中央労働委員会文書管理規程

○中央労働委員会訓第２号
中央労働委員会文書管理規程を次のように定める。
　平成１３年３月２９日
　平成１５年３月３１日一部改正
　平成１６年１２月２８日一部改正
　平成１７年９月１４日一部改正
　平成２２年３月１７日一部改正
中央労働委員会会長　山口　浩一郎

　中央労働委員会文書管理規程

目次
　第１章　総則（第１条−第９条）
　第２章　文書の接受及び配布（第１０条−第１８条）
　第３章　文書の決裁（第１９条−第２６条）
　第４章　文書の施行（第２７条−第３３条）
　第５章　行政文書の保存（第３４条−第４７条）
　第６章　秘密文書の取扱い（第４８条−第５６条）
　第７章　雑則（第５７条−第６３条）
　附則

　　第１章　総則
　（目的）
第１条　この訓令は、事務処理の適正化及び能率化を図るとともに、行政機関の保有する情報の公開に関する法律（平成１１年法律第４２号。以下「法」という。）及び行政機関の保有する情報の公開に関する法律施行令（平成１２年政令第４１号）の適正かつ円滑な運用に資するため、中央労働委員会（以下「委員会」という。）における文書（図画及び電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。）を含む。以下同じ。）の管理に必要な事項を定めることを目的とする。

　（定義）
第２条　この訓令において、「事務局」とは、労働組合法（昭和２４年法第１７４号）の規定により委員会にその事務を整理するために置かれる事務局をいい、「事務局長」とは、その長をいい、「次長」とは、厚生労働省組織令（平成１２年政令第２５２号）の規定により事務局長を助ける者をいう。
２　この訓令において「課」とは、厚生労働省組織令の規定により事務局に置かれる課、厚生労働省組織規則（平成１３年厚生労働省令第１号）に規定する室及び特定独立行政法人等審査官並びに中央労働委員会事務局の内部組織に関する訓令（平成１３年厚生労働省・中央労働委員会訓第１号）の規定により置かれる室であって、別に総務課長が定めるものをいい、「課長」とは、これらの長をいう。
３　この訓令において「地方事務所」とは、労働組合法の規定により事務局に置かれる地方事務所をいい、「所長」とは、これらの長をいう。
４　この訓令において「主管課」とは、文書に係る案件を所管する課又は地方事務所をいい、「主管課長」とは、その長をいう。
５　この訓令において「電子文書」とは、文書のうち電磁的記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。
６　この訓令において「電子署名」とは、電子文書に記録することができる情報について行われる措置であって、次の各号に掲げる要件のいずれにも該当するものをいう。
（１） 　当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
（２） 　当該情報について改変が行われていないかどうか確認することができるものであること。
７　この訓令において「行政文書」とは、委員会の委員（あっせん員を含む。）若しくは事務局の職員が職務上作成し、又は取得した文書であって、委員会の委員若し　　くは事務局の職員が組織的に用いるものとして、委員会及び事務局が保有しているもの（官報、白書、新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売することを目的　　として発行されるものを除く。）をいう。
８　この訓令において「行政文書ファイル」とは、能率的な事務又は事業の処理及び行政文書の適切な保存の目的を達成するためにまとめられた、相互に密接な関連を有する行政文書（保存期間が１年以上のものであって、当該保存期間を同じくすることが適当であるものに限る。）の集合物をいう。
９　この訓令において「行政文書ファイル管理簿」とは、行政文書ファイル及び行政文書（単独で管理することが適当なものであって、保存期間が１年以上のものに限る。）の管理を適切に行うため、これらの名称、保存場所その他の必要な事項（法第５条各号に規定する不開示情報（以下「不開示情報」という。）に該当するものを除く。）を記載した帳簿をいう。
１０　この訓令において「行政文書分類基準表」とは、行政文書の適切な保存のため、委員会の事務の性質、内容等に応じた系統的な行政文書の分類の基準であって、大分類、中分類及び小分類の３段階の構造を基本とした行政文書分類基準の小分類の下に行政文書ファイルを類型化した標準行政文書ファイルの名称その他必要な事項を記載した表をいう。
１１　この訓令において「決裁文書」とは、委員会の意思決定の権限を有する者が押印、署名又はこれらに類する行為（以下「押印等」という。）を行うことにより、その内容を委員会の意思として決定し、又は確認した行政文書をいう。
１２　この訓令において「文書管理システム」とは、総務省が、文書管理業務の業務・システム最適化計画（２００７年（平成１９年）４月１３日各府省情報化統括責任者（ＣＩＯ）連絡会議決定）に基づき整備した政府全体で利用可能な一元的な文書管理システムをいう。

