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○健康保険組合における経理事務を電子計算機を利用して処理する場合の取扱いについて
(昭和六一年一一月二八日)
(保険発第一〇四号)
(各都道府県民生主管部(局)保険主管課(部)長あて厚生省保険局保険課長通知)
健康保険組合(以下「組合」という。)における業務処理の機械化については、昭和六十一年十一月二十八日付保険発第一〇三号によりデータ保護等に関し適正な事務処理を行うよう通知したところであるが、組合における経理事務を電子計算機組織(小型の電子計算機及び端末機を含む。以下「電子計算機」という。)を利用して行う場合については、厳正な事務執行を確保する観点から、同通知によるほか、特に次の事項に留意のうえ、貴都道府県下の組合に対する指導方よろしくご配意願いたい。
記
１ 事故防止等の措置
経理事務を電子計算機を利用して行う場合には、事故防止等の観点から責任体制を確立するとともに、チェックを厳重に行う等により厳正な事務処理を行うこととし、特に次の事項に留意すること。
(１) 経理事務の厳正な執行を確保するため、電子計算機処理に係る経理担当責任者(以下「経理担当責任者」という。)を配置することとし、事務長若しくは経理関係の長が当たること。
(２) 経理担当責任者は、オペレータ(電子計算機を操作する者をいう。以下同じ。)の中から経理担当オペレータを指定すること。
(３) データの入力は、日々速やかに、収入、支出決議書等(以下「決議書等」という。)に基づいて行うこと。また、入力したデータについては、入力結果リスト等と決議書等との照合、補正を行い、経理担当責任者の確認を受けること。
(４) 入力の処理を行う日前に入力したデータの訂正は、新たな決議書等に基づいて行うこと。
なお、入力の処理を行う日前に入力したデータについては、削除できないよう措置すること。
(５) 予算の執行を適正に行うため、予算科目ごとの予算残額を常に把握できるよう所要の措置を講ずること。
２ 会計帳簿の取扱い
(１) 経理事務を電子計算機により処理する場合、「健康保険組合における会計帳簿の様式について」(平成14年9月26日付保保発第0926002号)に基づき、電磁的記録により保存したものを法定帳簿として差し支えない。ただし、出力し保存する場合は、帳票に通し番号(ページ)を附して編綴したものをもつて法定帳簿として差し支えないものであること。
(２) (1)のただし書の場合は、会計年度終了時において出力して作成したものとすること。
(３) 経理事務を適正に行うため、各月毎に、月末の締切処理が終了した時点で、経理担当責任者に法定帳簿の確認を受けること。なお、(1)のただし書の場合には、月末の締切処理が終了した時点で年度当初から、当該月分までの記載内容を出力することとし、会計年度終了時まで法定帳簿として管理すること。ただし、電子計算機の処理能力等により各月毎に当該月分までの記載内容を出力することが困難な場合には、当面、各月毎に当該月分のみの記載内容を出力し管理することとしても差し支えないこと。この場合の帳票についても、通し番号を附して編綴すること。
(４) 検査委員の検査等を随時に受けられるようにするため、必要に応じて、検査日等の直近の内容を記載した法定帳簿を作成できるよう措置すること。
(５) 法定帳簿とするものの記載内容及び取扱いについては、電子計算機を利用しない場合と同様とすること。