また、管下の特殊法人においても国に準じた措置を講ずるよう、連絡、指導等格段の御配意をお願いしたい。

厚生行政文書の用紙規格のA判化に係る実施方針

行政文書の用紙規格については、臨時行政改革推進審議会の「国際化対応・国民生活重視の行政改革に関する第三次答申(平成四年六月十九日)」において、特別の事情のあるものを除き、できるだけ速やかにA判系列へ統一する旨の提言が行われており、また、平成四年六月三十日付け閣議決定「臨時行政改革推進審議会の「国際化対応・国民生活重視の行政改革に関する第三次答申」に関する対処方針について」において、答申の基本方向に沿って所要の改革方策の調整、立案を進め、実施に移すこととされている。

このため、厚生省所管の行政文書の用紙規格について、左記によりA判化を推進する。

記

1　基本的な考え方

厚生省所管の行政文書の用紙規格については、文書管理事務の効率化、民間負担の軽減等に資するため、特別の事情のあるものを除き、平成五年四月以降できるだけ速やかに原則としてA四判に統一する。A四判により難いものについては、できるだけA五判又はA六判にするものとする。

2　実施範囲

A判化を実施する厚生省所管の行政文書の範囲は、当面、「特別の事情のあるもの」を除いたものとする。

また、「特別の事情のあるもの」のうち、「当面、A判化することが困難なもの」については、引き続きA判化に向けての検討・調整等に努め、逐次、A判化を推進するものとする。

なお、「行政文書」とは、国の行政機関が作成し、若しくは作成に関与する文書又は国の行政機関が保有しているすべての文書をいう。

(1)　特別の事情のあるもの

「特別の事情のあるもの」については、次のとおり、「A判化することが不可能又は不適切なもの」と「当面、A判化することが困難なもの」とに区分するものとする。

ア　A判化することが不可能又は不適切なもの

「A判化することが不可能又は不適切なもの」とは、行政文書に関する国の行政機関における作成のかかわり方、利用方法等からみて、A判化することが不可能又は不適切なものをいう。

ア)　国の行政機関が当該行政文書の作成にかかわらないもの

(例)

①　一般の出版物等

②　国民等からの陳情書等

イ)　特定の利用方法、用紙規格が求められるもの

(例)

①　地図、図面、写真等

②　表彰状、免許状等

③　許可証、身分証明書、ポケットサイズの要覧等

④　伝票、カード等

イ　当面、A判化することが困難なもの

「当面、A判化することが困難なもの」とは、A判化するためには多大の費用、労力を要するか、又は、関係機関との調整に相当の期間を要する等のため、当面、A判化することが困難なものをいう。

(例)

①　既にコンピュータ処理されており、その様式等の変更に多大の費用、労力を要するもの

②　加除式の台帳、法令集等で、様式等の中途変更が当該資料の利用、管理に多大の支障を及ぼすもの

③　国会、裁判所等国の行政機関以外の機関の定める様式により提出するもの

④　その他、大幅な制度の改正を要し、その調整等に相当の期間を要するもの

⑤　通常、①から④と共に一体として使用するもの

(2)　A判化するが、A四判により難いもので、できるだけA五判又はA六判とするもの

「A判化するが、A四判により難いもので、できるだけA五判又はA六判とするもの」とは、郵送に直接用いる文書、携帯用等の次の例で示すような特定の行政文書とする。

①　はがきサイズの通知書等

②　ハンディサイズの刊行物等

3　実施時期

(1)　会議資料、部内配布資料、記者発表資料等は、平成五年四月からA判化を図る。

(2)　特別の事情のない行政文書については、用紙規格の混在期間をできるだけ短くする観点から、早急に政省令等の改正を行うとともに、関係者に対し周知徹底を図り、平成六年四月より実施するよう努めるものとする。

(3)　特別の事情のある行政文書のうち「当面、A判化することが困難なもの」については、早期に条件整備を行い、あるいは、行政機関以外の定める様式についての条件整備をまって、逐次、実施に移行するものとする。

4　推進体制の整備

本省庁、地方支分部局及び施設等機関は、行政文書の用紙規格のA判化を円滑に進めるために、各部局の担当者で構成するA判化推進委員会を設置する等、A判化の推進体制を整備するとともに、当該推進委員会等において以下の事項を検討又は実施することにより、A判化を推進するものとする。

(1)　A判化実施計画の策定及びA判化に係る周知、広報

(2)　A判化の実施状況についての評価

(3)　A判化と整合性をとって実施すべき文書管理改善活動及び同活動に係る研修の内容

(4)　その他、A判化の推進に必要な事項

5　A判化実施計画の策定及びA判化実施結果の報告

本省庁、地方支分部局及び施設等機関に設置されたA判化推進委員会等は、A判化する行政文書名及びその時期を明示した行政文書の用紙規格のA判化実施計画を別紙様式1により策定し、毎年、その見直しを行う。また、策定及び見直しを行った実施計画及び別紙様式2により作成した行政規格のA判化の実施状況について、毎年一月末までに大臣官房総務課に提出するものとする。

6　その他

(1)　行政文書の用紙規格のA判化の推進に当たっては、ワンベスト運動、レスペーパ運動、両面コピー運動等による文書の簡素・平明化、減量化、ファイリングシステムの導入等の文書管理の改善活動と整合性をとりつつ行うものとする。

(2)　A判化に当たり、用紙の用い方及び書き方については、原則として、縦長にして用い、横書きを推進するよう努めるものとする。