　（文書作成の原則）
第３条　委員会の意思決定に当たっては、文書を作成して行うこと及び委員会の事務について文書を作成することを原則とする。ただし、次に掲げる場合についてはこの限りでない。
（１）　緊急の処理を要する場合その他意思決定と同時に文書を作成することが困難である場合
（２）　処理に係る案件が軽微なものである場合
２　前項ただし書第１号に該当し、文書以外の方法によって事務を処理した場合にあっては、事後に文書を作成し、事務の処理の状況を記録しておくものとする。

　（文書取扱いの原則）
第４条　文書は、確実かつ迅速に処理し、かつ、常にその所在並びに処理の経過及び状況を明らかにしておかなければならない。
２　文書は、原則として、口語体とし、かつ、できる限り簡潔で平易なものとしなければならない。
３　文書は、左横書きとする。ただし、法令その他特に必要と認められるものについては、この限りでない。
４　文書は、原本と写しとの区別を明確にしなければならない。

　（文書管理事務）
第５条　総務課長は、委員会における総括文書管理者として、行政文書の管理に関する規程類の整備、行政文書分類基準表及び行政文書ファイル管理簿の整備、文書の管理に関する事務の指導監督、研修等の実施その他の委員会における文書の管理に関する事務を総括するものとする。

第６条　総務課広報調査室長（以下「広報調査室長」という。）は、接受した文書の配布その他のこの訓令に規定する事務を処理し、委員会における文書の管理に関して総務課長を補佐するものとする。
２　広報調査室長は、総務課広報調査室（以下「広報調査室」という。）の職員から総括文書管理担当者を指名し、この訓令により処理することとされた文書の管理に関する事務を行わせることができる。

第７条　課長又は所長は、委員会における文書管理者として、課又は地方事務所としての行政文書分類基準表及び行政文書ファイル管理簿の作成、課又は地方事務所の保有する行政文書の保存期間の延長、国立公文書館への移管又は廃棄、課又は地方事務所における文書の整理及び保存その他のこの訓令に規定する事務を処理し、課又は地方事務所における文書の管理に関する事務を掌理するものとする。
２　課長又は所長は、当該課又は地方事務所の職員から文書管理担当者を指名し、この訓令により処理することとされた文書の管理に関する事務を行わせることができる。
３　課長又は所長は、前項に規定するもののほか、必要があると認めるときは、当該課又は地方事務所の職員から電子文書管理担当者を指名し、この訓令により処理することとされた電子文書の管理に関する事務を行わせることができる。

　（備付帳簿）
第８条　広報調査室に次に掲げる帳簿を備える。
（１）　規則原簿（様式第１号）
（２）　告示原簿（様式第２号）
（３）　官報掲載訓令原簿（様式第３号）
（４）　一般訓令原簿（様式第４号）
（５）　官庁報告原簿（様式第４号の２）
（６）　特殊取扱郵便物受付簿（様式第７号）
２　課に次に掲げる帳簿を備える。
（１）　保存ファイル貸出台帳（様式第８号）
（２）　保存期間経過前廃棄行政文書ファイル台帳（様式第９号）
（３）　秘密文書管理簿（様式第１０号）
３　地方事務所に次に掲げる帳簿を備える。
（１）　要処理（収文）台帳（様式第５号）
（２）　発文台帳（様式第６号）
（３）　特殊取扱郵便物受付簿（様式第７号）
（４）　保存ファイル貸出台帳（様式第８号）
（５）　保存期間経過前廃棄行政文書ファイル台帳（様式第９号）
（６）　秘密文書管理簿（様式第１０号）
４　前３項に掲げる帳簿は、電磁的記録媒体によって作成することができる。

　（行政文書ファイル管理簿）
第９条　主務課の長は、当該課の保有する行政文書ファイル及び行政文書（単独で管理することが適当なものであって、保存期間が１年以上のものに限る。）の管理を適切に行うため、行政文書ファイル管理簿（様式第１１号）を文書管理システム上のデータベースとして作成するものとする。この場合において、記載すべき事項が不開示情報に該当するおそれがあるときは、当該不開示情報を明示しないよう記載を工夫するものとする。

　　第２章　文書の接受及び配布
　（文書の接受）
第１０条　委員会又は事務局に送付された文書の接受は、広報調査室又は地方事務所において行うものとする。

　（特殊取扱郵便及び使送便の接受）
第１１条　広報調査室又は地方事務所において書留郵便、現金書留郵便、配達証明郵便等を接受したときは、特殊取扱郵便物受付簿に、受付月日、差出人、受取人その他必要な事項を記載し、受領者の押印等を受けるものとする。
２　広報調査室において使送便を接受したときは、速やかに主管課に配布する。

　（封書の開封）
第１２条　接受した封書は、第１７条に規定する場合その他特に必要がある場合を除き、広報調査室の文書管理担当者又は地方事務所の職員が開封するものとする。

