貯金局に送付する場合は、その宛先を次のとおりとし、書留郵便(有料)をもつて行なうものであること。

山形局区内　　山形地方貯金局恩給課

9　都道府県が山形地方貯金局に対し受入証明書を送付するさい、児童福祉主管課の公印を押印する場合があるが、その公印がないときは、当該都道府県はその代用印として児童扶養手当担当係の長の印鑑を押印すること。なお、この場合においては、山形地方貯金局に対し、事前にその旨及び印影を通知しておくものであること。

10　支払済通知書等の支払記録関係書類は、台帳に記録してから五年間保管しておくものであること。

第三　山形地方貯金局及び都道府県間の連絡について

1　山形地方貯金局からの支払済通知書の送付について

(1)　山形地方貯金局において、支払済通知書の点検を終了した場合は、次の要領によつて都道府県あてに送付されるものであること。

(一)　山形地方貯金局が、支払済通知書を送付する場合には、必らず送付書、受入証明書を添付して送付してくるものであること。

なお、送付書の左上部の番号は、都道府県及び左記(二)によつて区分された月分(ア、イ及びウの場合を除き支払月分)ごとに一号から使用されるものであること。

(二)　山形地方貯金局から送付される支払済通知書は、支払期月及び実際に送付された月にかかわらず、支払郵便局におけるその手当額の支払月により区分され、取りまとめられるものであること。例えば、昭和三七年三月期支払分のものであつても、また、昭和三七年五月に送付されたものであつてもこれが同年四月に支払われたものは四月分として処理されるものであること。

なお、次の場合はその例外としてその支払月と異なる月分をもつて区分され、取りまとめられるものであること。

ア　支払郵便局が支払当日に調査局に対する支払の報告をもらし、翌月以降においてその支払の報告をした場合には、その報告された月分をもつて送付するものであること。この場合、支払済通知書には、「○月○日、計理もれの分」と表示される。

なお、この処理は会計年度をまたがる場合もあること。

イ　支払郵便局が支払当日の決算のさい、当日の決算に算入することができないため翌日の決算に組入れる処理を「翌日組入」といつているが、この処理を月の末日に行つた場合は支払月の翌月分をもつて支払済通知書を送付する。この場合支払済通知書には、「翌日組入」と表示されている。

なお、この翌日繰入の処理は、三月三一日扱いのものについては行なわないこととなつているから、会計年度をまたがる場合はないこと。

ウ　調査局が毎月翌月七日に行なう月次決算終了後、支払郵便局から受け入れた決算が終了した月分の支払済通知書を翌月の支払済通知書の計算に含めて処理することを「翌月組込」といつているが、この処理をしたものは支払月の翌月分をもつて支払済通知書を送付する。この場合支払済通知書には「○月分に組込」と表示されている。

なお、この翌月組込は支払月が三月の支払済通知書については行なわないこととなつているから、会計年度をまたがる場合はないこと。

エ　前記ア、イ及びウの場合において山形地方貯金局が支払月と異なる月分をもつて支払済通知書を送付するときは、それに添付する送付書は通常の送付書と区分して別に作成し、その送付書の余白に、次のような記載があること。

a　前記アの場合

「○月○日支払、計理もれのため○月○日追加計理」

b　前記イの場合

「○月○日支払、翌日組入のため○月分に計理」

c　前記ウの場合

「○月○日支払、翌月組込のため○月分に計理」

(三)　山形地方貯金局は、支払郵便局が調査局経由で送付してきた支払済通知書を点検したさい、支払済通知書の記載事項に不備があるときは、代用支払済通知書を送付し、その不備が補正されたときは、追送送付書に正当支払済通知書を添附して送付するものであること。なお、この代用支払済通知書の記載方法は、支払日附印欄に支払郵便局名及び支払年月日が記載されており、そのかたわらに山形地方貯金局の日付印が押印されているほか、通常の例によるものであること。

(2)　山形地方貯金局は支払済通知書を適宜の枚数にまとめて都道府県に送付することになつており、各支払月分ごとの支払済通知書は、次表に定める締切日までに送付を完了する予定であること。

