さて、政府においては、「高度情報通信社会推進本部制度見直し作業部会報告書について」(平成八年八月七日高度情報通信社会推進本部決定)及び「申請負担軽減対策」(平成九年二月一〇日閣議決定)に基づき、書類の電子媒体による保存を積極的に推進しているところであります。

これを踏まえ、水道法第二五条の二〇の規定に基づき指定試験機関たる貴財団において保存が義務づけられている試験事務に関する帳簿について、別添の要件を満たすならば、電子媒体による保存ができることとしましたので、この旨御了知の上電子媒体の活用につきご検討願います。

帳簿の電子媒体による保存の要件

一　当該帳簿について、水道法(以下「法」という。)で規定された全ての記載事項及び記載した年月日が電子データとして保存されること。

二　電子データを記録し保存するための媒体(以下「電子媒体」という。)については、法の要求する保存期間中、原本記録が保存されるよう、当該保存期間の耐久性を有するものを使用する、又は適宜、電子媒体を変更使用することなどにより、原本記録の当該保存期間中の適正な保存が確保されること。

三　電子媒体上に保存された記録が「原本記録」として定められ、その旨が明示されること。

四　原本記録に修正が加えられた場合には、修正が加えられた記録が新たな原本記録として保存されること。

五　最新の原本記録の複製(コピー)が、原本記録が保存されている記録媒体とは異なる電子媒体上に、複製記録としてその旨明示された上で作成され、保存されること。

六　原本記録については、法の要求する保存期間までにおける書き換え及び消去ができない形で保存され、又は防止するための措置が講じられていること。

七　保存されている電子データにつき、合理的時間内にその内容をディスプレイ(表示)装置に表示し又は紙に印刷することなどにより、見読することが可能なシステムになっていること。

八　電子媒体に保存された記録内容が、関係者以外によって利用され、又は参照されることが防止されていること。

九　その他、電子データ入力者が特定され、電子データによる帳簿の適切な保存に関する責任者が置かれるなど管理体制が整備されていること。