　（文書の配布）
第１３条　会長、委員若しくは関東区域地方調整委員会議委員長又は委員会あての文書（親展文書を除く。）については、広報調査室において、文書の内容等により区分し、主管課に配布するものとする。
２　前項の文書が複数の課に関連を有する場合は、関連の最も深い課に配付する。
３　広報調査室長は、総務課長が特に必要と認める文書については、主管課に配付前に会長又は事務局長に配付し、その閲覧を受けた後、閲了の印を押印して、主管課に配付するものとする。
４　前３項の規定により文書の配布を受けた主管課の受領者は、収受番号を付す必要が認められる文書については、直ちに、広報調査室に当該文書を回付するものとする。
５　広報調査室は、前項の規定により回付を受けた文書について、収文印（様式第１２号）を押した上、収受番号を記入した後、主管課に当該文書を送付するものとする。
６　第１項から第３項までの主管課の受領者は、配布された文書について、必要と認めるものについては、直ちに、次長又は当該課の課長に文書を配布しなければならない。
７　第５項の規定による収受文書には、以下の字をそれぞれ冠するものとする。
（１）　会長の名によって収受した文書　「厚生労働省収中」の字
（２）　部会長、仲裁委員会委員長、調停委員会委員長、審査委員、あっせん員、事務局長又は次長の名によって収受した文書　「中」の字、別表第１に掲げる役職の略字及び「収」の字
（３）　課長又は課の名によって収受した文書　「中労委」の字、別表第１に掲げる課の略字及び「収」の字
（４）地方調整委員会議委員長の名によって収受した文書　「中」の字、別表第１に掲げる地方調整委員会議の略字及び「収」の字
（５）　地方事務所長の名によって収受した文書　「中労委」の字、別表第１に掲げる地方事務所の略字及び「収」の字
（６）　行政訴訟関係の収受した文書　「中訴収」の字

第１４条　事務局長又は事務局あての文書（親展文書を除く。）については、前条の規定を準用する。

第１５条　次長又は課長若しくは課あての文書（親展文書を除く。）については、第１３条の規定を準用する。

第１６条　地方調整委員会議委員長（関東区域地方調整委員会議委員長を除く。）又は地方事務所あての文書（親展文書を除く。）については、当該地方事務所において、収受番号を付し要処理（収文）台帳に必要事項を記載する等、適宜、文書の収受手続を行うものとする。

第１７条　親展文書（電子文書であるものを除く。）は、これを開封することなく、直ちに名あて人に配布するものとする。
２　前項に規定する親展文書のうち、処理を要するものについては、広報調査室又は地方事務所に送付するものとする。
３　前項の規定により送付された親展文書については、第１３条の規定を準用する。

　（誤配文書の取扱い）
第１８条　広報調査室又は地方事務所に送達された文書のうち、誤って送達され、又は委員会の所管外である等接受してはならないものがあるときは、直ちに返却、回送その他の適切な措置をとるものとする。
２　第１３条第１項、第１４条又は第１５条の規定により配布された文書が当該主管課（地方事務所を除く。）の所管に属さないものであるときは、当該配布を受けた主管課の受領者は、直ちに当該文書を広報調査室に回付するものとする。

　　第３章　文書の決裁
　（決裁文書の起案）
第１９条　決裁文書の起案は、文書管理システム又は起案用紙（様式第１３号から様式第１６号）を用いて行い、中央労働委員会文書決裁規程（平成２２年中央労働委員会訓第２号）の定めるところに従い、決裁を受けるものとする。
２　前項の規定にかかわらず、簡易な内容の確認その他の簡易な決裁文書の起案については、文書管理システム又は起案用紙を用いないで当該文書に直接押印等を受ける等適宜の方法により行うことができる。
３　決裁文書の起案は、原則として１の案件ごとに行うものとする。ただし、同一の案件について２以上の起案を要し、当該起案を個別に行うことによって業務の効率的な処理に支障を来すときその他適当と認められるときは、２以上の起案を一括して行うことができる。
４　決裁文書には、意思決定に至った経緯、基礎的資料その他関係資料を添付して決裁を受けるものとする。

　（合議）
第２０条　他の課の所掌事務に関連する案件について起案したときは、主管課長の決裁を終えた後当該他の課に合議するものとする。ただし、当該案件について緊急の処理を要する等特別の理由があるときは、当該主管課長の決裁を終える前であっても、当該他の課において並行して起案及び決裁を進めることを求めることができる。
２　主管課は、前項に規定する案件のうち軽微なものについては、あらかじめ当該他の部局と協議し、又は文書の写しを配布し、意見の調整を行うことができる。この場合において、意見の調整ができたときは、その旨を起案用紙に記入することにより、前項の合議を省略することができる。

