送付先リストの誤送付について

１　事案の概要
（１）ソ連抑留中死亡者の遺骨帰還事業を実施するに当たり、当室より関係御遺族に対し、該当埋葬地の遺骨帰還を実施する旨お知らせを行っている。平成２３年度については、平成２３年６月２７日付けで、８５名（うち住所不明による返送１２名）の御遺族に対しお知らせを行ったが、請負業者が誤って送付先リストを同封してしまったもの。
（２）平成２４年２月８日、別件の遺骨調査による問い合わせがあった際、事実関係を調査したところ、（１）の事実が発覚した。
（３）担当者は、平成２３年７月頃、住所不明による返送分により上記事実を確認していたが、上司への報告はなされていなかった。

２　発生原因
　　請負業者が錯誤して、遺骨帰還の実施に関するお知らせに、送付先リストを同封してしまったもの。

３　関係御遺族への説明
　　誤送付した関係御遺族全員に対し、謝罪文を送付する。
　　なお、誤って送付した送付先リストについてはできる限り回収を行う。
　　※謝罪文については、平成２４年２月９日付けで作成し順次送付。

４　再発防止策
　　今後は、個人情報の保護に関する法律に対する理解を深め、個人情報の適正な取扱いの周知徹底を図る。また、請負業者に交付する送付先リストには個人情報保護に関する法律に基づく個人情報にあたる旨明記するとともに、請負業者に示す仕様書を見直し、当該送付先リストは個人情報保護に関する法律に基づく個人情報にあたる旨を明記する。
　　さらに、契約時に業者と対面し、仕様書に基づき個人情報漏洩の防止を指示し、個人情報の適切な管理・取扱いについて指導する。