当該支払月分の支払済通知書の送付を完了したときは、月計通知書によりその総枚数及び総支払金額を都道府県に通知するものであること。なお、昭和三七年中は山形地方貯金局の業務が軌道にのるまで締切日までに送付を完了できない場合があり得ること。

(3)　支払郵便局又は山形地方貯金局が災害を受けたため支払済通知書を滅失した場合及び郵送途中において支払済通知書を紛失した場合等の取扱いについてはそのつど郵政省と厚生省とが協議して定めるものであること。

2　都道府県の受入証明書の送付及び支払済通知書の返送等

(1)　都道府県は、山形地方貯金局から送付されてきた支払済通知書の総枚数及び総支払金額が送付書の記載どおりである場合には、受入証明書に記入調印して、これを山形地方貯金局に送付すること。

(2)　山形地方貯金局から送付された送付書及び支払済通知書につき、誤送事故又は計算事故がある場合は次の措置をとること。

(一)　送付書又は支払済通知書の全数が誤送であるときは、受入証明書に記入調印することなく、送付書の右上部余白に「全部誤送」と赤書して、送付書、受入証明書及び支払済通知書の全数を山形地方貯金局に返送すること。ただし、封書のあて先のみを誤記したため他の都道府県の送付書及び支払済通知書の全数を誤送してきた場合は、全部誤送事故扱いとしないで正当都道府県へ転送するとともに、その旨を山形地方貯金局に対し連絡すること。

(二)　支払済通知書の一部分が誤送であるときは、送付書及び受入証明書の右上部余白に「○枚○○○円誤送による訂正」と赤書し、これに記載されている枚数及び金額を赤書をもつて除算訂正して訂正印(公印)を押すこと。

除算訂正した受入証明書には記入調印するとともに一部誤送事故に係る支払済通知書をその綴じ込みから分離して添付し、これを山形地方貯金局に返送すること。

(三)　支払済通知書の金額につき都道府県が集計した金額と送付書に記載されている金額が不符合であるところの計算事故がある場合は、送付書の右上部余白に「○○○円不足(又は過剰)」と赤書し、受入証明書に記入調印することなく、送付書、受入証明書及び支払済通知書の全数を山形地方貯金局へ返送すること。なお、枚数のみが、不符合の場合は、受入証明書に記入されている枚数を赤書で訂正して、訂正印(公印)を押し、記入調印してその受入証明書のみを送付すること。

(3)　山形地方貯金局が支払月と異なる月分の支払済通知書を同一の送付書により送付してきた場合には(前期1の(1)の(二)のエ参照)受入証明書に記入調印することなく、その送付書の右上部余白に「支払月外支払済通知書混入」と赤書して、送付書、受入証明書及び支払済通知書の全数を山形地方貯金局に返送すること。

(4)　山形地方貯金局から代用支払済通知書が送付されてきたときは、とりあえず正当な支払済通知書と同様の取扱いをすることとし、後日追送送付書と正当な支払済通知書が送付されてきたときは、その正当な支払済通知書と代用支払済通知書とを突合すること。その結果両者の記載内容が符合していないときは、正当な支払済通知書に基づき処理すること。

なお、追送送付書と正当な支払済通知書は別途保管しておくこと。

(5)　山形地方貯金局から送付された月計通知書の計数が都道府県の集計計数と符合しないときは、山形地方貯金局に対し文書をもつて照会すること。

(6)　支払済通知書の記載内容につき、次に掲げる事項に不備がある場合は、当該支払済通知書ごとに事故連絡通知書を作成して、当該支払済通知書とともに山形地方貯金局に返送すること。

ア　受領者氏名

イ　郵政官署の支払日附印

(7)　期日前払事故及び誤払事故と認められる支払済通知書がある場合には、当該支払済通知書ごとに事故連絡通知書を作成して、当該支払済通知書とともに山形地方貯金局に返送すること。