　（決裁の手続）
第２１条　決裁は、原則として、文書管理システムを使用して行うものとする。ただし、決裁文書を持ち回る必要がある場合その他文書管理システムを使用することが適当でない場合は、起案用紙（様式第１３号から様式第１６号）又は文書管理システムから出力した起案用紙の回付により行うことができる。
２　地方事務所には、前項の規定は適用しない。

　（決裁文書の持回り）
第２２条　決裁文書が緊急の処理を要するもの、秘密の取扱いを要するもの又は詳細な説明を要するものであるときは、起案者その他の当該起案文書に係る案件について説明する能力を有する職員が携行して決裁を受けることができる。

　（決裁文書の修正）
第２３条　決裁文書の修正は、加除訂正により行うものとし、内容の重大な変更にわたる修正については、当該修正に係る部分に修正者が署名又は押印をするものとする。
２　修正により決裁文書の内容が判読し難くなったときは、当該修正があった後の文書（以下この項において「修正文書」という。）を作成し、当該決裁文書に添えて決裁を受けることができる。この場合において、前項の修正は、修正文書に記入して行うことができる。

　（特別取扱いの文書）
第２４条　文書の施行につき、特別の取扱いを要するものについては、起案用紙の「施行上の注意」の欄に「官報掲載」等の表示を朱書きするものとする。

　（廃案）
第２５条　決裁文書について、最終の決裁者が反対の決定をした場合又は最終の決裁者の決裁を終える前に起案課の長が撤回の決定をした場合には、当該決裁文書は廃案とし、起案用紙に「廃案」の表示を朱書きするものとする。

　（決裁年月日等の記入）
第２６条　決裁文書について決裁を終えたときは、主管課において、起案用紙にその決裁を終えた年月日その他必要な事項を記入するものとする。

　　第４章　文書の施行
　（施行する文書の取扱い）
第２７条　主管課（地方事務所を除く。）においては、前条の規定による記入を終えた決裁文書で施行を要するもの（以下この章において「施行文書」という。）については、これを広報調査室に送付するものとする。
２　広報調査室は、前項の規定により施行文書の送付を受けたときは、これに発文印（様式第１７号）を押した上、文書番号を記入するものとする。
３　地方事務所においては、施行文書について、これに発文印を押した上、文書番号を記入し、発文台帳に受付月日、文書番号、件名その他必要な事項を記載するものとする。
４　前２項の規定による施行文書には、以下の字をそれぞれ冠するものとする。
（１）　会長の名によって施行する文書　「厚生労働省発中」の字
（２）　部会長、仲裁委員会委員長、調停委員会委員長、審査委員、あっせん員、事務局長又は次長の名によって施行する文書　「中」の字、別表第１に掲げる役職の略字及び「発」の字
（３）　課長又は課の名によって施行する文書　「中労委」の字、別表第１に掲げる課の略字及び「発」の字
（４）　地方調整委員会議委員長の名によって施行する文書　「中」の字、別表第１に掲げる地方調整委員会議の略字及び「発」の字
（５）　地方事務所長の名によって施行する文書　「中労委」の字、別表第１に掲げる地方事務所の略字及び「発」の字
５　文書番号は１件につき受付から完結に至るまで同一のものを用いる。
６　削除

第２８条　広報調査室の文書管理担当者は、前条第２項及び第４項から第６項に規定する手続が終了したときは、発文台帳又は要処理（収文）台帳を確認した上、主管課に施行文書を返送するものとする。

　（文書の発送）
第２９条　委員会又は事務局から発送する文書は、特別の理由がある場合を除き、広報調査室又は地方事務所において発送するものとする。
２　主管課（地方事務所を除く。）においては、第２７条第２項、第４項及び第５項に規定する手続を終えた文書で発送を要するものについては、浄書及び照合を行い、発送する文書を作成して封書に送付先その他必要な事項の記載を行った後、封かんせずに広報調査室に送付する。
３　広報調査室は、前項の規定により送付を受けた文書について、遅滞なく公印及び契印の押印を行い、特別の理由がある場合を除き、封かんして、郵送又は使送により発送するものとする。
４　地方事務所において、第２７条第３項から第５項までに規定する手続を終えた文書で発送を要するものについては、浄書及び照合を行い、公印及び契印の押印を行った後に発送するものとする。
５　委員会又は事務局から発送する電子文書は、主管課において発送するものとする。発送文書が電子文書である場合における第２項の適用については、同項中「浄書及び照合」とあるのは「確認及び電子署名」と、「封書に送付先その他必要な事項の記載を行った後、封かんせずに広報調査室に送付する」とあるのは「送付する」とする。

　（公印及び契印の省略）
第３０条　前条第３項又は第４項の規定にかかわらず、委員会若しくは事務局から地方事務所又は都道府県労働委員会あてに発送する施行文書又は地方事務所から委員会若しくは事務局あてに発送する施行文書については、発信者名の下に「（公印省略）」の文字を付記することにより、公印及び契印の押印を省略することができる。
２　前条第５項の規定にかかわらず、委員会若しくは事務局から地方事務所又は都道府県労働委員会あてに発送する施行文書又は地方事務所から委員会若しくは事務局あてに発送する施行文書（電子文書であるものに限る。）については、電子署名を省略することができる。

　（官報原稿の送付）
第３１条　主管課においては、規則、告示その他公示を要する案件で官報に掲載する必要があるものについて決裁が終わったときは、浄書及び照合を行い、官報に掲載する原稿（以下この条において「官報原稿」という。）を作成し、当該官報原稿に決裁済文書を添えて、広報調査室に送付するものとする。
２　前項の規定により官報原稿が送付されたときは、官報報告主任は、規則原簿、告示原簿、官報掲載訓令原簿又は官庁報告原簿（次項において「官報原簿」という。）に件名、主管課の略字、文書番号その他必要な事項を記載し、当該官報原稿を独立行政法人国立印刷局に送付するものとする。
３　官報報告主任は、前項の規定により送付した官報原稿が官報に掲載されたときは、官報原簿及び決裁済文書に掲載年月日、番号その他必要な事項を記載し、主管課に返送するものとする。
４　主管課においては、前項の返送を受けたときは、決裁済文書と官報を照合し、誤りがあった場合には、第１項及び第２項の例により、官報正誤の手続を行うものとする。

　（官報に掲載しない訓令）
第３２条　主管課においては、官報に掲載する必要がない訓令の決裁が終わったときは、決裁済文書を広報調査室に送付するものとする。
２　前項の規定により決裁済文書が送付されたときは、広報調査室長は、一般訓令原簿に件名、主管課の略字、文書番号その他必要な事項を記載し、及び決裁済文書に訓令番号を記入した後、当該決裁済文書を主管課に返送するものとする。

　（郵便）
第３３条　郵送により文書を発送するときは、広報調査室において、郵便料金計器により年月日及び郵便料金を印刷し（特別の理由がある場合を除く。）、郵便料金表示額記録簿に金額その他必要な事項を記載するものとする。

　　第５章　行政文書の保存
　（行政文書の保存期間）
第３４条　行政文書は、次の各号に掲げる文書の区分に応じ、それぞれ当該各号に定める期間保存するものとする。
（１）　第１類に属する文書　３０年
（２）　第２類に属する文書　１０年
（３）　第３類に属する文書５年
（４）　第４類に属する文書３年
（５）　第５類に属する文書１年
（６）　第６類に属する文書　事務処理上必要な１年未満の期間
２　前項各号の行政文書の分類は、別表第２の行政文書保存期間基準の定めるところによる。
３　第１項の保存期間は、当該行政文書を作成し、又は取得した日の属する年度の翌年度の初日から起算するものとする。ただし、第１項第６号の行政文書については、当該行政文書を作成し、又は取得した日から起算するものとする。

第３５条　次の各号に掲げる行政文書にあっては、前条第１項の期間が満了する日後においても、その区分に応じ、それぞれ当該各号に定める期間保存するものとする。この場合において、一の区分に該当する行政文書が他の区分にも該当するときは、それぞれの期間が満了する日のいずれか遅い日までの間保存するものとする。
（１）　現に監査、検査等の対象となっているもの　当該監査、検査等が終了するまでの間
（２）　現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされるもの　当該訴訟が終結するまでの間
（３）　開示請求があったもの　行政機関の保有する情報の公開に関する法律（平成１１年法第４２号）第９条各項の決定の日の翌日から起算して一年間

　（写しの特例）
第３６条　行政文書の写しは、前２条の規定にかかわらず、適宜整理することができる。

　（行政文書の保存方法）
第３７条　行政文書は、組織としての管理が適切に行いうる専用の場所において、行政文書以外の文書と明確に区分して、保管するものとする。
２　行政文書は、保存期間が満了する日までの間、改ざん、漏えい等を防止する措置を講ずるとともに、必要に応じ記録媒体の変換等の措置を講ずることにより、適正かつ確実に利用できる方式で保存するものとする。
３　行政文書（電子文書であるものに限る。）は、必要に応じその内容を電子計算機等を用いて直ちに表示できるよう保存するものとする。