3　その他

(1)　前記2の(6)によつて返送した支払済通知書の不備な事項につき、山形地方貯金局において補正された場合は、当該支払済通知書及び所要事項を回答要旨欄に記入した事故通知書が都道府県に回送されるものであること。

(2)　前記2の(7)によつて支払済通知書が返送された場合、山形地方貯金局において、次の措置がとられるものであること。

(一)　当該支払済通知書が期日前払事故又は誤払事故に係るものであることが確認されたときは、その旨、郵政官署の債権確認月及び当該事故発生の事由を回答要旨欄に記入した事故連絡通知書を都道府県に回送するものであること。

(二)　当該支払済通知書が期日前払事故又は誤払事故に係るものでないことが確認されたときは、当該支払済通知書及び所要事項を回答要旨欄に記入した事故連絡通知書を都道府県に回送するものであること。

第四　都道府県における支払記録担当員の事務処理上の順序及び要領

1　通常の場合における事務処理

A　甲担当員

(1)　支払済通知書に添附された送付書の右下部余白に接受年月日を記入すること。

(2)　支払済通知書につきその記号を点検して誤送事故がないかどうかを確認すること。

(3)　支払済通知書の総枚数及び総支払金額をすべて検算し、その結果を送付書に記載されている枚数及び支払金額と突合して、計算事故がないかどうかを確認すること。

(4)　同一送付書に支払月と異なる月分の支払済通知書が混入していないかどうかを確認すること。

(5)　(2)、(3)及び(4)によつて支払済通知書に誤送事故、計算事故及び支払月外混入事故がないことが確認されたときは、当該支払済通知書を支払日附印の日付順に整理するとともに明細書を作成すること。この場合において、単位支払済通知書全数及び金額を「総計」欄に計上するとともに「一部誤送事故分」の「計」欄に○と記入すること。

(6)　受入証明書に記入調印し、これを山形地方貯金局へ送付するとともに、送付書の右下部余白に受入証明書の送付年月日を記入すること。

(7)　(6)によつて受入証明書を山形地方貯金局へ送付したときは、単位支払済通知書全数及び金額を明細書の「正規分」に計上すること。

(8)　整理経過表を送付書単位ごとに作成すること。

(9)　単位支払済通知書全数の裏面の下部に送付書番号を記入すること。

(10)　(9)の支払済通知書を手当証書の番号順に整理して、その裏面の中部に一連番号を記入し、これを二五枚ごとに綴り込むこと。

(11)　(10)の単位支払済通知書の全数につき、さらに枚数及び金額を再計算して、(7)における明細書の「正規分」と突合し、符合させること。

(12)　(8)の整理経過表及び(10)の単位支払済通知書全数を乙担当員に回付すること。この場合において、送付書及び明細書は甲担当員のところに止め置くこと。

B　乙担当員

(1)　前記Aの(12)によつて甲担当員から回付された単位支払済通知書全数につき、二五枚ごとに綴り込まれている支払済通知書に応じて台帳をその綴じ込みから取り出して配列すること。

(2)　個々の支払済通知書ごとに、その記載内容につき次に掲げる不備がないかどうかを確認すること(形式的審査)。なお、支払済通知書の右欄外に支払郵便局担当者の契印がもれている場合は事故扱としないこと(調査局が発見したさいには事故処理済の印を押す取扱となつている。)。

(一)　当該支払済通知書が正当支払済通知書であるかどうか。

(二)　支払日附印がもれていることがないかどうか。

(三)　受領者氏名のもれがないかどうか。

(3)　個々の支払済通知書ごとにその記載内容につき次に掲げる事項を台帳と突合して、児童扶養手当が正しく支払われたかどうかを確認すること(内容的審査)。

(一)　支払開始期日到来前に支払がなされていないかどうか(受領年月日と支払日附印の年月日が相違している場合は、支払日附印によること)。

(二)　受領者氏名が相違していないかどうか(同一性が認められる場合は、事故扱としないこと)。

(三)　支払日附印が所定の支払郵便局のものであるかどうか(支払郵便局で支払済通知書に支払日附印を押しもらした場合には、監査部門たる調査局又は山形地方貯金局が当該支払済通知書を支払郵便局へ返送しないで、同部門において支払済通知書の支払日附印欄に、支払年月日、支払郵便局名を代書して監査部門の日附印を押すこととなつているので、この場合は事故扱としないこと)。