　（行政文書ファイルの整理）
第３８条　主管課長は、別に定める行政文書分類基準表に従って、行政文書を行政文書ファイルとして整理し、かつ、行政文書ファイル管理簿を調製するものとする。ただし、行政文書のうち、単独で管理することが適当なものであって保存期間が１年以上のものは、当該行政文書を行政文書ファイルとみなし整理するものとする。
２　行政文書ファイル（行政文書のうち、単独で管理することが適当なものであって、保存期間が１年以上のものを含む。次項を除き、以下同じ。）は、行政文書分類基準表に従う限りにおいて、必要に応じて、行政文書ファイル管理簿を調製の上、分割及び統合の措置を講ずることができる。
３　行政文書ファイルは、当該行政文書ファイルを構成する行政文書であって保存期間が最も長いものの期間保存するものとする。
４　行政文書分類基準表は、年１回見直しを行い、必要と認める場合にはその改定を行うものとする。

　（行政文書ファイルの保存場所）
第３９条　行政文書ファイルは、主管課において専用の場所でまとめて保存し、当該主管課の長が管理するものとする。

　（保存期間満了後の保存ファイル保存）
第４０条　保存期間が満了した行政文書ファイルについて、主管課長が総務課長と協議して、なお保存を要すると認める場合は、行政文書ファイル管理簿を調製の上、当該保存期間を超えて保存するものとする。この場合において、当該保存期間を超えて保存する期間（次項及び次条において「延長保存期間」という。）は、当該協議の際に定める期間とする。
２　前項の規定は、延長保存期間が満了した行政文書ファイルについて準用する。

　（保存ファイルの廃棄）
第４１条　保存期間（前条の規定により、保存期間を延長した場合にあっては、延長保存期間。次条第１項及び第４４条において同じ。）を満了した行政文書ファイルについては、前条の規定により延長保存するもの及び第４４条の規定により独立行政法人国立公文書館に移管するものを除き、主管課長が廃棄処分に付するものとする。
２　前項の廃棄処分は、行政文書ファイル管理簿を調製の上、総務課長に引き継いで行うものとする。ただし、当該廃棄処分に係る行政文書ファイルのうち電子文書であるものについては、総務課長に引き継ぐことを要しない。

第４２条　主管課長は、保存ファイルを保存期間が経過する前に特別の理由により廃棄しようとするときは、廃棄することについて事務局長の承認を得、行政文書ファイル管理簿を調製した上で廃棄処分に付するものとする。
２　主管課長は、前項の廃棄処分に当たっては、保存期間経過前廃棄行政文書ファイル台帳に、廃棄する行政文書ファイルの名称、当該特別の理由、廃棄年月日その他必要な事項を記載するものとする。
３　前条２項の規定は、第１項の廃棄処分について準用する。

第４３条　廃棄処分に当たっては、行政文書の内容に応じた適切な措置を講ずるものとする。

　（独立行政法人国立公文書館への移管）
第４４条　行政文書のうち当該行政文書が属する行政文書ファイルの保存期間が満了したものについては、主管課長が総務課長と協議して独立行政法人国立公文書館で保存することが適当であると認める場合は、行政文書ファイル管理簿を調整の上、独立行政法人国立公文書館に移管するものとする。

　（貸出手続）
第４５条　事務局の職員が行政文書ファイルの貸出しを受けようとするときは、当該主管課の長に申請するものとする。
２　前項の申請を受けた主管課長は、保存ファイル貸出台帳に、当該申請に係る行政文書ファイルの件名、貸出先、貸出し及び返却予定の年月日その他必要な事項を記載した上、行政文書ファイルを貸し出すことができる。
３　前項の規定により貸出しを受けた行政文書ファイルは、１０日以内に返納するものとする。ただし、特別の理由がある場合については、この限りでない。

　（貸出ファイルの返却）
第４６条　主管課長から行政文書ファイルの返却の請求があったとき、又は貸出しを受けた者に転職、免職等の事由があったときは、速やかに返却するものとする。

　（貸出しファイルの取扱）
第４７条　貸出しを受けた行政文書ファイルは、事務局外に持ち出してはならない。ただし、主管課長の許可を受けたときは、この限りでない。
２　貸出しを受けた行政文書ファイルは、他人に転貸し、又は加除訂正してはならない。

　　第６章　秘密文書の取扱い
　（秘密文書）
第４８条　その内容について秘密保全を要する文書（以下「秘密文書」という。）は、「秘」として区分するものとする。

　（秘密文書の指定等）
第４９条　秘密文書の指定は、課長又は所長が行うものとする。
２　前項の指定は、これを慎重に行い、かつ、必要最小限にとどめるものとする。
３　第１項の指定を行う場合においては、秘の取扱いを要する期間（以下「秘密取扱期間」という。）を定めるものとし、秘密取扱期間が経過したときは、当該秘密文書に係る指定は解除されたものとする。
４　第１項の規定により秘密文書の指定を行った者（以下「指定者」という。）は、当該秘密文書の内容について秘密保全の必要がなくなったときは、当該秘密文書に係る指定を解除するものとする。
５　指定者は、当該秘密文書に係る秘密取扱期間が満了する前に、その秘密取扱期間を変更する必要があると認めるときは、その秘密取扱期間を変更することができる。
６　指定者は、第４項の規定による解除及び前項の規定による変更をしたときは、当該秘密文書に関係する者にその旨を通知するものとする。

　（秘密文書の表示）
第５０条　秘密文書には、秘密取扱期間及び作成課名を表示するものとするとともに、文書番号、配布先等を記録して、その所在を明らかにしておくものとする。

　（秘密文書の登録）
第５１条　秘密文書については、課長又は所長が管理する秘密文書管理簿に文書番号、配布先その他必要な事項を記載するものとする。

　（秘密文書の保存）
第５２条　秘密文書は、主管課において保存するものとする。
２　秘密文書は、金庫その他施錠のできる書庫に保管するものとする。

　（秘密文書の複製）
第５３条　秘密文書の複製は、その指定をした課長又は所長の許可を受けて複製することができる。
２　前項の規定により複製された文書については、第４９条第１項の指定があったものとみなす。

　（秘密文書の発送）
第５４条　秘密文書の発送は、秘密文書の取扱い責任者（指定者が指定する当該秘密文書の保管、出納等を行う者をいう。）の指定する方法により行うものとする。

　（秘密文書の廃棄）
第５５条　秘密文書の廃棄は、秘密文書の取扱責任者が焼却その他復元不可能な方法により行うものとする。

　（他省庁の秘密文書の取扱い）
第５６条　他の行政機関より接受した秘密文書については、当該秘密文書を発した行政機関における秘密文書の取扱いを尊重し、この訓令の定めるところにより秘密保全の取扱いを行うものとする。
２　前項の場合において、他の行政機関の指定した秘密区分に疑義が生じたときは、速やかに、当該行政機関と協議するものとする。

　　第７章　雑則
　（文書番号の更新）
第５７条　この訓令に規定する文書番号については、毎日更新するものとする。

　（指導監督）
第５８条　総務課長は、文書の適正な管理について必要があると認めるときは、課長又は所長に対し文書の管理の状況について報告を求め、又は実地に検査することができる。

　（研修）
第５９条　事務局の職員の文書管理事務に係る能力及び能率の向上を図るため、必要に応じて広報調査室において研修を行うものとする。

　（地方事務所）
第６０条　地方事務所の文書管理については、この訓令によるほか、必要に応じて所長が別に定めることができる。
２　所長は、前項の規定により、別の定めを設ける場合には、総務課長にその内容を申請しなければならない。

　（図画及び電磁的記録の管理の特則）
第６１条　図画及び電磁的記録の管理については、この訓令によるほか、この訓令によることができないか、又はこの訓令によることが適当でない事項については、総務課長が定めるところによる。

　（他の法令との関係）
第６２条　行政文書の管理に関しこの訓令に規定する事項について、他の法律及びこれに基づく命令に特別の定めがある場合は、その定めるところによる。

　（文書管理の細目）
第６３条　この訓令に定めるもののほか、中央労働委員会の文書の管理に関する必要事項は、総務課長が定めるものとする。

　　附則
　（施行期日）
１　この訓令は、平成１３年４月１日から施行する。
　（現行規程の廃止）
２　中央労働委員会文書管理規程（平成１３年中央労働委員会訓２号）の施行により中央労働委員会事務局文書取扱規程（昭和２８年４月１４日中央労働委員会訓令第１号）は廃止する。
　（経過措置）
３　この訓令の施行の際現にある帳簿、各様式、収受印及び発文印については、当分の間、これを取り繕って使用することができる。

　　附則
　（施行期日）
この訓令は、平成１５年４月１日から施行する。

　　附則
　（施行期日）
この訓令は、平成１７年１月１日から施行する。

　　附則
　（施行期日）
この訓令は、平成１７年９月１４日から施行する。

　　附則
　（施行期日）
この訓令は、平成２２年４月１日から施行する。

別表第１（第１３条及び第２７条関係）
　　　　役職の略字
第一部会長　審一部
第二部会長　審二部
第三部会長　審三部
仲裁委員会委員長　仲裁委
調停委員会委員長　調停委
審査委員　審査委
あっせん員　あっせん員
事務局長　（記入しない）
次長（審査）　審次
次長（調整）　調次
　　　　主管課の略字
総務課　総
総務課広報調査室　総広
総務課議事調整室　総議
審査課　審
審査課審査室　審室
審査課特定独立行政法人等審査官　審特
第一部会担当審査総括室　審総一
第二部会担当審査総括室　審総二
第三部会担当審査総括室　審総三
調整第一課　調一
調整第二課　調二
調整第三課　調三
　　　　地方調整委員会議の略字
北海道区域地方調整委員会議　北海道地調
東北区域地方調整委員会議　　東北地調
関東区域地方調整委員会議　　関東地調
中部区域地方調整委員会議　　中部地調
近畿区域地方調整委員会議　　近畿地調
中国区域地方調整委員会議　　中国地調
四国区域地方調整委員会議　　四国地調
九州区域地方調整委員会議　　九州地調
　　　　地方事務所の略字
北海道地方事務所　北海道地
東北地方事務所　　東北地
中部地方事務所　　中部地
近畿地方事務所　　近畿地
中国地方事務所　　中国地
四国地方事務所　　四国地
九州地方事務所　　九州地（沖縄分室　沖分）