(四)　支払差止通知後の支払でないかどうか。

(4)　(2)及び(3)によつて支払済通知書に形式的及び内容的な事故がないことが確認されたときは、台帳の消し込みを行なうこと(その事故が確認されたときは、左記2のBの(2)に準じて処理すること)。この場合において、支払済通知書が手当証書の特別再発行に基づく支払に係るものにあつては、次によること。

(一)　差額追給による特別再発行

差額追給による特別再発行によつて補正された正規支給金額につき、台帳の裏面の支払記録欄における当該年(1)欄の各月分の項に所定金額を、計の項の下部に差額追給に係る実支払済金額を記入し、かつ、支払済年月日欄の下部にその支払年月日を記入するとともに支払済年月日の右欄の下部に乙担当員が調印すること。さらに(2)欄の下部に差額追給済の旨を表示すること(左記3のBの(6)の(一)のア参照)。

(二)　差額減額による特別再発行

差額減額による特別再発行によつて補正された正規支給金額につき、台帳の裏面の支払記録欄における当該年(1)欄の各月分の項に所定金額を、計の項の下部に差額減額に係る実支払済金額を記入し、かつ、支払済年月日欄の下部にその支払年月日を記入するとともに支払済年月日の右欄の下部に乙担当員が調印すること。さらに(2)欄の下部に差額減額済の旨を表示すること(左記3のBの(6)の(一)のイ参照)。

(5)　支払済通知書の備考欄の右下部余白に台帳に記録した旨を記入すること。

(6)　(4)の消し込みを完了した台帳をとりまとめてその綴じ込みに収納すること。

(7)　(5)によつて台帳に記録済となつた支払済通知書の枚数及び支払金額を集計し、これを整理経過表の「正規分」欄に計上すること。

(8)　(7)の単位支払済通知書全数及び整理経過表を甲担当員に回付すること。

2　支払済通知書に誤送事故、計算事故、支払月外混入事故、形式的な事故及び内容的な事故がある場合における事務処理

A　甲担当員

(1)　誤送事故があつた場合は、次により処理すること。

(一)　全部誤送

単位支払済通知書全数が誤送であつたときは、受入証明書に記入調印することなく、送付書の右上部余白に「全部誤送」と赤書して、送付書、受入証明書及び支払済通知書の全数を山形地方貯金局に返送すること。この場合において当該事実につき整理経過表に所要事項を記入すること。ただし、封書のあて先のみを誤記したため他の都道府県の送付書及び支払済通知書の全数を誤送してきた場合は、全部誤送事故の取扱いとしないで、正当都道府県へ転送するとともに、その旨を山形地方貯金局に対し連絡すること。

(二)　一部誤送

単位支払済通知書全数の一部が誤送であるときは、送付書及び受入証明書の右上部余白に「○枚○○○円誤送による訂正」と赤書し、これに記載されている枚数及び金額を赤書をもつて除算訂正して訂正印(公印)を押すこと。除算訂正した受入証明書には、記入調印するとともに一部誤送事故に係る支払済通知書をその綴じ込みから分離して添付し、これを山形地方貯金局に返送すること。この場合において、当該事実につき、明細書及び整理経過表に所要事項を記入すること。また、山形地方貯金局に返送した支払済通知書以外の支払済通知書については、前記の1のAの(9)から(12)までの通常の場合の取扱と同様に処理すること。

(2)　計算事故があつた場合は、送付書の右上部余白に「○○○円不足(又は過剰)」と赤書し、受入証明書に記入調印することなく、送付書、受入証明書及び単位支払済通知書全数を山形地方貯金局へ返送すること。この場合において当該事実につき、整理経過表に所要事項を記入すること。

なお、枚数のみが不符合の場合は、計算事故の取扱としないで次により処理すること。

ア　送付書及び受入証明書に記入されている枚数を赤書で訂正し、訂正印(公印)を押すこと。

イ　アの受入証明書に記入調印して、これを山形地方貯金局に送付すること。

ウ　前記1のAの(5)、(7)及び(8)の通常の場合と同様に明細書及び整理経過表を作成すること。

エ　前記1のAの(9)から(12)までの通常の場合の取扱と同様な処理をすること。

(3)　支払月外混入事故があつた場合は、受入証明書に記入調印することなく、その送付書の右上部余白に「支払月外支払済通知書混入」と赤書して、送付書、受入証明書及び単位支払済通知書の全数を山形地方貯金局へ返送すること。この場合において、当該事実につき整理経過表に所要事項を記入すること。

B　乙担当員

(1)　前記Aの(1)の(二)の後段及び(2)の後段によつて甲担当員から回付された支払済通知書について前記1のBの(1)から(3)までの通常の場合の取扱いに準じて処理すること。

(2)　(1)の処理をした結果、形式的又は内容的な事故(誤認定等事故を除く。)があることが確認されたときは、当該支払済通知書をその綴じ込みから分離し、当該支払済通知書ごとに事故連絡通知書を作成すること。この場合において、当該事故につき、整理経過表の「事故分」に所要事項を記入するとともに、当該支払済通知書の備考欄の右部余白に、次により「記録不能」、「期日前払」又は「誤払」と赤書すること。

(一)　記録不能

ア　支払日附印がもれている場合

イ　受領者氏名がもれている場合

(二)　期日前払

期日前払事故の場合

(三)　誤払

ア　正当な支払済通知書でない場合

イ　受領者氏名が相違している場合

ウ　支払差止通知後の支払である場合

(3)　支払日附印が所定の支払郵便局のものでない場合においては、当該支払済通知書ごとに事故連絡通知書(回答要旨欄に廃線を引いて抹消すること。)を作成し、前記1のBの(4)から(7)までの通常の場合の取扱いと同様に処理すること。

(4)　(1)の処理をした結果、形式的又は内容的な事故(誤認定等事故を除く。)がないことが確認された支払済通知書につき、前記1のBの(4)から(7)までの通常の場合の取扱いと同様に処理すること。

(5)　支払済通知書、事故連絡通知書及び整理経過表を甲担当員に回付すること。

C　甲担当員

(1)　前記Bの(5)によつて乙担当員から回付された支払済通知書のうち、前記Bの(2)の「記録不能」、「期日前払」及び「誤払」と表示されている支払済通知書並びに当該事故連絡通知書を山形地方貯金局に送付すること。

(2)　前記Bの(5)によつて乙担当員から回付された前記Bの(3)の事故連絡通知書を山形地方貯金局に送付すること。

(3)　山形地方貯金局に送付した支払済通知書以外の支払済通知書及び整理経過表は甲担当員のところに止め置くこと。

(4)　(1)の事故連絡通知書に基づいて事故処理簿及び整理経過表を記入すること。

3　誤認定等事故に基づく支払に係る支払済通知書がある場合における事務処理

A　甲担当員

通常の場合の取扱と同様の処理をすること(前記1のA参照)。

B　乙担当員

(1)　前記Aによつて甲担当員から回付された単位支払済通知書全数につき、二五枚ごとに綴じ込まれている支払済通知書に応じて台帳をその綴じ込みから取り出して配列すること。

(2)　個々の支払済通知書ごとに、その記載内容につき形式的審査を行なうこと(前記1のBの(2)参照)。

(3)　個々の支払済通知書ごとに、その記載内容につき、内容的審査を行なうこと(前記1のBの(3)参照)。

(4)　(2)及び(3)によつて支払済通知書に形式的及び内容的な事故はないが、誤認定等事故があることが確認されたときは、当該支払済通知書の備考欄の右部余白に、「誤認定等事故」と赤書すること。