別表第２（第３４条関係）
　　　　行政文書保存期間基準表
１　第１類（３０年保存）
（１）　総会等の速記録並びに公益委員会議及び審査委員会の会議の議事録
（２）　労働委員会規則の制定、改正又は廃止及び公布のための決裁文書
（３）　都道府県労働委員会（改正前の地方労働委員会を含む。以下同じ。）の処理する事務についての法令の適用その他事務の処理に関する勧告、助言及び援助を行うための決裁文書
（４）　委員会が取り扱った労働争議のあっせん、調停又は仲裁、労働組合の資格審査及び審査に係る処分、不当労働行為事件の審査及び審査に係る処分、労働協約の拡張適用並びに都道府県労働委員会に対する管轄の指定に関する文書
（５）　会長の発する告示、訓令又は通達及び事務局長の発する通達のうち特に重要なものの制定、改正又は廃止のための決裁文書
（６）　国又は委員会（事務局を含む。）を当事者とする訴訟に関するもの（特に軽易なものを除く。）
（７）　国有財産法（昭和２３年法律第７３号）第３２条に規定する台帳
（８）　規則原簿、告示原簿及び訓令原簿
（９）　行政文書ファイル管理簿
（10）　要処理（収文）台帳、受付簿、発文台帳、施行簿、調整事件台帳、争議行為予告通知受理台帳、調整事件管轄指定報告台帳、審査事件台帳、資格審査台帳及び非組合員の範囲の認定告示処理台帳
（11）　公印の制定、改正又は廃止を行うための決裁文書
（12）　前各号に掲げるもののほか、３０年の保存期間が必要であると認められるもの

２　第２類（１０年保存）
（１）　会長の発する告示、訓令又は通達及び事務局長が発する通達のうち重要なものの制定、改正又は廃止のための決裁文書
（２）　前号に掲げるもののほか、所管行政上の重要な事項に係る意思決定を行うための決裁文書（第１類に該当するものを除く。）
（３）　栄典又は表彰を行うための決裁文書
（４）　委員会が主催する全国的会議の議事録
（５）　前各号に掲げるもののほか、１０年の保存期間が必要であると認められるもの（第１類に該当するものを除く。）

３　第３類（５年保存）
（１）　所管行政に係る意思決定を行うための決裁文書（第１類、第２類、第４類又は第５類に該当するものを除く。）
（２）　予算決算及び会計令（昭和２２年勅令第１６５号）第２２条に規定する書類又はその写し
（３）　保存期間経過前廃棄行政文書ファイル台帳
（４）　前各号に掲げるもののほか、５年の保存期間が必要であると認められるもの（第１類又は第２類に該当するものを除く。）

４　第４類（３年保存）
（１）　所管行政上の定型的な事務に係る意思決定を行うための決裁文書（第５類に該当するものを除く。）
（２）　調査又は研究の結果が記録されたもの
（３）　国会の審議に関するもの（特に軽易なものを除く。）
（４）　労働委員会規則（昭和２４年中央労働委員会規則第１号）第８５条に規定する都道府県労働委員会からの報告
（５）　前２号に掲げるもののほか、所管行政の遂行上参考とした事項が記録されたもの
（６）　職員の任免、身分又は賞罰に関するもの、職員の給与に関するもの、職員の服務及び福利厚生に関するものその他職員の勤務状況が記録されたもの
（７）　前各号に掲げるもののほか、３年の保存期間が必要であると認められるもの（第１類から第３類までに該当するものを除く。）

５　第５類（１年保存）
（１）　所管行政上の軽易な事項に係る意思決定を行うための決裁文書
（２）　報告書、届出書、その他所管行政に係る確認を行うための決裁文書（第１類から第４類までに該当するものを除く。）
（３）　国会の審議に関するもので特に軽易なもの
（４）　広報に関する決裁文書
（５）　前各号に掲げるもののほか、１年の保存期間が必要であると認められるもの （第１類から第４類までに該当するものを除く。）

６　第６類（事務処理上必要な１年未満の期間保存）
　第１類から第５類までに該当しない行政文書

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