(5)　(4)の支払済通知書のうち、誤認定等事故がないことが確認されたものについては、台帳の消し込みを行なうこと。

(6)　(4)の支払済通知書のうち、誤認定等事故があることが確認されたものについては手当証書の特別再発行又は債権管理の措置によつて補正するものであるが、台帳の消し込みは次によつて行なうこと。

(一)　手当証書の特別再発行

ア　差額追給による特別再発行

台帳の裏面の支払記録欄における当該年(1)欄の各月分の項を記入することなく、計の項の上部に実支払済金額のみを記入すること。

さらに、支払済年月日欄の上部にその支払年月日を記入し、かつ、支払済年月日の右欄の上部に乙担当員が調印して(2)欄の上部に、要特別再発行(差額追給)の旨を表示するとともに、差額追求すべき金額を記入すること。この場合における記入および表示は赤書によつてすること。

イ　差額減額による特別再発行

台帳の裏面の支払記録欄における当該年(1)欄の各月分の項を記入することなく、計の項の上部に実支払済金額のみを記入すること。さらに、支払済年月日欄の上部にその支払年月日を記入し、かつ、支払済年月日の右欄の上部に乙担当員が調印して(2)欄の上部に、要特別再発行(差額減額)の旨を表示するとともに、差額減額すべき金額を記入すること。この場合における記入及び表示は赤書によつてすること。

(二)　債権管理

台帳の裏面の支払記録欄における当該年の(1)欄の各月分の項を記入することなく、計の項の上部に実支払済金額のみを記入すること。さらに支払済年月日欄の上部にその支払年月日を記入し、かつ、支払済年月日の右欄の上部に乙担当員が調印して(2)欄の上部に要債権管理の旨を表示するとともに債権管理すべき金額を記入すること。この場合における表示及び記入は、赤書によつてすること。

(7)　(4)の支払済通知書につき、同支払済通知書の備考欄の右下部余白に台帳に記録した旨を記入すること。この場合において、支払済通知書が手当証書の誤作成に係るものであるため、台帳が作成されていないときは、「台帳なし」と記入すること。

(8)　(7)の支払済通知書の枚数及び支払金額を集計し、これを整理経過表の「正規分」に計上すること。この場合において、誤認定等事故に基づく支払に係る支払済通知書につき、整理経過表附表を作成すること。

(9)　消し込みを完了した台帳をとりまとめて、その綴じ込みに収納すること。

(10)　(7)の支払済通知書(8)の整理経過表を甲担当員に回付すること。この場合において、(8)の整理経過表附表は乙担当員のところに止め置くこと。

4　山形地方貯金局から事故回答があつた場合における事務処理

A　甲担当員

(1)　山形地方貯金局から回送された事故連絡通知書の右上部余白に接取年月日を記入するとともに、事故処理簿の(7)欄を記入し、かつ(8)欄の上部に事故連絡通知書の回答要旨欄に記入されている要旨を次により「記録不能補正」「期日前払補正」「誤払」又は「支払局無責」と記入すること。

(一)　記録不能補正

記録不能の支払済通知書が当該回答により記録可能となつた場合

(二)　期日前払補正

期日前払について正当支払開始期日が到来したため、山形地方貯金局において次の処理が行なわれた場合

ア　支払済通知書の日附印のかたわらに、正当支払開始期日を「○年○月○日正当」と附記して審査印(担当係長の認印)を押し事故連絡通知書に添えて都道府県に返送する。

イ　支払郵便局に対し正当支払開始期日に受給者が生存していることを確かめ、また、受給者から手当証書の提示を受け、その手当証書の支払日附印の下部に「○年○月○日正当」と附記するよう通知する。

(三)　期日前払

期日前払のうち(二)の処理が行なわれなかつた場合

(四)　誤払

誤払が山形地方貯金局において確認された場合

(五)　支払局無責

支払局無責の回答があつた場合

(2)　事故連絡通知書及び支払済通知書(期日前払(補正をされた場合を除く)及び誤払事故に係る支払済通知書は回送されないこととなつている。)を適宜取りまとめ、当初の送付書単位ごとに区分して整理すること。

(3)　事故連絡通知書に基づき(2)の送付書単位ごとに事故処理経過表を作成すること。この場合において、事故連絡通知書の回答要旨欄に記入されている要旨に従つて「記録不能補正分」、「期日前払補正分」、「期日前払分」、「誤払分」及び「支払局無責分」の各欄に所要事項を記入すること。

(4)　(2)の事故連絡通知書及び支払済通知書並びに(3)の事故処理経過表を乙担当員に回付すること。

B　乙担当員

(1)　前記Aの(4)によつて甲担当員から回付された事故連絡通知書及び支払済通知書につき記録不能補正又は期日前払補正が確認されたときは、次により処理すること。

(一)　当該支払済通知書に応じて台帳をその綴じ込みから取りだして配列すること。

(二)　当該支払済通知書の備考欄に赤書によつて表示されている「記録不能」又は「期日前払」の文字の中間にかけて「(×)」の印を附して、これを消除すること。

(三)　台帳の消し込みを行なうこと。

(四)　当該事故連絡通知書の左下部余白に完結の旨を記入すること。

(五)　(二)の支払済通知書について、その備考欄の右部余白に台帳に記録した旨を記入するとともに、同支払済通知書に係る台帳を取りまとめて綴じ込みに収納すること。

(六)　(五)の支払済通知書の枚数及び支払金額を集計し、これを事故処理経過表の「正規分」の「記録不能補正分」欄又は「期日前払補正分」欄に計上すること。

(七)　(二)の支払済通知書、(四)の事故連絡通知書及び(六)の事故処理経過表を甲担当員に回付すること。

(2)　前記Aの(4)によつて甲担当員から回付された事故連絡通知書の回答要旨欄に期日前払事故(補正された場合を除く。)又は誤払事故である旨が記入されているときは、次により処理すること。

(一)　当該事故連絡通知書の左下部余白に完結の旨を記入すること。

(二)　事故処理経過表の「正規分」の「期日前払分」又は「誤払分」欄に所要事項を記入すること。

(三)　(一)の事故連絡通知書及び(二)の事故処理経過表を甲担当員に回付すること。

(3)　前記Aの(4)によつて甲担当員から回付された事故連絡通知書の回答要旨欄に支払局無責事故である旨が記入されているときは、次により処理すること。

(一)　当該事故連絡通知書ごとに再審査票を作成すること。

(二)　手当証書提出命令書を作成し、これを(一)の再審査票とともに甲担当員に回付すること。この場合において、当該事故連絡通知書及び支払済通知書並びに事故処理経過表は、乙担当員のところに止め置くこと。

(三)　事後処理は、左記5のBに掲げるところによること。

(4)　前記Aの(4)によつて、甲担当員から回付された事故連絡通知書及び支払済通知書につき、事故の補正が十分でないことが確認されたときは、次により処理すること。

(一)　さらに事故連絡通知書を作成すること。

(二)　事故処理経過表の「事故分」に所要事項を記入すること。

(三)　(一)の事故連絡通知書及び(二)の事故処理経過表並びに事故の補正が十分でない従前の事故連絡通知書及び支払済通知書を甲担当員に回付すること。

C　甲担当員

(1)　前記Bの(1)の(七)の支払済通知書及び事故連絡通知書並びに(2)の(三)の事故連絡通知書が、乙担当員から回付されたときは、次により処理すること。

(一)　記録不能補正又は期日前払補正に係る支払済通知書と当該事故連絡通知書とを分離し、当該支払済通知書を当初の二五枚単位に区分されていた綴じ込みの当該箇所に繰り込んで綴りなおすこと。

(二)　事故処理簿の(9)欄を記入すること。

(2)　前記Bの(3)の(二)によつて乙担当員から再審査票及び手当証書提出命令書が回付されたときは、左記5のAに掲げるところによること。

(3)　前記Bの(4)の(三)によつて乙担当員から事故連絡通知書並びに事故の補正が十分でない従前の事故連絡通知書及び支払済通知書が回付されたときは次により処理すること。